Rok obrotowy większości polskich spółek pokrywa się z kalendarzowym. Oznacza to, że sporządzają one roczne sprawozdanie finansowe na 31 grudnia. Art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości nakazuje zakończyć prace z tym związane w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego, czyli do 31 marca kolejnego roku.
Za wykonanie tego obowiązku odpowiada kierownik jednostki. W przypadku spółki kapitałowej są to członkowie zarządu. Oczywiście w praktyce sprawozdanie finansowe zwykle sporządza główny księgowy, a członkowie zarządu jedynie je podpisują.
Należy jednak pamiętać, że odpowiedzialność za rzetelność i prawdziwość danych w nim zawartych ponoszą wszystkie podpisane na nim osoby, a więc nie tylko główny księgowy, ale również wszyscy członkowie zarządu. Ponadto za zgodność sprawozdania finansowego z wymaganiami ustawowymi odpowiadają także osoby zasiadające w radzie nadzorczej.
Naruszenie obowiązku sporządzenia sprawozdania w sposób rzetelny i prawdziwy może rodzić odpowiedzialność odszkodowawczą wobec spółki.
Sprawozdanie z działalności
Zapewnienie sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego to niejedyny obowiązek zarządu. W tym samym terminie, a więc do 31 marca, zarząd powinien sporządzić także sprawozdanie z działalności. Jest to raport o stanie majątkowym i sytuacji finansowej spółki.
Obejmuje on m.in. informacje na temat zaistniałych w poprzednim roku obrotowym zdarzeń, które miały lub mogą jeszcze mieć wpływ na działalność spółki, oraz prognozy co do dalszej działalności spółki.
Opinia audytora...
Zakres dalszych obowiązków zarządu zależeć będzie od formy prawnej i wielkości spółki. Zarząd każdej spółki akcyjnej a także zarząd spółki z o.o., która spełnia kryteria określone w art. 64 ust. 1 ustawy o rachunkowości (upraszczając, chodzi o spółki z o.o. prowadzące działalność w większym rozmiarze), musi poddać sprawozdanie finansowe badaniu przez biegłego rewidenta.
Celem jest wydanie opinii o zgodności sprawozdania z polityką rachunkowości. Audytor potwierdza także, że sytuacja finansowa spółki i jej wynik finansowy zostały przedstawione rzetelnie.
Dopiero po uzyskaniu opinii biegłego zarząd ma obowiązek przedstawić komplet dokumentów, obejmujący: sprawozdanie finansowe, sprawozdanie z działalności i opinię biegłego (z zastrzeżeniami lub bez), organowi zatwierdzającemu, którym w spółkach kapitałowych jest zgromadzenie wspólników (walne zgromadzenie).
W małych spółka z o.o., na których nie ciąży obowiązek badania sprawozdania finansowego, zarząd powinien przedstawić sprawozdania do zatwierdzenia zgromadzeniu bez opinii audytora.
...i zatwierdzenie
Następnie sprawozdanie roczne podlega zatwierdzeniu przez zgromadzenie udziałowców. Jeśli w spółce działa rada nadzorcza (a więc we wszystkich spółkach akcyjnych i w części spółek z o.o.), wcześniej musi ona zaopiniować sprawozdanie.
Zatwierdzenie sprawozdania powinno nastąpić w ciągu sześciu miesięcy od dnia bilansowego, czyli w większości spółek do 30 czerwca. Nie znaczy to jednak, że uchwała podjęta na zwyczajnym zgromadzeniu, które odbędzie się później, będzie nieważna.
Problemem tym zajmował się Sąd Najwyższy w wyroku z 8 grudnia 1998 (I CKN 243/98)/ Wynika z niego, że uchwały takie są ważne. Mogą jednak zostać uchylone, jeżeli zostanie wykazane, że naruszenie terminu miało wpływ na treść uchwały.
W praktyce bardzo często dochodzi do naruszenia terminu ustawowego, w większości przypadków bez konsekwencji.
Zgromadzenie wspólników
Podczas zgromadzenia wspólnicy muszą podjąć wiele ważnych decyzji. Przede wszystkim mogą sprawozdanie finansowe zatwierdzić albo odmówić jego zatwierdzenia. Wspólnicy mogą również zwrócić sprawozdanie zarządowi do sprostowania lub uzupełnienia.
Zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego jest istotne, przed nim nie jest bowiem możliwe rozliczenie wyniku finansowego spółki. Jest więc warunkiem podjęcia decyzji co do podziału zysku lub pokrycia straty.
Warto przypomnieć, że o ile w spółkach akcyjnych o rozliczeniu wyniku finansowego zawsze decyduje walne zgromadzenie, o tyle w spółkach z o.o. możliwe jest przyjęcie innych rozwiązań (np. powierzenie decyzji w tej sprawie radzie nadzorczej czy też automatyczne przeznaczenie części zysku do podziału między wspólników).
Kiedy można wypłacić dywidendę
Rozliczenie rocznego wyniku finansowego zależy od sytuacji finansowej spółki. Nie jest jednak tak, że wypracowanie przez spółkę zysku za poprzedni rok obrotowy pozwala udziałowcom w każdym wypadku zdecydować o jego wypłacie w formie dywidendy.
Jeżeli bilans wykazuje stratę za poprzednie lata, to zysk należy w pierwszej kolejności przeznaczyć na jej pokrycie (szczególnie jeżeli poprzednie zwyczajne zgromadzenia postanawiały ponoszone straty pokryć z zysków przyszłych, co jest praktyką nagminną).
Ponadto umowa spółki może przewidywać konieczność przeznaczenia części (lub całości) zysku na inne cele (np. na kapitał rezerwowy na pokrycie przyszłych strat).
W przypadku spółki akcyjnej obowiązuje ponadto szczególny nakaz przeznaczania co najmniej 8 proc. zysku rocznego na kapitał zapasowy, który może być użyty wyłącznie w celu pokrycia straty. W ten sposób należy postępować do momentu, gdy kapitał ten nie osiągnie co najmniej 1/3 kapitału zakładowego.
Szczegółowy sposób obliczenia kwoty czystego zysku, o którego użyciu udziałowcy mogą swobodnie decydować, określony jest w art. 192 i art. 348 § 1 kodeksu spółek handlowych.
Decyzje muszą być przemyślane
Należy podkreślić, że wbrew pojawiającym się niekiedy sugestiom zatwierdzenie sprawozdania finansowego oraz uchwała o sposobie podziału zysku lub pokryciu straty mogą być przedmiotem obrad wyłącznie podczas zwyczajnego zgromadzenia udziałowców. Co istotne, może się ono odbyć nie częściej niż raz w roku.
Raz podjętej w tej sprawie decyzji nie można zatem zmienić ani na drugim „zwyczajnym” zgromadzeniu, ani też na zgromadzeniu nadzwyczajnym
(kodeks spółek handlowych nie pozwala podejmować na nim decyzji w sprawach zastrzeżonych do kompetencji zgromadzenia zwyczajnego).
Sposób rozliczenia wyniku finansowego warto więc przemyśleć. W praktyce często występuje bowiem sytuacja, kiedy udziałowcy chcieliby zmienić wcześniejszą decyzję w tym zakresie. Niestety, w większości wypadków trzeba z tym poczekać do kolejnego zwyczajnego zgromadzenia wspólników.
Komentarz
W doktrynie nie ma zgodności, czy udziałowcy mają obowiązek natychmiastowego pokrycia straty. Uważam, że logika nakazuje od razu pokryć stratę, gdy bilans spółki wykazuje niepodzielony zysk za lata ubiegłe albo kapitały rezerwowe lub zapasowe, które mogą lub muszą być użyte w tym celu. Inaczej mielibyśmy do czynienia z mylącą sytuacją, w której w bilansie wykazywane są jednocześnie: nadwyżka aktywów (zysk lub utworzone z zysku kapitały rezerwowe lub zapasowy) i niedobór aktywów (strata).
Dopuściłbym jednak możliwość pokrycia straty w inny sposób, np. przez stosowane często obniżenie kapitału zakładowego bez wypłat na rzecz udziałowców z jednoczesnym podwyższeniem kapitału zakładowego do wysokości sprzed obniżenia.
Chodzi o operację uregulowaną w art. 264 § 2 oraz art. 457 § 1 pkt 1 kodeksu spółek handlowych. Polega ona na tym, że wspólnicy spółki, w której występuje strata i nie ma aktywów na działalność, obniżają kapitał zakładowy, umarzając część udziałów.
Nie wypłacają sobie jednak z tytułu umorzenia żadnego wynagrodzenia, dobrowolnie z niego rezygnują. Inaczej niż w standardowym obniżeniu kapitału z wypłatą wynagrodzenia umorzeniowego w tym wypadku wysokość kapitału zakładowego obniża się (powodując obniżenie łącznej pozycji pasywnej bilansu), lecz jednocześnie nie zmniejsza się wartość aktywów.
Bilansowo oznacza to zrównoważenie straty o kwotę obniżenia kapitału zakładowego. Zwykle operację tę łączy się z podwyższeniem kapitału zakładowego do wysokości sprzed obniżenia kapitału zakładowego.
Pozwala to uniknąć konieczności ogłaszania o obniżeniu z wezwaniem wierzycieli do zgłoszenia ewentualnego sprzeciwu (czyli tzw. procedury konwokacyjnej). Jeżeli niepodzielony zysk za lata ubiegłe albo kapitały rezerwowe lub zapasowe nie występują, to nie ma podstaw do wymuszania na wspólnikach decyzji o pokryciu straty.
Uważam jednak, że leży to w ich interesie. Istnienie straty powoduje bowiem konieczność każdorazowego pomniejszania płatności na ich rzecz przez spółkę o kwotę niepokrytego kapitału zakładowego.
Nakaz ten wynika z art. 189 § 2 kodeksu spółek handlowych. Według mnie dotyczy on wszelkich płatności, niezależnie od ich tytułu. Oczywiście jeszcze inaczej będzie, gdy wielkość straty przekroczy łączną kwotę kapitałów własnych. Stan ten uzasadnia bowiem złożenie wniosku o upadłość, chyba że udziałowcy zdążą podjąć działania sanacyjne.
Autor jest radcą prawnym w kancelarii Linklaters C. Wiśniewski i Wspólnicy
Czytaj też;
Zobacz
»
»
»
»
»
