W trakcie prowadzonej kontroli ZUS zakwestionował fakt, że nie naliczaliśmy składek od niektórych świadczeń wypłaconych lub sfinansowanych z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Czy miał takie prawo, skoro rozporządzenie składkowe jednoznacznie wskazuje, że świadczenia opłacone ze środków socjalnych są zwolnione ze składek? Co powinniśmy zrobić, jeśli postępowaliśmy nieprawidłowo? – pyta czytelnik.

W podstawie składek można pominąć tylko te wydatki, które zakład poniósł na działalność socjalną w rozumieniu ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. DzU z 2012 r., ?poz. 592 ze zm., dalej ustawa ?o zfśs). Z reguły konieczne jest więc ich przyznawanie ?z uwzględnieniem zróżnicowania w zależności od sytuacji życiowej, rodzinnej ?i materialnej uprawnionego. Jeżeli pracodawca nieprawidłowo wyda pieniądze z rachunku socjalnego albo część świadczeń sfinansuje ze środków obrotowych, musi naliczyć od nich składki.

Ważny jest cel...

Rzeczywiście rozporządzenie składkowe wyłącza z oskładkowania świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Dokładnie chodzi o § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne ?i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.). Zwolnienie to obejmuje jednak – o czym pracodawcy często zapominają – tylko świadczenia finansowane zgodnie z ustawą o zfśs.

... zgodny z ustawą

Pierwszym warunkiem, który musi zostać spełniony, aby wydatek można było pokryć ze środków zfśs, a tym samym żeby mógł korzystać ?z ulgi składkowej, jest ich spożytkowanie na działalność socjalną. Zgodnie z art. 2 pkt 1 ustawy o zfśs za taką działalność można uznać:

- ?usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego,

- ?udzielanie pomocy materialno-rzeczowej lub finansowej,

- ?udzielanie zwrotnej albo bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.

Przykład

Spółka z o.o. kupuje ze środków zfśs upominki rzeczowe dla pracowników odchodzących na emeryturę lub rentę. Ponieważ przeznacza na to pieniądze ?z konta socjalnego, ich wartość pomija w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia tych osób. Kontrola ZUS takie postępowanie uzna za niewłaściwe. Zakup tego rodzaju świadczeń nie mieści się w pojęciu działalności socjalnej. Przedmiotem świadczeń są rzeczy zakupione przez pracodawcę, dlatego do podstawy składek należy przyjąć ceny ich zakupu.

Bez urawniłowki

Następnym wymogiem jest zróżnicowanie wysokości świadczeń. Taka konieczność wynika z art. 8 ust. 1 ustawy ?o zfśs, który mówi, że przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat ?z funduszu należy uzależnić od sytuacji życiowej, rodzinnej ?i materialnej uprawnionego. Zasada „wszystkim po równo" nie może mieć tu zastosowania.

Przykład

Spółka z o.o. dwa razy do roku, ?na Święta Wielkanocne oraz Boże Narodzenie, wydaje pracownikom bony towarowe ?o jednakowej wartości – 400 zł. Finansuje je ze środków zfśs. Postępuje niewłaściwie. W razie kontroli ZUS to zakwestionuje, ponieważ wartość bonów ?nie została zróżnicowana ?w zależności od sytuacji życiowej, rodzinnej oraz materialnej pracownika. Spółka powinna naliczyć składki od wartości wydanych bonów (400 zł).

Zgodny regulamin

Trzecim warunkiem jest to, aby możliwość wydatkowania środków socjalnych na dany cel przewidywał zakładowy regulamin gospodarowania tymi środkami. Należy go uzgodnić ze związkami zawodowymi, a jeśli w firmie one nie funkcjonują – z reprezentantem pracowników.

Ważne, aby zapisy regulaminu były zgodne z ogólnymi regułami wynikającymi z ustawy o zfśs.

Przykład

Ponieważ regulamin zfśs przewidywał możliwość zakupu upominków dla osób przechodzących na emeryturę lub rentę, pracodawca nie naliczał od ich wartości składek. W czasie kontroli ZUS nakazał oskładkowanie tych prezentów. Środki socjalne nie zostały bowiem wydane na działalność socjalną w rozumieniu ustawy ?o zfśs. To, że regulamin zakładowy przewidywał taką możliwość, nie ma znaczenia. Postanowienia regulaminu nie mogą być sprzeczne z ustawą. Pracodawca musi jak najszybciej zapłacić zaległe składki oraz zmienić treść regulaminu.

Obrotowe pod nóż

W praktyce występują też sytuacje, że pracodawcy mieszają źródło finansowania świadczeń o charakterze socjalnym, pokrywając część wydatku z własnych środków obrotowych. Z ulgi wynikającej z § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia składkowego korzysta wtedy tylko część opłacona ze środków zfśs – oczywiście, jeśli zostały spełnione omówione warunki. Wydatek poniesiony ze środków obrotowych trzeba oskładkować na ogólnych zasadach, doliczając ich wartość do pozostałych przychodów pracownika wypłaconych w danym miesiącu.

Przykład

Na mocy obowiązującego ?w firmie regulaminu zfśs ?w okolicach świąt pracownicy mogą liczyć na pomoc materialną w postaci bonów towarowych. Ich nominał zależy od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej danej osoby. Wartość bonów ?to odpowiednio: 300, 400 oraz 500 zł, przy czym kwotę 100 zł pracodawca pokrywa zawsze ze środków obrotowych. Ze składek zwolnione są tylko wydatki poniesione ze środków zfśs, ?a więc odpowiednio 200, 300 albo 400 zł. Każdemu pracownikowi do przychodu podlegającego oskładkowaniu trzeba doliczyć 100 zł.

Składki i druki ?do korekty

Z pytania nie wynika, dlaczego ZUS zanegował brak składek od świadczeń sfinansowanych z zfśs. Najprawdopodobniej nie został spełniony jeden lub kilka przedstawionych wyżej wymogów. Pracodawca powinien tę kwestię wyjaśnić z kontrolującym. Odpowiednia informacja znajdzie się też w protokole pokontrolnym.

Jeżeli zakład wydał pieniądze socjalne niezgodnie ?z ustawą o zfśs, to aktualnie musi jak najszybciej naliczyć składki od kwot, które powinien oskładkować. Konieczna jest też korekta raportów rozliczeniowych za dany okres.