Najczęściej popełniane błędy w IWA

Obowiązek przesłania do ZUS informacji IWA najpóźniej do 31 stycznia 2014 r. mają te firmy, które prowadziły działalność przez cały ubiegły rok ?i zgłaszały do ubezpieczenia wypadkowego średnio w miesiącu co najmniej 10 osób. Płatnikom, którzy taki dokument złożą przynajmniej trzeci raz z rzędu, ZUS do 20 kwietnia ustali i przyśle informacje ?o wysokości stopy procentowej składki wypadkowej, jaka ich będzie obowiązywała ?w najbliższym roku składkowym, tj. od 1 kwietnia 2014 r. do 31 marca 2015 r.

Jeśli płatnik poda w IWA nieprawidłowe dane, naraża się na to, że przez 12 miesięcy będzie zmuszony opłacać o połowę wyższą składkę wypadkową niż powinien. Stanie się tak, gdy te przekłamania spowodują zaniżenie ustalanej przez ZUS stopy procentowej tej daniny.

Poniżej zestawienie pięciu najczęściej popełnianych pomyłek przy wypełnianiu tej informacji.

1. Deklaracja ?musi być

Wbrew przekonaniu części płatników, obowiązek przesłania IWA nie ciąży tylko na tych firmach, którym ZUS wyliczy wysokość składki wypadkowej. Muszą ją złożyć również ci płatnicy, którzy będą musieli ustalić ją samodzielnie.

Przesłanki, które wyznaczają krąg zobowiązanych do przekazania IWA, są trzy. To płatnicy, którzy w ubiegłym roku:

Warunki te muszą zostać spełnione łącznie.

Jeżeli choćby w jednym ?z miesięcy 2013 r. albo w styczniu 2014 r. firma nie zgłaszała nikogo do ubezpieczenia wypadkowego, nie powinna składać ZUS IWA za ubiegły rok. Byłoby tak, gdyby np. przez cały 2013 r. płatnik zatrudniał średnio na miesiąc ?15 osób, ale podczas wakacji nikogo, formalnie zawieszając działalność. Ale gdyby wszyscy podwładni w lecie byli na urlopie bezpłatnym, a jedynym ubezpieczonym był zatrudniający ich przedsiębiorca (osoba fizyczna), to obowiązek złożenia IWA na nim ciąży. Firma miałaby wtedy status płatnika nieprzerwanie przez cały 2013 r., bo w okresie wakacyjnym zgłaszała do ubezpieczenia jedną osobę – przedsiębiorcę.

2. Więcej lub mniej ubezpieczonych

Punktem wyjścia do ustalenia, czy składać IWA za 2013 r., jest ustalenie liczby ubezpieczonych. Jest to iloraz osób podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu w poszczególnych miesiącach 2013 r. i liczby miesięcy ubiegłego roku, kiedy płatnik zgłaszał do tego ubezpieczenia przynajmniej jedną osobę (zawsze 12).

Wytyczne w tym zakresie zawiera art. 28 ust. 3 ustawy ?z 30 października 2002 r. ?o ubezpieczeniu społecznym ?z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (tekst jedn. DzU z 2009 r. nr 167, ?poz. 1322 ze zm.).

W obliczeniach należy uwzględniać każdą osobę, która w danym miesiącu podlegała ubezpieczeniu wypadkowemu choćby jeden dzień. Również taką, która nie przepracowała ani jednego dnia, bo np. drugiego dnia zatrudnienia (2 stycznia) zachorowała, a pierwszy był wolny od pracy (1 stycznia).

Trzeba też pamiętać, aby każdą osobę policzyć tylko raz w danym miesiącu, bez względu na to, ile miała tytułów do tego ubezpieczenia (np. gdy zleceniobiorca stał się pracownikiem).

W tych rachunkach trzeba pomijać osoby, które przez cały miesiąc były na urlopie bezpłatnym, wychowawczym albo pobierały zasiłek macierzyński (za czas podstawowego lub dodatkowego urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego, ojcowskiego) – chyba że w tym czasie rodzic dorabiał w swojej macierzystej firmie np. na zlecenie. Wliczyć trzeba także tych pracowników, którzy – będąc uprawnionymi do urlopu wychowawczego – zamiast niego wybrali możliwość czasowego zmniejszenia etatu zgodnie z art. 1867 kodeksu pracy.

3. Zła kwalifikacja poszkodowanych

Często pojawia się pytanie, czy w informacji uwzględnić liczbę poszkodowanych w wypadkach zgodnie z datą zdarzenia, jego zgłoszenia, czy może sporządzenia protokołu powypadkowego. I czy wliczyć także taką osobę, której ZUS odmówił wypadkowego zasiłku z uwagi np. na przyczynienie się do wypadku w znacznym stopniu pod wpływem alkoholu.

Prawidłowo w przypadku pracowników należy się kierować datą zaewidencjonowania wypadku w rejestrze, a nie datą feralnego zdarzenia. Zeszłoroczny wypadek ujęty ?w rejestrze w 2014 r. trzeba zatem pominąć w IWA za 2013 r. Fakt, że ZUS nie wypłacił zasiłku wypadkowego, nie ma znaczenia, jeśli zespół powypadkowy uznał to zdarzenie za wypadek i wpisał do rejestru.

W przypadku ubezpieczonych innych niż pracownicy znaczenie ma natomiast data sporządzenia karty wypadku.

4. Nie ten PKD ?i inne omyłki

W IWA trzeba wykazać również takie informacje jak:

Jeśli płatnik poda nieprawdziwe informacje (np. zatai wypadki przy pracy) i ZUS wyliczy mu na rok składkowy 2014/2015 zaniżoną składkę wypadkową, naraża się na dotkliwą sankcję finansową. ZUS może wymierzyć mu składkę w wysokości 150 proc. ustalonej na podstawie prawidłowych danych. Jeśli jednak był to skutek nieświadomej pomyłki płatnika, ZUS nie powinien być tak represyjny. Tak uznał Sąd Najwyższy, który w wyroku z 21 lutego 2012 r. (I UK 207/11) wskazał, że pracodawca może uniknąć sankcji, gdy przyczyny wadliwego zgłoszenia danych do ZUS są przez płatnika niezawinione. Jednak ciężar udowodnienia braku winy ciąży na płatniku. To on musi wykazać przed sądem, że zgłoszenie nieprawdziwych informacji nastąpiło z przyczyn od niego niezależnych. SN potwierdził to stanowisko kilka miesięcy później, w wyroku z 6 września 2012 r. (II UK 39/12). Wskazał wówczas, że kara ta odnosi się tylko do podania danych nieprawdziwych, a nie nieprawidłowych (chodzi np. o częste błędy omyłkowe w PKD polegające na podaniu numeru PKD 2004 zamiast PKD 2007).