Im mniej składek ZUS pod koniec roku, tym większy zasiłek chorobowy w kolejnym

W ostatnim kwartale roku pracownicy z wyższymi zarobkami często osiągają tzw. limit 30-krotności. To górna, roczna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Ograniczenie odpowiada 30-krotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy, określonego w ustawie budżetowej. W 2012 r. pułap ten wynosił 105 780 zł, a w tym – 111 390 zł.

W przypadku, gdy z dokumentacji płacowej wynika, że przychód zatrudnionego przekroczy w danym miesiącu roczny limit podstawy składek emerytalno-rentowych, płatnik oblicza i przekazuje je tylko od tej części, która nie spowoduje przekroczenia rocznego progu. To ograniczenie nie dotyczy pozostałych składek – wypadkowej, chorobowej ani zdrowotnej.

Jaką kwotę uwzględnić

Fakt przekroczenia rocznego limitu podstawy wymiaru składek ma zasadnicze znaczenie, jeśli później pracownik nabywa prawo do wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku z ubezpieczenia społecznego. Podstawę wymiaru tych świadczeń oblicza się bowiem z uwzględnieniem zarobków za 12 poprzednich miesięcy. Jest więc duże prawdopodobieństwo, że okres ten obejmie również miesiące, za które składki emerytalno-rentowe nie zostały opłacone albo odprowadzono je od niepełnego przychodu. Trzeba wtedy pamiętać, aby od wynagrodzenia uwzględnianego w rachunkach odliczyć wyłącznie faktycznie strącone składki.

Dodatkowa trudność pojawia się, gdy w miesiącu przekroczenia, który przyjmuje się do obliczenia podstawy zasiłkowej, pracownik był nieobecny w pracy – np. z powodu choroby, czy opieki nad dzieckiem. Aby ustalić wtedy część składek społecznych, o jaką trzeba  pomniejszyć wynagrodzenie, koniecznie jest obliczenie specjalnego wskaźnika.

Płaca z ostatniego roku

Podstawą wymiaru przysługującego pracownikowi wynagrodzenia chorobowego/zasiłku jest przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone mu za 12 miesięcy poprzedzających miesiąc zachorowania. To wynagrodzenie to przychód pracownika, stanowiący podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe, po odliczeniu potrąconych przez pracodawcę składek społecznych, finansowanych ze środków podwładnego. Łącznie ta część zwykle stanowi 13,71 proc. Ale nie wtedy, gdy przychód pracownika osiągnął limit 30-krotności. W tym przypadku płatnik musi szczególnie uważać, żeby nie zadziałać schematycznie, lecz odliczyć składki w rzeczywiście pobranej wysokości.

Przykład

Pracownik zachorował w październiku br. Wcześniej wykorzystał już cały 33-dniowy okres niezdolności do pracy, opłacany wynagrodzeniem finansowanym przez pracodawcę na podstawie art. 92 kodeksu pracy. Wobec tego przysługuje mu zasiłek z ubezpieczenia społecznego. Podstawę jego wymiaru trzeba ustalić z wynagrodzeń wypłaconych mu za okres od października 2012 r. do września 2013 r. Pracownik otrzymuje zasadnicze wynagrodzenie w stałej miesięcznej wysokości 8000 zł oraz zmienną premię miesięczną, która – zgodnie z regulaminem premiowania – przysługuje wyłącznie za czas przepracowany. Zarówno płaca zasadnicza, jak i premia są wypłacane w jednym terminie płatności, tj. ostatniego dnia miesiąca. Premie i inne składniki wynagrodzenia za okresy miesięczne wlicza się do podstawy zasiłkowej w kwocie wypłaconej za te miesiące, z których ustala się tę podstawę. W grudniu 2012 r. narastający od początku roku oskładkowany przychód pracownika przekroczył limit podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (105 780 zł). Natomiast przychód za sam grudzień to: 8000 zł wynagrodzenia i 1895 zł premii. W związku z tym, pracodawca naliczył składki:

Łączna kwota składek ujętych z dochodu pracownika wyniosła 758,14 zł. Wynagrodzenie za grudzień 2012 r. trzeba wliczyć do podstawy zasiłkowej w wysokości 9136,86 zł (9895 zł – 758,14 zł). Gdyby pracownik osiągnął limit 30-krotności wcześniej, np. w listopadzie, to ustalając wynagrodzenie za grudzień ub.r. wliczane do podstawy zasiłkowej, należałoby pomniejszyć przychód wyłącznie o pobraną składkę chorobową, bo tylko ta byłaby należna za ostatni miesiąc roku.

Limit i absencja w jednym miesiącu

Trudniej liczy się wynagrodzenie wliczane do podstawy zasiłkowej za miesiąc, w którym odpowiednie jego składniki trzeba uzupełnić ze względu na usprawiedliwioną nieobecność pracownika powodującą ich obniżenie (pod warunkiem, że pracownik przepracował co najmniej połowę obowiązującego go czasu pracy), i w którym doszło do przekroczenia rocznej podstawy składek emerytalno-rentowych. Aby uzupełnić np. stałe miesięczne wynagrodzenie, trzeba zacząć od ustalenia średniego wskaźnika składek na ubezpieczenia społeczne, potrąconych z pensji pracownika w tym miesiącu. Przy jego zastosowaniu należy obliczyć pełną miesięczną składkę, jaka zostałaby pobrana z wynagrodzenia, gdyby etatowiec przepracował cały miesiąc. Potem o tę kwotę trzeba pomniejszyć miesięczny przychód pracownika za ten miesiąc.

Średni wskaźnik potrąconych składek wylicza się według wzoru:

kwota składek x 100

średni wskaźnik    =    _________________________

składek    przychód stanowiący podstawę wymiaru składek

Przykład

Przypadek z poprzedniego przykładu, ale w innej opcji. Mianowicie, w grudniu 2012 r.,  pracownik chorował przez 5 dni. Otrzymał wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca w wysokości 6666,67 zł oraz niższą premię w kwocie 1396,32 zł (proporcjonalnie zmniejszoną za okresy choroby, co wynika z regulaminu premiowania). W grudniu doszło też do przekroczenia limitu 30-krotności. Pracownik przepracował 14 z obowiązujących 19 dni roboczych. Łącznie w grudniu 2012 r. jego faktyczny przychód wyniósł 8062,99 zł. Aby ustalić wysokość wynagrodzenia za grudzień 2012 r. oraz premii po pomniejszeniu o  składki, należy najpierw obliczyć średni wskaźnik składek potrąconych od całej kwoty wypłaconej w grudniu 2012 r. Potem o ten średni wskaźnik trzeba pomniejszyć stały miesięczny przychód oraz zmienną premię. Zatem od kwoty 8062,99 zł pracodawca potrącił składkę w łącznej wysokości 713,25 zł, co wynika z wyliczenia:

Średni wskaźnik składki wynosi 8,85 proc.:

713,25 zł x 100 : 8062,99 z = 8,85.

Używając go ustalimy miesięczną premię po pomniejszeniu o składki. Trzeba ją jednak wcześniej uzupełnić według sposobu właściwego dla składników zmiennych, zgodnie ze wzorem:

1396,32 zł : 14 dni przepracowanych x 19 dni przypadających do przepracowania = 1895 zł

Premia za grudzień wliczana do podstawy zasiłkowej wynosi więc 1727,29 zł:

1895 zł – (1895 zł x 8,85 proc.) = 1895 zł – 167,71 = 1727,29 zł.

Natomiast wynagrodzenie stałe za grudzień 2012 r., przyjmowane do podstawy wymiaru zasiłku, wynosi po uzupełnieniu 7292 zł:

8000 zł po pomniejszeniu o 708 zł, czyli o kwotę składek ustaloną przy zastosowaniu średniego wskaźnika składki:

8000 zł – (8000 zł – 8,85 proc.) =  8000 zł – 708 zł = 7292 zł.

Łączne wynagrodzenie za grudzień 2012 r., które trzeba uwzględnić w podstawie zasiłkowej, wynosi 9019,29 zł.

Płatnik, który przeoczy fakt, że przychód pracownika przekroczył roczną podstawę wymiaru składek, zaniży mu zasiłek. Przyjmując założenia z poprzedniego przykładu, oraz – dla ułatwienia – stałą stawkę premii miesięcznej (1895 zł brutto), różnicę można obliczyć następująco

Powyższe wyliczenia wskazują, że w przypadku pomyłki płatnika, który nie odliczyłby właściwej wysokości składek, pracownik straciłby na zasiłku 12,82 zł za jeden dzień (brutto). Przy długim okresie niezdolności do pracy, za który przysługuje prawo do zasiłku, może się z tego zrobić niebanalna kwota. A skala błędu znacznie wzrasta, gdy roczna podstawa wymiaru składek emerytalno-rentowych zostanie przekroczona we wcześniejszych miesiącach roku.