Składki ZUS za pracownika na urlopie wychowawczym

Od zeszłego roku zmieniły się reguły ustalania podstawy wymiaru składek osób na urlopach wychowawczych. Pracownik na rodzicielskim z tytułu wychowawczego podlega obowiązkowo tylko ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym oraz zdrowotnemu, pod warunkiem że nie ma innej podstawy do ubezpieczeń (np. dodatkowego zlecenia czy etatu) oraz uprawnień do emerytury i renty. Składki te finansuje budżet państwa za pośrednictwem ZUS.

Obowiązek rozliczeniowy ciąży na każdym pracodawcy, który udzielił podwładnemu takiego wolnego. Do końca 2011 r. za osobę, która korzystała z urlopu wychowawczego w dwóch lub więcej firmach, tylko jedna z nich naliczała składki. Pozostałe były zwolnione z tego obowiązku. Teraz jest tak tylko ze składką zdrowotną. Składki emerytalno-rentowe muszą rozliczać wszyscy pracodawcy, którzy udzielili swojemu podwładnemu rodzicielskiego.

Maksimum 60 procent

Podstawa wymiaru składek za osobę na wychowawczym częściowo zależy od wysokości pensji, jaką otrzymywała przed pójściem na urlop wychowawczy. Przy czym nie chodzi o kwoty faktycznie otrzymane, ale te, które stanowią podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Jednak maksymalna podstawa wymiaru składek nie może być wyższa niż 60 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w poprzednim kwartale ogłoszonego przez prezesa GUS.

Zmienny pułap

Wysokość tego wynagrodzenia pojawia się w Monitorze Polskim w formie komunikatu prezesa GUS (stanowi ono podstawę do ustalenia najwyższej podstawy wymiaru składki na dobrowolne ubezpieczenie chorobowe). Skoro przeciętne miesięczne wynagrodzenie w trzecim kwartale 2012 r. wyniosło 3510,22 zł (MP. z 2012 r. poz. 842), to rozliczając w styczniu br. grudniowe składki za pracowników na wychowawczych, płatnik będzie musiał naliczyć je od podstawy wymiaru wynoszącej 2106,13 zł (60 proc. z 3510,22 zł).

Analogicznie należy postąpić w lutym i marcu, rozliczając odpowiednio styczniowe i lutowe należności. Natomiast składki za marzec (rozliczane w kwietniu) trzeba będzie ustalić od podstawy ustalonej od przeciętnego wynagrodzenia z czwartego kwartału 2012 r. Zmiana podstawy wymiaru zawsze następuje cyklicznie od trzeciego miesiąca każdego kwartału (zob. ust. 5b i ust. 14 w art. 18 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, tekst jedn. DzU z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.).

Konieczne porównanie

Podstawa ta nie może być jednak wyższa niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop wychowawczy. Aby więc obliczyć podstawę składkową za konkretnego zatrudnionego, należy porównać jego średnią z miesięcznych rocznych zarobków poprzedzających urlop wychowawczy z obowiązującą w tym czasie maksymalną podstawą składkową wynoszącą 60 proc. przeciętnej płacy.

Jeśli przeciętna roczna płaca przed wychowawczym była wyższa niż 60 proc. przeciętnej płacy w danym okresie używaną do celów składkowych z rodzicielskiego, to składki szef wykaże właśnie od tej kwoty (60 proc. przeciętnej płacy). Jeżeli zaś średnie pobory w przeliczeniu na miesiąc były niższe niż ten maksymalny 60-proc. pułap, to one będą podstawą wyliczeń do ZUS za czas urlopu.

Oznacza to, że do ustalenia średniej tych wynagrodzeń, należy wziąć pod uwagę 12 miesięcy poprzedzających ten, od którego zaczął się urlop wychowawczy. Dla każdego ubezpieczonego trzeba więc obliczyć średnie wynagrodzenie sprzed urlopu wychowawczego i ewentualnie ograniczyć je do przeciętnej płacy z kwartału ogłoszonej przez GUS.

Jakie etapy

Aby ustalić podstawę wymiaru składek z urlopu wychowawczego, należy kolejno:

KROK 1.

Sprawdzić okres, z którego liczymy średnią wynagrodzeń

KROK 2.

Ustalić, jakie składniki z tego okresu stanowią podstawę wymiaru składek

KROK 3.

Dopełnić pensję i inne składniki podlegające uzupełnieniu

KROK 4.

Sumę wynagrodzeń podzielić przez odpowiednią liczbę miesięcy

KROK 5

. Porównać średnią do 60 proc. przeciętnego wynagrodzenia Jeśli średnia jest od niższa od limitu - to od niej trzeba liczyć składki, gdy okaże się wyższa od tej granicy, składki liczymy od 60 proc. przeciętnego wynagrodzenia.

KROK 6.

Od ustalonej podstawy naliczyć składkę emerytalną w wysokości 19,52 proc. i rentową w wysokości 8 proc.

KROK 7.

Naliczyć składkę zdrowotną od kwoty równej świadczeniu pielęgnacyjnemu, tj. 520 zł

KROK 8.

Wykazać wszystkie składki w raporcie RCA (w miejscach przeznaczonych na składki podlegające finansowaniu przez pracodawcę), a następnie przenieść do deklaracji DRA – wykazując w bloku IV w polach 10, 11, 12 (społeczne) oraz w bloku VII w polu 03 (zdrowotną).

Kwotę przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia oblicza się, dzieląc sumę wynagrodzeń z 12 miesięcy kalendarzowych przez liczbę tych miesięcy, a jeżeli okres zatrudnienia jest krótszy – za pełne kalendarzowe miesiące ubezpieczenia. Przez „pełny miesiąc kalendarzowy" należy rozumieć także miesiąc, w którym pracownik został zatrudniony od pierwszego dnia roboczego.

Mieszane reguły

Okazuje się, że aby ustalić średnie zarobki pracownika z 12 miesięcy poprzedzających przejście na urlop wychowawczy, trzeba sięgnąć do ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jedn. DzU z 2010 r. nr 77, poz. 512 ze zm., dalej ustawa zasiłkowa). Co do zasady stosujemy tu reguły, na jakich ustala się podstawę wymiaru zasiłku dla pracowników, z pewnym zastrzeżeniem - nie odliczamy od wynagrodzenia pracownika składek na ubezpieczenia społeczne, które on sfinansował.

Należy więc postępować zgodnie z regułami określonymi w art. 36 i następnych ustawy zasiłkowej. Oznacza to, że bierzemy pod uwagę miesięczne wynagrodzenie pracownika, które stanowiło podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne za 12 miesięcy (chyba że osoba nie przepracowała roku przed przejściem na wychowawczy, wtedy uwzględniamy wynagrodzenie z pełnych kalendarzowych miesięcy pracy), a następnie sumę tych wynagrodzeń dzielimy przez odpowiednią liczbę miesięcy (przez 12 lub mniej).

Ponieważ trzeba tu stosować zmodyfikowane zasady ustalania podstawy wymiaru zasiłków, pamiętać musimy o tym, że:

- z obliczeń należy wyłączyć wszystkie należności, które nie stanowią podstawy wymiaru składek (wynagrodzenie chorobowe, zasiłki, składniki zwolnione ze składek),

- w obliczeniach pomija się dodatkowe składniki płacy, które nie są zmniejszane za czas niezdolności do pracy (na ich wysokość nie ma wpływu ewentualna absencja),

- jeśli urlop wychowawczy rozpoczął się przed upływem pełnego miesiąca kalendarzowego pracy, aby ustalić podstawę wymiaru składek, należy przyjąć wynagrodzenie, które ubezpieczony będący pracownikiem osiągnąłby, gdyby przepracował pełny miesiąc kalendarzowy (np. z umowy lub po uzupełnieniu),

- gdy pojawiły się miesiące, za które zatrudniony dostał niepełne wynagrodzenie, ale przepracował co najmniej połowę czasu pracy, należy je przyjąć po uzupełnieniu,

- z obliczeń wyłączamy pensje za miesiące, w których zatrudniony przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy,

- uwzględniamy zarówno składniki miesięczne, jak i za dłuższe okresy – dwumiesięczne, kwartalne, półroczne i roczne – po ich ewentualnym uzupełnieniu, jeśli zostały obniżone z uwagi na nieobecność w pracy,

- wliczamy składniki należne za pracę w okresie 12 miesięcy (lub krótszym), bez względu na datę wypłaty.

Jak wskazuje na swojej stronie internetowej ZUS, w pozostałym zakresie przy ustalaniu kwoty przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia należy stosować wyjaśnienia zawarte w komentarzu do ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa w zakresie dotyczącym ustalania podstawy wymiaru zasiłku chorobowego dla osób będących pracownikami.

Wahania etatu bez znaczenia

Zmiana wymiaru czasu pracy nie wpływa na modyfikację podstawy wymiaru składek za czas urlopu wychowawczego. Nadal należy ustalać ją jako przeciętne wynagrodzenie za 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających rozpoczęcie wolnego. Nie stosuje się tutaj zasady wynikającej z art. 40 ustawy zasiłkowej. A to oznacza, że do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia należy przyjmować zarówno wynagrodzenie z okresu przed, jak i po zmianie etatu.

Jeśli płatnik nie zauważył zmiany stanowiska ZUS w tym zakresie (nastąpiło to w marcu ubiegłego roku), to konieczna jest korekta złożonej dokumentacji ubezpieczeniowej i wykazanie prawidłowej podstawy wymiaru składek oraz kwot danin >patrz ramka.

Kiedy korekta

Pracodawca, który ustalając podstawę składową za podwładnego na wychowawczym w przeciętnym miesięcznym wynagrodzeniu wypłaconym pracownikowi za 12 miesięcy kalendarzowych (odpowiednio za krótszy okres ubezpieczenia) poprzedzających przejście na urlop wychowawczy:

- nie uwzględnił składników wynagrodzenia przysługujących do określonego terminu,

- przyjął wynagrodzenie uzyskane wyłącznie za okres po zmianie wymiaru czasu pracy,

- nie uwzględnił składników wynagrodzenia, do których podwładny zachowuje prawo w okresie pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego (np. premie, nagrody, dodatki stażowe, funkcyjne wypłacane za okresy choroby),

- nie uwzględnił składników wynagrodzenia, których wysokość nie była uzależniona od indywidualnego wkładu pracy pracownika,

- nie uwzględnił przychodu z zawartego z nim zlecenia czy dzieła,

powinien sporządzić korektę dokumentów rozliczeniowych za te zeszłoroczne miesiące wychowawczego, w których doszło do tych błędów.

Istotną zmianą w stosunku do zasiłkowych zasad jest także i to, że ustalając podstawę składkową, należy uwzględnić składniki wynagrodzenia przysługujące do określonego terminu.