Nagroda jubileuszowa to należność związana z pracą. Jednak prawo do niej przysługuje pracownikowi tylko wówczas, gdy takie świadczenie zostało przewidziane w przepisach płacowych obowiązujących u pracodawcy.

Prawo to może wynikać z treści regulaminu wynagradzania, układu zbiorowego pracy lub aktu prawnego regulującego prawa i obowiązki określonej grupy zawodowej.

Pięcioletni odstęp

Z podstawy wymiaru składek wyłączone są nagrody jubileuszowe (gratyfikacje), które według zasad określających warunki ich przyznawania przysługują pracownikowi nie częściej niż co pięć lat.

Zwolnienie takie jest więc uzależnione od zapisów przepisów płacowych co do częstotliwości przyznawania nagród z tytułu jubileuszu pracy podwładnego.

Przykład

Pan Mirosław nabył prawo do nagrody jubileuszowej w 2007 r. za 10 lat pracy. Wskutek pomyłki pracownika działu płac otrzymał ją dopiero w 2008 r. W 2012 r. pan Mirosław uzyskał prawo do nagrody jubileuszowej za 15 lat pracy, którą mu wypłacono w październiku 2012 r.

Gratyfikacja ta jest zwolniona ze składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, mimo że od wypłaty poprzedniej nagrody minęło mniej niż pięć lat.

Decydującą datą jest tu bowiem dzień nabycia prawa do nagrody jubileuszowej. Data jej wypłaty nie ma znaczenia.

Jedynie w przypadku, gdy nagroda jubileuszowa przysługuje w przemyśle wydobywczym członkom drużyn ratowniczych (z wyjątkiem specjalistów), to jest ona wyłączona z oskładkowania bez względu na częstotliwość faktycznej jej wypłaty.

Nowe dokumenty

Zgodnie z interpretacją przy- jętą przez ZUS, podstawy wymiaru składek nie stanowi również nagroda jubileuszowa wypłacona pracownikowi przed  upływem pięciu lat od przyznania poprzedniej gratyfikacji, jeśli zostało to spowodowane przedstawieniem przez podwładnego dokumentów potwierdzających zatrudnienie, którego wcześniej pracodawca nie uwzględnił ustalając staż zatrudnienia.

Potwierdzeniem takiego stanowiska jest m.in. interpretacja oddziału ZUS w Gdańsku z 4 lutego 2011 r. (DI/100000/451/ 29/2011).

Zadający w tej sprawie pytanie pracodawca wskazał, że na podstawie obowiązującego w firmie zakładowego układu zbiorowego pracy pracownicy nabywają prawo do  nagrody jubileuszowej co pięć lat. Jeden z zatrudnionych otrzymał taką gratyfikację za  20-letni staż pracy 8 lutego 2007 r.

W październiku 2010 r. dostarczył jednak dokumenty potwierdzające, że od 1 listopada 1984 r. do 18 stycznia 1987 r. pracował w gospodarstwie rolnym rodziców, które przejął 24 października 1990 r. i które nadal prowadzi.

Zapis układu zbiorowego przewidywał natomiast, że praca w gospodarstwie rolnym jest uwzględniana w stażu pracy i przy naliczaniu nagród jubileuszowych. Zdaniem pracodawcy, wyrażonym we wniosku o wydanie interpretacji, wskazana sytuacja uzasadniała zwolnienie kolejnej nagrody jubileuszowej z  obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne i  zdrowotne.

ZUS przyznał mu rację, stwierdzając, że: „zwolnione z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne są również nagrody jubileuszowe, do których pracownik nabywa prawo po  okresie krótszym niż pięć lat od  nabycia prawa do poprzedniej nagrody, z uwagi na przedstawienie dokumentów potwierdzających zatrudnienie (pracę w gospodarstwie rolnym), które wcześniej nie były uwzględnione przy ustalaniu prawa do tej nagrody".

Pieniądze na rozstanie

Ze składek zwolniona jest również nagroda wypłacana w dniu rozwiązania stosunku pracy osobie, której do nabycia prawa do tego świadczenia z tytułu upływu kolejnych pięciu lat brakuje mniej niż 12 miesięcy (licząc od dnia rozwiązania umowy).

Ale ten wyjątek od reguły obowiązuje tylko w sytuacji, gdy rozwiązanie angażu następuje z powodu przejścia pracownika na emeryturę lub rentę inwalidzką w związku z wypadkiem przy pracy lub chorobą zawodową albo na rentę z tytułu całkowitej niezdolności do pracy oraz niezdolności do samodzielnej egzystencji lub całkowitej niezdolności do pracy.

Przykład

Zgodnie z zakładowym układem zbiorowym pracy pracownikom przysługują nagrody jubileuszowe z tytułu długoletniej pracy co pięć lat. Od tej zasady układ zbiorowy przewiduje trzy wyjątki, kiedy jubileuszówka jest wypłacana w dniu rozwiązania stosunku pracy, jeśli zatrudnienie pracownika ustało:

1) w związku z przejściem na emeryturę lub rentę z tytułu całkowitej niezdolności do pracy oraz niezdolności do samodzielnej egzystencji lub całkowitej niezdolności do pracy, pod warunkiem, że do jej uzyskania brakowałoby mu mniej niż 12 miesięcy, licząc od dnia rozwiązania umowy,

2) z przyczyn niedotyczących pracowników, jeśli prawo do kolejnej jubileuszówki uzyskałby w roku kalendarzowym, w którym ustało zatrudnienie,

3) w trybie porozumienia stron w ramach odejść dobrowolnych, tj. z przyczyn leżących po stronie pracodawcy – jeśli zatrudniony uzyskałby prawo do kolejnej gratyfikacji w okresie 12 miesięcy licząc od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło rozwiązanie umowy o pracę.

W tym przypadku z podstawy wymiaru składek zwolnione są jedynie nagrody przyznane zgodnie z pkt 1. Natomiast te przysługujące na podstawie pkt 2 i 3 trzeba doliczyć do podstawy wymiaru składek, ponieważ rozwiązanie stosunku pracy nie następuje w związku z przejściem pracownika na emeryturę ani rentę.

Również w sytuacji, gdy pracownik rozwiązuje umowę o pracę i przechodzi na świadczenie przedemerytalne, przyznana mu wcześniej nagroda nie podlega oskładkowaniu. Warunkiem jest jednak, by do osiągnięcia przez niego kolejnego pięciolecia uprawniającego do jubileuszówki brakowało mu mniej niż 12 miesięcy (na dzień ustania zatrudnienia).

Rekompensata utraty uprawnień

W związku z wystąpieniem zjawiska przyznawania i wypłaty odszkodowań z tytułu likwidacji nagród jubileuszowych, ZUS przyjął, że wypłaty rekompensujące pracownikom odebranie tego świadczenia (niezależnie od nazwy – tj. zarówno rekompensaty, odszkodowania, jak i nagrody jubileuszowe) są zwolnione ze składek, jeśli nastąpiły w związku ze zmianą układu zbiorowego pracy likwidującego nagrody jubileuszowe przysługujące nie częściej niż co pięć lat. Takie stanowisko zajął ZUS w interpretacjach:

1) DI/100000/451/396/2012 z 21 maja 2012 r. wydana przez oddział w Gdańsku:

(...) „rozstrzygając możliwość wyłączenia rekompensat spod obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, należy wziąć pod uwagę łącznie dwie przesłanki – wypłata rekompensat następuje w związku z likwidacją nagród jubileuszowych, a dotychczas obowiązujące zasady przyznawania i wypłaty tych nagród jubileuszowych przewidywały, że nie przysługiwały one częściej niż co 5 lat.

Taka interpretacja jest konsekwencją uznania, iż likwidacja składnika wynagrodzenia, który był wyłączony z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne nie może spowodować dodatkowych kosztów dla pracodawcy, skoro wypłata tego składnika tych kosztów nie rodziła."

2) WPI/200000/451/ 411/ 2011 z 7 lipca 2011 r. wydana przez oddział w Lublinie:

„Z wniosku przedsiębiorcy wnika, iż zgodnie z dotychczas obowiązującymi postanowieniami układu zbiorowego pracy, pracownikom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę przysługują nagrody jubileuszowe wypłacane nie częściej niż co pięć lat.

W związku z uchyleniem regulacji w zakresie postanowień dotyczących przyznawania pracownikom nagród jubileuszowych, przedsiębiorca rozważa wprowadzenie do układu zbiorowego pracy regulacji, zgodnie z którą pracownicy nabywają prawo do jednorazowej rekompensaty z tytułu likwidacji nagród jubileuszowych stosownie do dotychczas obowiązujących zasad.

Wobec powyższego wypłaty rekompensujące pracownikom, niezależnie od nazwy świadczenia, likwidację nagród jubileuszowych, które nastąpią w związku ze zmianą układu zbiorowego pracy nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe."

Nie mylić pojęć

Od innych nagród, nawet jeśli zostaną nazwane jubileuszowymi, trzeba odprowadzić składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Przykład

Zakład pracy z okazji 50-lecia firmy ma zamiar wypłacić pracownikom nagrody pieniężne.

Świadczenia te przysługują z okazji jubileuszu firmy. Stanowią one dla obdarowanych przychód z umowy o pracę, który nie jest wyłączony z podstawy wymiaru składek. Zatem nagrody te trzeba doliczyć do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne tych osób.

Ze składek zwolnione są co prawda nagrody jubileuszowe (gratyfikacje), które według zasad określających warunki ich przyznawania przysługują pracownikom nie częściej niż co pięć lat, ale dotyczy to tych przyznanych w związku z jubileuszem pracownika, tzn. jego stażem pracy.

Legalna zmiana wewnętrznych reguł

Żadnych składek nie trzeba również opłacać od nagród jubileuszowych, które zakład pracy wypłacił wcześniej niż po upływie pięciu lat od ustalania prawa do poprzednich gratyfikacji, jeżeli zostało to spowodowane zmianą wewnętrznych przepisów firmy regulujących zasady ich przyznawania.

W takiej sytuacji warunkiem jest, aby zarówno nowe, jak i stare regulacje przewidywały przyznawanie nagrody nie częściej niż co pięć lat oraz pracodawca – zmieniając przepisy – nie działał w celu ominięcia prawa, by uniknąć opłat na ZUS od tych świadczeń.

Zleceniobiorca też skorzysta

Wyłączenie nagród jubileuszowych z podstawy wymiaru składek ma odpowiednie zastosowanie do zleceniobiorców.

Warunkiem jest jednak, by w zakładzie pracy zostały określone zasady przyznawania tych świadczeń i żeby zgodnie z nimi świadczenie to przysługiwało nie częściej niż co pięć lat.