Ustalając podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe pracownika przebywającego na urlopie wychowawczym, należy brać pod uwagę wynagrodzenie, które osiągnął u tego płatnika składek, który udzielił mu tego urlopu.

Jeśli cały zakład pracy lub jego część przeszła na innego pracodawcę w trybie określonym w art. 231 kodeksu pracy, to trzeba uwzględniać zarówno pensję uzyskaną u poprzedniego, jak i u aktualnego płatnika składek.

Jeśli w okresie ostatnich 12 miesięcy zatrudniony pracował w tym samym zakładzie na podstawie kilku umów o pracę następujących bezpośrednio po sobie, to wynagrodzenie z tych umów trzeba sumować.

Uwaga!

Przy obliczaniu zasiłków jako przerwy w ubezpieczeniu nie traktuje się tej przypadającej na dzień ustawowo wolny od pracy. Nie wiadomo jednak, czy można to odnieść do zasad ustalania podstawy składek z wychowawczego. ZUS nie odniósł się do takich przerw w swoich ostatnich wyjaśnieniach.

Uzupełnić usprawiedliwione

Jeżeli w okresie, z którego wynagrodzenie ma stanowić podstawę do ustalenia podstawy wymiaru składek z tytułu urlopu wychowawczego, pracownik nie osiągnął pełnego wynagrodzenia, to trzeba:

- wyłączyć wynagrodzenie za miesiące, w których przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy,

- przyjąć – po uzupełnieniu – wynagrodzenie za miesiące, w których przepracował co najmniej połowę czasu pracy.

Na równi z dniami, w których zatrudniony świadczył pracę, należy traktować czas urlopu wypoczynkowego i inne dni nieobecności w pracy, za które pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.

Przykład

Pani Monika jest zatrudniona od 9 maja 2011 r. W lipcu ub.r. przez 20 dni korzystała z zasiłku opiekuńczego. Od 21 listopada 2011 r. jest na urlopie wychowawczym. Podstawę wymiaru składek za czas tego urlopu trzeba ustalić z przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia za czerwiec, sierpień, wrzesień i październik.

Wynagrodzenie za maj trzeba pominąć, bo jest to pierwszy niepełny miesiąc zatrudnienia, a za lipiec dlatego, że pani Monika przepracowała mniej niż połowę obowiązującego ją czasu pracy.

Aby uzupełnić wynagrodzenie, należy stosować zasady stosowane przy ustalaniu wysokości zasiłku, tj.:

- przyjmować wynagrodzenie za wszystkie miesiące i to po uzupełnieniu – jeśli w każdym z nich pracownik przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy z przyczyn usprawiedliwionych,

- wynagrodzenie stałe uzupełniać, biorąc jego wysokość z umowy o pracę lub innego aktu (np. aneksu),

- wynagrodzenie zmienne uzupełniać, dzieląc uzyskaną kwotę przez liczbę przepracowanych dni roboczych i mnożąc wynik przez obowiązującą pracownika liczbę dni pracy,

- honoraria uzupełniać, bazując na liczbie dni kalendarzowych, a nie roboczych.

Z ustawy zasiłkowej ściągamy też zasady wliczania i uzupełniania składników innych niż płaca zasadnicza – premii miesięcznych, a także składników przysługujących za okresy dłuższe niż miesiąc (np. premii kwartalnych, trzynastek itd.).

Ponadto w sytuacji, gdyby pracownik przerwał na jakiś czas urlop wychowawczy i potem znów korzystał z tego wolnego, to obowiązuje tu również „zasiłkowa” reguła, zgodnie z którą podstawę wymiaru trzeba ustalić na nowo, jeśli przerwa w korzystaniu z urlopu trwała co najmniej trzy miesiące kalendarzowe.

Mniej przeliczeń

Nie trzeba na nowo ustalać podstawy wymiaru składek z tytułu urlopu wychowawczego, jeśli wygaśnie prawo do składnika wynagrodzenia, który został uwzględniony przy ustalaniu jej wysokości. Nawet jeśli w myśl np. umowy o pracę czy aneksu przysługiwał do określonego terminu (np. dodatek służbowy) albo firma zaprzestała jego wypłaty, nie trzeba wyłączać tego składnika z podstawy wymiaru składek.

Nie ma też znaczenia sytuacja, gdy jakiś element płacy został włączony w całości lub w części do innego lub zamieniony na inny składnik wynagrodzenia.

Przykład

Panu Tomaszowi przyznany został dodatek służbowy od 1 czerwca 2011 r. do 31 maja 2012 r. Od 1 marca br. przebywa on na urlopie wychowawczym. W podstawie wymiaru składek z tytułu tego urlopu pracodawca wliczył ten dodatek za okres od czerwca  2011 r. do lutego br.

Nie musi jej zmniejszać o ten składnik od czerwca br., mimo że od tego miesiąca pan Tomasz nie miałby już do niego prawa.

Inaczej też niż przy liczeniu zasiłków, nie trzeba się zastanawiać nad tym, czy w miesiącach poprzedzających urlop wychowawczy zmienił się pracownikowi wymiar czasu pracy.

Przykład

Pani Hanna jest na urlopie wychowawczym od 1 lutego 2012 r.

Do 31 maja 2011 r. pracowała w połowie wymiaru czasu pracy, a od 1 czerwca ub.r. na cały etat.

Mimo tej zmiany podstawę wymiaru składek trzeba obliczyć jako 1/12 pensji (oskładkowanej) z okresu od lutego 2011 r. do stycznia 2012 r.

Minimum pod kontrolą

Naliczając podstawę do składek z wychowawczego, trzeba też stosować zasady związane z minimalnym wynagrodzeniem. Oznacza to, że jeśli pracownik przed urlopem wychowawczym był zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy, a więc miał zagwarantowaną minimalną płacę, to składki z wychowawczego muszą być naliczane od podstawy wymiaru nie niższej niż kwota aktualnie obowiązującego minimum. Od stycznia 2012 r. jest to 1500 zł.

Z kolei dla niepełnoetatowca, który w umowie o pracę ma zagwarantowaną pensję ustaloną jako proporcję minimalnego wynagrodzenia odpowiednią do wymiaru czasu pracy, podstawą wymiaru składek z racji korzystania z urlopu wychowawczego jest odpowiednio pomniejszona kwota aktualnie obowiązującej minimalnej płacy.

Uwaga! Zastosowanie mają tu przepisy ustawy z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (DzU nr 200, poz. 1679 ze zm.). Zgodnie z jej art. 6 ust. 2 pracownik w okresie pierwszego roku pracy ma prawo do minimalnej płacy w wysokości 80 proc. pełnej stawki.

Przykład

Pani Alina jest zatrudniona na cały etat od 2009 r.

Pani Irena pracuje natomiast od 2009 r. na 1/2 etatu. Obie są od 7 lutego 2011 r. na urlopie wychowawczym.

Przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za 12 miesięcy poprzedzających urlop wychowawczy wyniosło u pierwszej pracownicy 1350 zł, a u drugiej 658,50 zł.

Podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z tytułu przebywania na urlopie od 1 stycznia 2012 r. jest:

- dla pani Aliny 1500 zł

– aktualne minimalne wynagrodzenie,

- dla pani Ireny 750 zł

– połowa obowiązującej najniższej płacy.

Oznacza to jednocześnie pogorszenie sytuacji pracowników, którzy zarabiają mniej niż wynosi minimalne wynagrodzenie. Do końca 2011 r. za takie osoby budżet państwa opłacał składki z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym od minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Obecnie jest to część aktualnie obowiązującej kwoty najniższej płacy.

Zawsze faktyczna kwota

Do podstawy wymiaru składek z tytułu urlopu wychowawczego należy wliczać bez uzupełniania wynagrodzenie:

- za pracę nadliczbową,

- za zadania wykonywane w godzinach nocnych,

- z dodatkowych umów cywilnoprawnych wykonywanych dla pracodawcy.

Nie wolno też uzupełniać wynagrodzenia o dni nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy. Jeśli w danym miesiącu zatrudnionemu zdarzy się zarówno usprawiedliwiona nieobecność, jak i ta bez usprawiedliwienia, to pensję trzeba uzupełnić tylko za absencję usprawiedliwioną.

Wewnętrzne zasady wypłaty są obojętne

Przy ustalaniu przeciętnego wynagrodzenia, które ma stanowić podstawę wymiaru składek emerytalno-rentowych za czas korzystania z urlopu wychowawczego, trzeba uwzględniać wszystkie składniki przychodu ze stosunku pracy, od których zostały opłacone składki na ubezpieczenie chorobowe.

Oznacza to, że nie należy z nich wyłączać tych elementów płacy, które nie są zmniejszane za czas niezdolności do pracy. W szczególności dotyczy to:

- nagród uznaniowych,

- dodatków stażowych,

- dodatków służbowych i funkcyjnych,

- nagród za ukończenie przez pracownika szkoły (studiów),

- jednorazowych nagród z okazji ślubu pracownika lub z okazji urodzenia się dziecka pracownika,

- kosztów wynajmu przez pracownika mieszkania sfinansowanego lub dofinansowanego przez pracodawcę,

- dopłat pracodawcy do dodatkowego ubezpieczenia pracownika,

- bonów lub wypłat w gotówce przyznawanych w jednakowej wysokości lub jednakowym wskaźnikiem procentowym w stosunku do płacy pracownika, określonej w umowie o pracę, wszystkim pracownikom lub grupom pracowników, z okazji uroczystych dni, świąt, rocznicy powstania firmy itp.,

- składników wynagrodzenia, nieuzależnionych bezpośrednio od indywidualnego wkładu pracy pracownika, ale od wyników grupy pracowników lub całego zakładu pracy.

Ponieważ nie można tu mówić o składnikach należnych za jakiś okres, trzeba je doliczać do wynagrodzenia za ten miesiąc, w którym zostały wypłacone.

Podstawy wymiaru składek z wychowawczego nie będą natomiast stanowić składniki zwolnione ze składek, czyli:

- wynagrodzenie chorobowe i zasiłki,

- przychody wymienione w § 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.).

Cywilne podniosą składki

Podobnie jak w przypadku zasiłków, również w podstawie wymiaru składek z wychowawczego trzeba uwzględnić przychód z umów cywilnych, które pracownik wykonywał na rzecz pracodawcy lub na podstawie zawartego z nim kontraktu. Chodzi o umowy agencyjne, zlecenia, o świadczenie usług albo o dzieło, realizowane przed przejściem na urlop rodzicielski.

Przychody te trzeba wliczać zawsze w faktycznie osiągniętej kwocie. Jednak w przeciwieństwie do zasady obowiązującej przy ustalaniu wysokości zasiłków, tutaj nie trzeba się zastanawiać, czy dana umowa trwa, czy się zakończyła.

Znaczenie ma tylko to, by taka umowa była wykonywana w okresie ostatnich 12 miesięcy przed urlopem wychowawczym. Podstawy wymiaru składek nie trzeba przeliczać, gdy umowa już nie obowiązuje.