Jeżeli pracownik był nieobecny w pracy i nie usprawiedliwił swojej nieobecności do czasu sporządzenia raportów za ten miesiąc, pracodawca powinien przekazać za niego raport RSA, wpisując w nim kod przerwy 152 oraz okres przerwy w opłacaniu składek.
Ważne! W raporcie RSA okres nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy trzeba wykazać w obrębie miesiąca kalendarzowego, za który składany jest ten raport.
Ponieważ pracownica dostarczyła zwolnienie lekarskie za luty 2012 r. dopiero w marcu, wynagrodzenie za czas choroby (1 – 29 lutego 2012 r.) trzeba rozliczyć w raporcie RSA składanym za ten miesiąc, kiedy nastąpi jego wypłata, z kodem 331. Jak wynika z pytania, będzie to raport za kwiecień.
Nie należy wykazywać wynagrodzenia chorobowego w raporcie za luty. Mimo to trzeba ten dokument skorygować. Polega to jednak wyłącznie na tym, by podać w nim kod świadczenia/przerwy 331, okres od 1 do 29 lutego 2012 r., ale zerową kwotę świadczenia.
Informacja wydana na druku RMUA powinna być odzwierciedleniem danych, jakie firma przekazała w sporządzonych za ubezpieczonego imiennych raportach miesięcznych. Musi z nich wynikać m.in. prawidłowa podstawa wymiaru składek i ich wysokość, a także przerwy w opłacaniu składek i wypłacone świadczenia. Jeśli raport, na podstawie którego została przygotowana informacja dla pracownika, musiał zostać poprawiony, to skorygowana musi też zostać informacja na druku RMUA.
Płatnik ma obowiązek przekazywać pracownikowi informacje dotyczące odprowadzanych za niego składek, by ten miał szansę zweryfikować ich poprawność i wyjaśnić wszelkie nieprawidłowości.
Jeśli płatnik składek skoryguje raporty rozliczeniowe, a mimo to nie przekaże ubezpieczonemu skorygowanych informacji RMUA, to nie ma on możliwości poprawnej weryfikacji danych zapisanych w ZUS. Przekazanie ubezpieczonemu tej korekty leży również w interesie płatnika składek. Po otrzymaniu z ZUS informacji o stanie konta nie znajdzie on różnic i nie zgłosi do ZUS reklamacji.
Od 1 stycznia 2012 r. pracodawcy mają obowiązek wydawać taką informacją tylko raz na rok. Pierwsze zbiorcze zestawienie przekażą ubezpieczonym do 28 lutego 2013 r., wykazując w nim dane w podziale na poszczególne miesiące 2011 r. Informacje te ubezpieczony powinien dostać na piśmie lub – za jego zgodą – w formie elektronicznej.
Wszystko zależy od tego, kogo dotyczą błędne raporty, w których wysokość podstawy wymiaru jest nieprawidłowa.
Jeśli chodzi o pracowników, nie ma wątpliwości, że korekta nie jest konieczna. Płatnik nie musi bowiem składać imiennego raportu korygującego, jeśli różnica w podstawie wymiaru składek nie przekracza 2,20 zł – tak wskazuje art. 41 ust. 6a i 6b ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. DzU z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.).
W wypadku zleceniobiorców sytuacja nie jest tak klarowna. Zwolnienie ze sporządzania korekty już nie obowiązuje, gdy podstawą wymiaru składek jest kwota zadeklarowana. Wówczas każda pomyłka w wysokości podstawy wymiaru składek zobowiązuje do przekazania korekty raportu rozliczeniowego. W wypadku zleceniobiorców podstawą wymiaru składek może natomiast być:
Zatem tylko w tej pierwszej sytuacji – która jednak w praktyce występuje najczęściej – płatnik nie musi korygować raportu rozliczeniowego, w którym zaniżył bądź zawyżył podstawę wymiaru składek nie więcej niż o 2,20 zł. Gdy błąd dotyczy zleceniobiorcy, który jest wynagradzany w inny sposób, każda pomyłka w podstawie wymiaru składek zobowiązuje do sporządzenia korekty błędnego raportu.
Obowiązek korekty zawsze dotyczy więc przedsiębiorców. Podstawą wymiaru składek na ich ubezpieczenia jest bowiem kwota zadeklarowana, nie niższa jednak niż ustawowe minimum (60 proc. przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia lub 30 proc. minimalnej płacy).
