Młode mamy będące z pociechą w domu nie muszą odkładać ambicji zawodowych na bok. Mogą próbować łączyć opiekę nad potomkiem z pracą zarobkową. Oczywiście nie zawsze jest to możliwe, ale w przypadku tzw. wolnych zawodów jak najbardziej. Trzeba jednak pamiętać, że brak zakazu dodatkowego zatrudnienia na wychowawczym nie oznacza automatycznie, że wszystko jest dozwolone.
- Nasza pracownica, która zarabia – zgodnie z umową o pracę – 4 tys. zł miesięcznie, do 14 marca była ma urlopie macierzyńskim. Od następnego dnia przebywa na wychowawczym. Pięć dni po jego rozpoczęciu poinformowała, że od 20 marca jest wspólnikiem w spółce jawnej. Jak wykazać ją w dokumentach rozliczeniowych za marzec? I czy możemy ją wezwać do pracy, skoro nie opiekuje się dzieckiem?
– pyta czytelniczka.
Co do zasady pracownik, który dorabia w czasie przebywania na urlopie wychowawczym, musi o tym niezwłocznie poinformować swojego pracodawcę. Ma na to siedem dni. Zatem w przypadku opisanym w pytaniu pracownica spełniła ciążący na niej w tym względzie obowiązek.
Aby odpowiedzieć na pytanie dotyczące możliwości odwołania pracownicy z urlopu wychowawczego, trzeba ustalić, jaki jest zakres jej aktywności zawodowej.
Praca pracy nierówna
Jeśli dodatkowe zajęcie nie wyłącza możliwości sprawowania przez nią osobistej opieki nad potomkiem, to pracodawca nie zmusi jej do powrotu do firmy. Gdyby jednak szef ustalił, że np. dziecko pracownicy uczęszcza do żłobka czy przedszkola, a ona w tym czasie wykonuje pracę zarobkową, to może wezwać ją z urlopu wychowawczego. Pozwala mu na to art. 186
2
§ 2
.
Przewiduje on wprost, że w razie ustalenia, że pracownik trwale zaprzestał sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem, pracodawca wzywa go do stawienia się do pracy w terminie przez siebie wskazanym, nie później jednak niż w ciągu 30 dni od dnia uzyskania informacji o tym fakcie. Nie może jednak nakazać mu powrotu do pracy wcześniej niż po upływie trzech dni od wezwania.
Zarówno zasiłek macierzyński, jak i urlop wychowawczy to dwa różne tytuły do ubezpieczeń społecznych. Do tego tytuły odrębne od stosunku pracy. W związku z tym rodzic, który korzysta z jednego z tych urlopów, nie jest w tym czasie ubezpieczony z tytułu zatrudnienia na umowę o pracę.
Do 14 marca, a więc do końca przebywania na urlopie macierzyńskim, pracownica podlegała zatem ubezpieczeniom z tytułu pobierania zasiłku macierzyńskiego. Pobieranie tego świadczenia stanowi tytuł do opłacania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (innym te osoby nie podlegają).
Finansuje je budżet państwa za pośrednictwem ZUS. I to niezależnie od tego, czy w tym czasie pracownik ma jeszcze inny tytuł do opłacania składek na te ubezpieczenia. Obecnie bowiem każda osoba pobierająca zasiłek macierzyński podlega im obowiązkowo, nawet jeśli równocześnie spełnia warunek do objęcia jej ubezpieczeniami z innego tytułu czy też jest uprawniona do emerytury lub renty.
Kto rozlicza składki
Zasada ta nie ma jednak zastosowania do urlopu wychowawczego. Tutaj podjęcie pracy (objętej obowiązkiem ubezpieczeń w ZUS) czy uzyskanie prawa do emerytury bądź renty eliminuje możliwość naliczania składek z tytułu przebywania na tym urlopie. Nie można więc liczyć, że budżet państwa zapłaci składki emerytalną i rentową czy zdrowotną (to właśnie te składki są opłacane z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym).
O ile obowiązek rozliczania składek za pracownika przebywającego na urlopie wychowawczym ciąży zawsze na pracodawcy, to nie jest tak w stosunku do osoby pobierającej zasiłek macierzyński. Firma ma obowiązek rozliczać składki od macierzyńskiego, gdy wypłaca to świadczenie. Jeśli to ZUS je wypłaca, on też musi naliczać od niego składki.
Sporządza wówczas raport RCA z kodem 12 40 xx i nalicza składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe od kwoty wypłaconego zasiłku. W takim przypadku jedynym obowiązkiem pracodawcy jest wykazanie przerwy w ubezpieczeniach tej osoby w związku z przebywaniem na urlopie macierzyńskim. W tym celu musi składać co miesiąc raport RSA z kodem tytułu ubezpieczeń 01 10 xx i kodem świadczenia przerwy 311 (zasiłek macierzyński).
W tym raporcie szef wykazuje tylko okres pobierania zasiłku. Nie wpisuje natomiast kwoty świadczenia (lub w pole to wpisuje 0,00); nie wypełnia też pola dotyczącego liczby dni zasiłkowych/liczby wypłat.
Oczywiście bez względu na to, kto rozliczy składki w raportach, są one finansowane ze środków budżetu państwa.
Inaczej z wychowawczym
Jeśli pracownik przebywający na urlopie wychowawczym spełnia warunki do tego, by budżet państwa opłacał za niego składki z tego tytułu, to zawsze rozlicza je pracodawca. W tym celu przekazuje do ZUS co miesiąc raport RCA z kodem 12 11 xx. Jednocześnie to na zatrudniającym spoczywa obowiązek ustalenia, czy za daną osobę składki te powinny być opłacane.
Dlatego przed złożeniem pierwszego raportu RCA powinien uzyskać od pracownika pisemną informację, czy ma on inny tytuł do ubezpieczeń społecznych bądź prawo do emerytury lub renty.
Jednocześnie urlopowany pracownik, który podczas urlopu wychowawczego podejmuje pracę zarobkową, musi o tym fakcie poinformować swojego macierzystego pracodawcę w ciągu siedmiu dni od zaistnienia tego faktu. Jego powinnością jest bowiem zgłaszanie płatnikowi wszelkich zmian rzutujących na obowiązek opłacania składek, np. rozpoczęcie prowadzenia działalności, zawarcie umowy o pracę czy zlecenia.
Dochodzi kolejny tytuł
W przypadku zbiegu tytułu do ubezpieczeń społecznych z urlopem wychowawczym zawsze ten drugi wyprze wychowawczy. Z wychowawczego nie trzeba wtedy wykazywać żadnych składek. Są one obowiązkowe wyłącznie z drugiego tytułu.
Tak się też stanie w sytuacji opisanej w pytaniu. Od momentu uzyskania tytułu do ubezpieczeń – podjęcia działalności jako wspólnik spółki jawnej – urlopowana mama musi opłacać składki z tego tytułu. Z wychowawczego pracodawca nie będzie rozliczał żadnych składek.
Zakładając, że pracownica urodziła dziecko 29 września 2011 r. i urlop macierzyński (podstawowy i dodatkowy) skończył się 14 marca, a zarabiała miesięcznie po 4 tys. zł, aby ustalić podstawę wymiaru składek z wychowawczego, należy najpierw ustalić kwotę średniego miesięcznego wynagrodzenia wypłaconego za 12 miesięcy przed rozpoczęciem urlopu. Trzeba wziąć pod uwagę wynagrodzenie od marca 2011 r. do lutego 2012 r.
Przyjmując, że pracownica nie chorowała w tym okresie, a jedyną przerwą w świadczeniu pracy był okres urlopu macierzyńskiego, bierzemy pod uwagę wynagrodzenie za sześć pełnych miesięcy (od marca do sierpnia 2011 r.) i wynagrodzenie za wrzesień 2011 r. – bo ubezpieczona przepracowała więcej niż połowę obowiązującego ją wówczas wymiaru czasu pracy. Pomijamy okres pobierania zasiłku macierzyńskiego, czyli miesiące od października 2011 r. do lutego 2012 r.
Zgodnie z wyjaśnieniem ZUS podstawę wymiaru składek z urlopu wychowawczego należy ustalać według zasad obliczania podstawy wymiaru zasiłków. Z tego wynika, że należy:
- uwzględnić wynagrodzenie za okres od marca do września 2011 r. (w tym uzupełnione wynagrodzenie za wrzesień w wysokości 4000 zł),
- ustalić średnią tego wynagrodzenia, dzieląc ich sumę przez odpowiednią liczbę miesięcy; trzeba bowiem pominąć wszystkie miesiące, w których pracownica wykonywała pracę przez mniej niż połowę miesiąca.
Zatem średnia ta wynosi dokładnie 4000 zł (28 000 zł : 7 = 4000 zł). Ponieważ faktyczne średnie wynagrodzenie pracownicy z 12 miesięcy poprzedzających urlop wychowawczy jest wyższe od kwoty 60 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia (2152,05 zł), składki emerytalną i rentową płatnik powinien naliczać od tego limitu.
Biorąc te wszystkie okoliczności pod uwagę, przekazując w kwietniu dokumenty rozliczeniowe do ZUS za marzec, pracodawca powinien za pracownicę złożyć:
- raport RSA z kodem tytułu ubezpieczeń 01 10 xx, w którym wykaże okres 01.03.2012 – 14.03.2012 i kod – 311 (zasiłek macierzyński),
- raport RSA z kodem tytułu ubezpieczeń 01 10 xx, w którym wykaże okres 15.03.2012 – 31.03.2012 i kod świadczenia/przerwy – 121 (urlop wychowawczy),
- raport RCA z kodem tytułu ubezpieczeń 12 11 xx, wykazując w nim składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe od podstawy 347,10 zł (2152,05 zł : 31 – liczba dni marca x 5 – liczba dni podlegania ubezpieczeniom w marcu z wychowawczego), a na ubezpieczenie zdrowotne od podstawy 520 zł,
- raport RSA z kodem tytułu ubezpieczeń 12 11 xx, w którym wykaże okres 20.03.2012 – 31.03.2012 i kod świadczenia przerwy 350.
Ten ostatni raport należy złożyć, by przekazać informację, że osoba przebywająca na urlopie wychowawczym przez część tego okresu nie spełnia warunków do opłacania za nią składek z tytułu tego urlopu.
Zmiana co kwartał
Od 1 stycznia 2012 r. podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe za osoby przebywające na urlopie wychowawczym jest co do zasady równowartość 60 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w poprzednim kwartale.
Za styczeń i luty 2012 r. była to kwota 2049,60 zł (bo średnia płaca w III kwartale 2011 r. wynosiła 3416 zł). Od marca jest to już kwota 2152,05 zł, ustalona jako 60 proc. przeciętnego wynagrodzenia z IV kwartału 2011 r., które wyniosło 3586,75 zł.
Trzeba jednak pamiętać o istniejącym ograniczeniu – podstawa wymiaru składek emerytalno-rentowych za czas urlopu wychowawczego nie może być wyższa niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za okres 12 miesięcy poprzedzających rozpoczęcie tego urlopu.
Zatem aby ustalić prawidłową wysokość podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia pracownika korzystającego z urlopu wychowawczego, należy porównać:
- kwotę graniczną odpowiadającą 60 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia z poprzedniego kwartału oraz
- kwotę średniego miesięcznego wynagrodzenia wypłaconego za 12 miesięcy przed rozpoczęciem urlopu.
Jeżeli średnia okaże się wyższa, płatnik nalicza składki od limitu, tj. równowartości 60 proc. przeciętnej płacy. Gdy średnie faktyczne wynagrodzenie pracownika jest niższe bądź równe limitowi, to daniny trzeba ustalić od rzeczywistej średniej.
