- Nasi pracownicy mają karty medyczne. Korzystają z nich też pracownicy przebywający na urlopie macierzyńskim czy wychowawczym. Za te osoby od wartości karty pomniejszonej o wartość usług medycyny pracy potrącaliśmy i opłacaliśmy składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne, których wartość pokrywały po swojej stronie pracownice. W wyniku kontroli ZUS zostało stwierdzone, że składki były pobrane nienależnie. Czy na pewno? Jak rozliczyć powstałe nadpłaty? Sprawa dotyczy 2010 r. Czy należy skorygować PIT-11 i PIT-4R?

– pyta czytelniczka

Stanowisko ZUS jest prawidłowe. Pracodawca musi w tej sytuacji sporządzić korekty deklaracji DRA i raportów imiennych RCA za miesiące wskazane w protokole pokontrolnym ZUS.

Następnie musi zwrócić pracownicom nienależnie pobrane od nich składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Nie spowoduje to jednak konieczności robienia korekt PIT-11 i PIT-4R, ponieważ skutki podatkowe tych działań powstaną w roku bieżącym.

Źródłem nie jest praca

Karty medyczne, tak jak i inne nieodpłatne świadczenia przyznawane podwładnym, stanowią dla nich przychód ze stosunku pracy podlegający oskładkowaniu i opodatkowaniu. Jednak ZUS stoi na stanowisku, że nie dotyczy to abonamentów medycznych opłacanych za pracowników przebywających na urlopie macierzyńskim i wychowawczym.

W tym czasie osoby te mają odrębny od stosunku pracy tytuł do ubezpieczenia – czyli pobieranie zasiłku macierzyńskiego lub korzystanie z urlopu wychowawczego (art. 6 ust. 1 pkt 19 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych; DzU z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.). A podstawa wymiaru składek z tych tytułów jest tak określona, że wartość karty na usługi zdrowotne nie stanowi podstawy wymiaru składek na żadne z ubezpieczeń.

Składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe za osobę pobierającą zasiłek macierzyński są naliczane od kwoty tego świadczenia. Urlop macierzyński jest okresem nieświadczenia pracy.

Prawo do korzystania z karty medycznej podczas tego wolnego nie przysługuje więc za czas świadczenia pracy, ale w związku z przebywaniem na zasiłku macierzyńskim. Występuje więc w powiązaniu z odrębnym tytułem do ubezpieczeń od stosunku pracy. Ustawa sus nie przewiduje natomiast, by podstawą wymiaru składek w tym czasie było też inne świadczenie poza kwotą zasiłku.

Również przebywanie na urlopie wychowawczym jest odrębnym od umowy o pracę tytułem do ubezpieczeń społecznych (emerytalnego i rentowych) oraz zdrowotnego.

Podstawą wymiaru składek jest w tym przypadku kwota ryczałtowa – odpowiednio 60 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w poprzednim kwartale (od 1 stycznia 2012 r.) oraz kwota świadczenia pielęgnacyjnego (obecnie 520 zł). Zatem i w tym przypadku nie ma możliwości, by opłacany abonament medyczny wpłynął na składki finansowane przez budżet państwa za pracownika przebywającego na urlopie wychowawczym.

Zaliczka być musi

Niemniej jednak pracownik otrzymując kartę medyczną osiąga przychód podatkowy. I jest to przychód ze stosunku pracy, bez względu na to, czy uprawniony do niej podwładny jest aktywny zawodowo, czy właśnie korzysta z urlopu rodzicielskiego. Tak wynika z art. 12 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. DzU z 2010 r. nr 51, poz. 307 ze zm.), który każe uważać za przychód ze stosunku pracy wszelkie wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze lub ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń.

Oznacza to, że wartość abonamentu trzeba opodatkować. Jeśli pracownicy nie otrzymali w danym miesiącu żadnego wynagrodzenia, z którego można by skompensować należną zaliczkę, muszą ją wpłacić do kasy bądź przelać na rachunek firmowy.

Rozliczenia korygujące

W wyniku działań pokontrolnych okazało się, że płatnik musi zwrócić pracownicom nienależnie pobrane od nich składki od abonamentu medycznego opłacanego za nie za miesiące, w których korzystały one z urlopu macierzyńskiego lub wychowawczego. Płatnik powinien zatem zacząć od sporządzenia korekt imiennych raportów ZUS RCA i deklaracji ZUS DRA za okres wskazany w protokole pokontrolnym.

Zwrot składek, jaki otrzymają pracownice, jest dla nich przychodem ze stosunku pracy w miesiącu, w którym go otrzymają (art. 12 ust.1 ustawy o pdof). Nie należy od niego pobierać składek, ale trzeba zaliczkę na podatek, zgodnie z zasadami określonymi w art. 32 ustawy o pdof.

Jeśli te pracownice wciąż są zatrudnione w firmie, zwrot ten można opodatkować sumując go z innymi przychodami, które osoba uzyskała w danym miesiącu ze stosunku pracy. Gdy pracodawca zwraca składki byłym pracownicom, przy poborze zaliczki na podatek dochodowy powinien uwzględnić koszty uzyskania przychodu, ale nie może brać pod uwagę kwoty zmniejszającej podatek (ponieważ ewentualnie złożony PIT-2 stracił ważność z dniem ustania zatrudnienia).

Przykład

Załóżmy, że w wyniku działań pokontrolnych ZUS, firma musi zwrócić pracownicy 329,04 zł nienależnie pobranych składek na ubezpieczenia społeczne.

Od zwracanej kwoty pracodawca pobiera zaliczkę na podatek dochodowy w wysokości 18 proc., nie uwzględnia jednak kosztów uzyskania przychodów, ponieważ zrobił to już przy wypłacie wynagrodzenia w tym miesiącu.

Na rachunek bankowy podwładnej wpłynie kwota 270,04 zł.

329 zł x 18 proc. = 59,22 zł; po zaokrągleniu 59 zł

329,04 zł – 59 zł = 270,04 zł

Przykład

Taką samą kwotę nadpłaconych składek ZUS nakazał zwrócić również pracownicy, z którą firma rozwiązała umowę o pracę z 31 października 2011 r. W tym przypadku zakład pracy powinien zrobić przelew w wysokości 290,04 zł:

329,04 zł – 111,25 zł = 217,79 zł; po zaokrągleniu 218 zł

218 zł x 18 proc. = 39,24 zł; po zaokrągleniu 39 zł

329,04 zł – 39 zł = 290,04 zł

Przychód z tytułu zwróconych, nienależnie potrąconych składek na ubezpieczenia społeczne pracodawca będzie musiał uwzględnić w imiennej informacji PIT-11.

Zwrot zdrowotnej

Inaczej należy postąpić w przypadku nienależnie pobranej składki na ubezpieczenie zdrowotne. Niepotrzebnie pobraną daninę należy w całości zwrócić pracownikowi.

Zgodnie z art. 45 ust. 3a ustawy o pdof, jeśli pracownik za pośrednictwem pracodawcy otrzyma zwrot wcześniej odliczonej od podatku składki na ubezpieczenie zdrowotne, to tę składkę powinien doliczyć do podatku w rocznym zeznaniu podatkowym składanym za rok, w którym otrzymał ten zwrot.

Przykład

Załóżmy, że pracownicom, o których była mowa wyżej, pracodawca musi zwrócić 186,39 zł nienależnie pobranej składki zdrowotnej.

W obu przypadkach (pracownica nadal zatrudniona i zwolniona) firma powinna zrobić przelewy na kwoty po 186,39 zł. Pracownice w rocznych zeznaniach podatkowych za 2011 r. muszą doliczyć do podatku dochodowego kwotę zwrotu składki zdrowotnej uprzednio odliczonej od podatku dochodowego.

Pracodawca nie wykaże ich w PIT-11. Ustawa o pdof nie określa, w jaki sposób powinien przekazać informację o kwocie zwróconej składki zdrowotnej, a nawet nie nakłada na pracodawcę takiego obowiązku.

Ten może np. przekazać zatrudnionemu pismo informujące o wysokości zwróconej składki zdrowotnej, która uprzednio została odliczona od podatku dochodowego.

 

Autorka jest specjalistą ds. kadr i płac w K.R. Audyt Sp. z o.o. sp. kom.