Wskazana ulga wynika z § 2 pkt 26 rozporządzenia MPiPS z 18 grudnia 2998 w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.; dalej rozporządzenie składkowe).

Najczęściej na tej podstawie udostępniamy zatrudnionemu nabyte przez nas bilety w naturze na autobus czy kolej, których używa właśnie w celu przybycia lub powrotu z pracy.

Czasami wypłacamy mu uprzednie dofinansowanie na  zakup takiego biletu albo też refundujemy mu koszt biletu, jaki sam wcześniej poniósł, rzadziej jakieś ryczałtowe kwoty z tej racji ustalone według wprawdzie cennych, ale rozsądnych kryteriów.

Nie tylko świadczenie w naturze z ulgą

Przez lata ZUS trzymał się rygorystycznie interpretacji, że wolne od składek na podstawie § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia składkowego są wyłącznie nieodpłatne świadczenia rzeczowe, czyli przekazany pracownikowi bilet na autobus/pociąg, w naturze.

Odmawiał prawa do zwolnienia ubezpieczeniowego dla wypłacanych z tego tytułu przez zakład finansowych dopłat, np. zwrotów kosztów biletów nabytych przez podwładnego.

I choć kwestia wzbudzała kontrowersje, kontrolerzy ZUS nakazywali od materialnych świadczeń z tej racji odprowadzać składki w pełnym wymiarze.

Restrykcyjne stanowisko ubezpieczalni w tej kwestii podważył Sąd Najwyższy w orzeczeniach z 3 kwietnia 2008 (II UK 127/07; OSNP 2009/13-14/181) i 2 grudnia 2009 (I UK 201/09; niepublikowany), gdzie wprost potwierdził zwolnienie ze składek:

- refundacji cen biletów kupionych przez pracowników,

- ryczałtowych kwot uiszczanych w celu oddania zatrudnionym kosztów przejazdu do/z pracy, o ile są związane z pracą, mają wymiar rekompensaty, a nie jedynie ukrytej podwyżki.

Fiskus bierze wszystko

Przekazywane podwładnym bilety na autobus czy kolej w celu dotarcia do pracy bądź pieniężne ekwiwalenty z tego tytułu pozostają jednak obciążone podatkiem dochodowym od  osób fizycznych.

Zaliczek nie pobieramy wyłącznie od zwrotu kosztów dojazdu do zakładu, jeśli obowiązek ich ponoszenia przez zakład wynika wprost z innych ustaw (art. 21 ust. 1 pkt 112 ustawy z 26 lipca 1991 o podatku dochodowym od osób fizycznych; tekst jedn. DzU z 2010 r. nr 51, poz. 307 ze zm.; dalej ustawa o PIT).

Obligatoryjne refundacje wskazanych wydatków przysługują m.in.

- sędziemu, który za zgodą prezesa odpowiedniego sądu mieszka w innej miejscowości niż ta, gdzie mieści się siedziba sądu (art. 95 ust. 3 ustawy z 27 lipca 2001 Prawo o ustroju sądów powszechnych; DzU nr 98, poz. 1070 ze zm.),

- prokuratorowi, który za zgodą przełożonego prokuratora mieszka w innej miejscowości niż będąca siedzibą jednostki organizacyjnej prokuratury, gdzie pełni służbę (art. 56 ustawy z 20 czerwca 1985 o prokuraturze; tekst jedn. DzU z 2008 r. nr 7, poz. 39 ze zm. oraz indywidualna interpretacja dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 3 sierpnia 2008, IPPB1/415-412/09-3/EC),

- pracownikowi podmiotu leczniczego, osobie wykonującej zawód medyczny lub innej skierowanej do pracy przy  zwalczaniu epidemii (art. 47 ust. 11 ustawy z 5 grudnia 2008 o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi; DzU nr 234, poz. 1570 ze zm.).

Uwaga!

Tylko pracownikowi skierowanemu do pracy przy  zwalczaniu epidemii należy się  zwrot kosztów dojazdu do  pracy sfinansowany z budżetu państwa na podstawie ustawy o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi.

Korzysta on oczywiście z preferencji określonej w art. 21 ust. 1 pkt 112 ustawy o PIT. Pozostałe ustawy gwarantują analogiczne dofinansowania przedstawicielom służb mundurowych bądź osobom zatrudnionym inaczej niż w ramach stosunku pracy.

Wychodzi na to, że wypłacane osobom zatrudnionym w prywatnych zakładach świadczenia o takim charakterze są w pełni opodatkowane. Nie wynikają bowiem z ustaw, lecz z regulacji wewnętrznych.

Bilety na dojazd do pracy i zamienne ekwiwalenty

Rodzaj świadczenia

Składki

Podatek dochodowy

bilet dawany lub zwracany pracownikowi

Generalnie oskładkowane. Wolne od składek wyłącznie po spełnieniu warunków:

– przysługuje na podstawie układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub przepisów płacowych,

– ma formę korzyści polegającej na korzystaniu z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji.

opodatkowany

uprzednie dofinansowanie kosztów biletu

opodatkowane

refundacja kosztów biletów kupionych przez pracownika

Generalnie opodatkowana. Wolne od podatku są tylko zwroty kosztów dojazdu do pracy, gdy obowiązek ich ponoszenia przez zakład wprost przewiduje ustawa.

Ze środków socjalnych

W pojedynczych sytuacjach jest dopuszczalne sfinansowanie zatrudnionemu kosztów dojazdu do pracy ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Pomoc taką dla niezamożnych pracowników musi przewidywać regulamin zfśs, wyłącznie na podstawie kryteriów socjalnych (sytuacja materialna, rodzinna i bytowa uprawnionego).

Musimy też pamiętać, że w grę wchodzi wsparcie krótkotrwałe, np. finansowanie dojazdu do  pracy podwładnemu, którego dom uległ zniszczeniu wskutek powodzi. W takim wypadku bilety na dojazd do pracy czy zamienne refundacje ufundowane z tego źródła są wolne od składek bez limitu, ale w całości opodatkowane (§ 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia składkowego, art. 12 ustawy o PIT).

Istnieje również możliwość sporadycznego ufundowania podwładnemu kosztów przejazdu do pracy z innego funduszu socjalno-bytowego.

W takim wypadku równowartość świadczenia jest wolna od składek do kwoty ustawowego odpisu podstawowego rocznie na jednego pracownika, pod warunkiem że:

- fundusz socjalno-bytowy powstał na podstawie układu zbiorowego pracy,

- utworzył go pracodawca nieprowadzący zfśs,

- regulamin bądź układ zbiorowy funduszu przewiduje możliwość udzielenia takiego wsparcia.

Jednak od uiszczanych ze wskazanego źródła dopłat dojazdowych do pracy potrącamy podatek dochodowy (§ 2 ust. 1 pkt 20 rozporządzenia składkowego, art. 12 ustawy o PIT).

Trzeba przyznać, że firmy rzadko przeznaczają środki socjalne na pokrycie kosztów przybycia zatrudnionych do i z pracy.

Wyłącznie na potrzeby zakładu

Często podwładnemu, który musi załatwić poza zakładem służbową sprawę, dajemy bilet na komunikację miejską (sieciowy czy na okaziciela). W takim wypadku w ogóle nie można mówić o powstaniu przychodu, ponieważ zatrudniony nie odniósł żadnej wymiernej korzyści.

Wykonywał przecież swoje zadania, a dostarczenie środków i narzędzi (w tym biletów do przemieszczania się autobusem na potrzeby służbowe) niezbędnych w  tym celu leży w gestii pracodawcy. Potwierdził to dyrektor IS w  Warszawie w indywidualnej interpretacji z 28 marca 2011 (IPPB4/415-11/11-4/JS).

Przykład

Układ zbiorowy pracy obowiązujący w spółce produkującej samochody gwarantuje robotnikom kończącym pracę między 22 a 6 rano bilet na przejazd do domu pociągiem lub nocnym autobusem (jeden bilet za nocną pracę) bądź stosowaną refundację. Pozostałym pracownikom działu produkcji firma wydaje bilety na podstawie postanowień umów o pracę w ilości 10 biletów miesięcznie.

Pan Jurek jest etatowym robotnikiem spółki zatrudnionym na zmiany. Do miejsca pracy dojeżdża podmiejską kolejką; cena biletu w jedną stronę wynosi 7,50 zł. W lipcu 2011 otrzymał od pracodawcy 8 biletów za nocną pracę zgodnie z układem zbiorowym oraz 10 biletów wynikających z angażu.

Ponadto uzyskał 2987 zł wynagrodzenia za pracę i świadczenie z zfśs o wartości 420 zł. Wartość biletów przysługujących mu na podstawie układu zbiorowego jest wolna od składek, ale za to w całości opodatkowana (§ 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia składkowego). Bilety należne według umowy o pracę podlegają ubezpieczeniom społecznym i opodatkowaniu. Świadczenie z zfśs jest w pełni zwolnione od składek, a z podatku do kwoty 380 zł rocznie na jednego pracownika.

Zakładamy, że pracownikowi przysługują podstawowe koszty uzyskania przychodu (111,25 zł miesięcznie) oraz złożył PIT-2 uprawniający zakład do pomniejszania jego zaliczek o kwotę 46,33 zł miesięcznie. Rozliczenie na liście płac wymienionych przychodów powinno wyglądać tak:

Przychód ogółem (wynagrodzenie brutto) 2987 zł wynagrodzenia + 60 zł wartości biletów układowych + 75 zł wartości biletów umownych + 420 zł świadczenia z zfśs = 3542 zł brutto

Składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika

podstawa wymiaru 2987 zł + 75 zł = 3062 zł

emerytalna 3062 zł x 9,76 proc. = 298,85 zł

rentowe 3062 zł x 1,5 proc. = 45,93 zł

chorobowa 3062 zł x 2,45 proc. = 75,02 zł

razem 419,80 zł

Składka na ubezpieczenie zdrowotne

podstawa wymiaru (3062 zł – 419,80 zł) = 2642,20 zł

pełna składka 2642,20 zł x 9 proc. = 237,80 zł

odliczana z podatku 2642,20 zł x 7,75 proc. = 204,77 zł

Koszty uzyskania przychodu 111,25 zł

Podatek dochodowy podstawa opodatkowania (2987 zł + 60 zł + 75 zł + 40 zł) – (419,80 zł + 111,25 zł) = 2630,95 zł, po zaokrągleniu 2631 zł

pełny podatek (2631 zł x 18 proc.) – 46,33 zł = 427,25 zł

do urzędu skarbowego 427,25 zł – 204,77 zł = 222,48 zł,

po zaokrągleniu 222 zł

Do wypłaty (2987 zł + 420 zł) – (419,80 zł + 237,80 zł + 222 zł) = 2527,40 zł

Czytaj również:

Zobacz serwis:

Podatek dochodowy » Dochody pracownika i zleceniobiorcy » Świadczenia dla pracowników