Na firmowym obiedzie pożywi się i fiskus, i pracownik

Pracodawcy muszą w konkretnych sytuacjach zapewnić tzw. profilaktyczne posiłki. Mają taki obowiązek, gdy pracownicy i zleceniobiorcy wykonują zadania w warunkach szczególnie uciążliwych.

Firmy często też oferują załodze bezpłatne obiady w zakładowych bufetach albo przekazują talony na posiłki w zewnętrznych jadłodajniach. Takie świadczenia dla obdarowanych pracowników i zleceniobiorców korzystają z różnych zwolnień ubezpieczeniowych i podatkowych.

Dużo zależy od źródła ich sfinansowania (środki obrotowe zakładu, fundusz socjalny) czy  formy przyznanego profitu (w naturze, pieniądz czy talon). Przedstawiamy, jak te kwestie wyglądają w praktyce. Zaczniemy od obowiązkowych posiłków i napojów.

Gorące danie być musi

Mamy obowiązek zapewnić nieodpłatnie gorące danie dziennie każdemu pracującemu w warunkach szczególnie uciążliwych, czyli przy pracach:

- związanych z wysiłkiem fizycznym powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek organizmu powyżej:

– 2000 kcal (8375 kJ) u mężczyzn i 1100 kcal (4605 kJ) u kobiet bez względu na miejsce ich świadczenia,

– 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet i wykonywanych w pomieszczeniach zamkniętych z utrzymującą się stale ze względów technologicznych temperaturą poniżej 10° C lub o wskaźniku obciążenia termicznego (WGBT) powyżej 25° C bądź na otwartej przestrzeni w okresie zimowym (od 1 listopada do 31 marca),

-  pod ziemią,

-  przy usuwaniu skutków klęsk żywiołowych lub innych zdarzeń losowych.

Wynika tak z § 3 rozporządzenia Rady Ministrów z 28 maja 1996 w sprawie profilaktycznych posiłków lub napojów (DzU nr 60, poz. 279, dalej rozporządzenie o profilaktycznych posiłkach i napojach).

Obowiązki zakładu

Stanowiska uprawniające do wskazanego pożywienia oraz zasady jego wydawania określamy w porozumieniu z zakładową organizacją związkową, a gdy taka u nas działa, po zasięgnięciu opinii przedstawicieli pracowników (wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego w Białymstoku z 10 kwietnia 2001, SA/Bk 178/01).

Posiłek profilaktyczny ma zawierać ok. 50 – 55 proc. węglowodanów, 30 – 35 proc. tłuszczów, 15 proc. białek i mieć wartość kaloryczną w granicach 1000 kcal.

Powinniśmy je udostępniać podwładnym właściwie w formie dania o sprecyzowanych właściwościach w miejscu pracy w czasie regulaminowych przerw, po trzech – czterech godzinach pracy, zadbawszy o odpowiednie warunki higienicznosanitarne ich spożywania.

Przykład 1

Pracownicy zatrudnieni przy pracach szczególnie uciążliwych, według wykazu takich prac obowiązującego w spółce, nie zawsze świadczą tego typu czynności, np. robotnicy ds. obsługi imprez masowych nie każdego dnia pracują w upałach. Czy jeśli stanowisko pracy figuruje w tym wykazie, to znaczy, że osobie je zajmującej trzeba codziennie oferować profilaktyczny posiłek? Nie.

Po pierwsze: takie danie mamy obowiązek zapewnić zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych. Formalne umieszczenie danego stanowiska w wykazie takich prac nie potwierdza, że osoba ta zawsze pracuje w warunkach szczególnie uciążliwych.

Po drugie: posiłek ten wydajemy podwładnemu wyłącznie w dniach wykonywania prac to uzasadniających, co wprost wynika z § 6 ust. 1 rozporządzenia o profilaktycznych posiłkach i napojach.

Dopiero niemożliwość wydawania profilaktycznych posiłków ze względu na charakter pracy bądź problemy organizacyjne pozwala nam na zastosowanie innej rekompensaty. Wolno wówczas zagwarantować zatrudnionym korzystanie z gorącego jedzenia w czasie pracy:

-  w punktach gastronomicznych (stołówce, restauracji),

-  z samodzielnie przyrządzanego posiłku przez pracownika we własnym zakresie z otrzymanych produktów.

W żadnym jednak wypadku nie możemy sprezentować podwładnemu finansowego ekwiwalentu z tego tytułu (§ 8 rozporządzenia o profilaktycznych posiłkach i napojach).

Przykład 2

Firma przeprowadza remont zakładowego bufetu, przez co nie może bezpośrednio udostępniać pracownikom profilaktycznych posiłków.

Na czas renowacji zapewnia im więc poszczególne produkty, z których przyrządzają ciepłą strawę. Produkty te kupują podwładni za pieniądze firmy. Czy taka opcja jest prawidłowa i zatrudnieni nie tracą z tego powodu jakichś przywilejów?

Taka metoda wydawania profilaktycznych posiłków jest dopuszczalna. Pracownicy nie otrzymują bowiem materialnego ekwiwalentu, za który sami kupują posiłek.

Zachowują zatem prawo do zwolnień ubezpieczeniowego i podatkowego obejmującego wartość takiego świadczenia. Potwierdza to indywidualna interpretacja dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 20 sierpnia 2009 (IBPBII/1/415-497/09/AŻ).

Kiedy bez danin za pracownika…

Od wartości prawidłowo udostępnionego zatrudnionemu profilaktycznego posiłku nie odprowadzamy składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, bez względu na jego koszt (§ 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, DzU nr 161, poz. 1106 ze zm., dalej rozporządzenie składkowe).

W świetle tego przepisu wolna od składek jest wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów bhp oraz ekwiwalenty za te świadczenia wypłacane zgodnie z przepisami wydanymi przez Radę Ministrów lub właściwego ministra.

Dotyczy to również bonów, talonów, kuponów albo innych znaków uprawniających do napojów bezalkoholowych, posiłków oraz artykułów spożywczych, gdy pracodawca – mimo ciążącego na nim obowiązku – nie jest w stanie sam wydać pracownikowi posiłku.

Z kolei zwolnienie podatkowe obejmuje:

- świadczenia rzeczowe i zamienne ekwiwalentu przysługujące na podstawie przepisów bhp, jeśli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub aktów wykonawczych,

- wartość otrzymanych przez pracownika bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do napojów bezalkoholowych, posiłków lub artykułów spożywczych, gdy zakład – mimo obciążającego go obowiązku wynikającego z przepisów bhp – nie ma możliwości wydania podwładnym tych towarów w naturze.