Pracodawcy muszą w konkretnych sytuacjach zapewnić tzw. profilaktyczne posiłki. Mają taki obowiązek, gdy pracownicy i zleceniobiorcy wykonują zadania w warunkach szczególnie uciążliwych.
Firmy często też oferują załodze bezpłatne obiady w zakładowych bufetach albo przekazują talony na posiłki w zewnętrznych jadłodajniach. Takie świadczenia dla obdarowanych pracowników i zleceniobiorców korzystają z różnych zwolnień ubezpieczeniowych i podatkowych.
Dużo zależy od źródła ich sfinansowania (środki obrotowe zakładu, fundusz socjalny) czy formy przyznanego profitu (w naturze, pieniądz czy talon). Przedstawiamy, jak te kwestie wyglądają w praktyce. Zaczniemy od obowiązkowych posiłków i napojów.
Gorące danie być musi
Mamy obowiązek zapewnić nieodpłatnie gorące danie dziennie każdemu pracującemu w warunkach szczególnie uciążliwych, czyli przy pracach:
- związanych z wysiłkiem fizycznym powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek organizmu powyżej:
– 2000 kcal (8375 kJ) u mężczyzn i 1100 kcal (4605 kJ) u kobiet bez względu na miejsce ich świadczenia,
– 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet i wykonywanych w pomieszczeniach zamkniętych z utrzymującą się stale ze względów technologicznych temperaturą poniżej 10° C lub o wskaźniku obciążenia termicznego (WGBT) powyżej 25° C bądź na otwartej przestrzeni w okresie zimowym (od 1 listopada do 31 marca),
- pod ziemią,
- przy usuwaniu skutków klęsk żywiołowych lub innych zdarzeń losowych.
Wynika tak z § 3 rozporządzenia Rady Ministrów z 28 maja 1996 w sprawie profilaktycznych posiłków lub napojów (DzU nr 60, poz. 279, dalej rozporządzenie o profilaktycznych posiłkach i napojach).
Obowiązki zakładu
Stanowiska uprawniające do wskazanego pożywienia oraz zasady jego wydawania określamy w porozumieniu z zakładową organizacją związkową, a gdy taka u nas działa, po zasięgnięciu opinii przedstawicieli pracowników (wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego w Białymstoku z 10 kwietnia 2001, SA/Bk 178/01).
Posiłek profilaktyczny ma zawierać ok. 50 – 55 proc. węglowodanów, 30 – 35 proc. tłuszczów, 15 proc. białek i mieć wartość kaloryczną w granicach 1000 kcal.
Powinniśmy je udostępniać podwładnym właściwie w formie dania o sprecyzowanych właściwościach w miejscu pracy w czasie regulaminowych przerw, po trzech – czterech godzinach pracy, zadbawszy o odpowiednie warunki higienicznosanitarne ich spożywania.
Przykład 1
Pracownicy zatrudnieni przy pracach szczególnie uciążliwych, według wykazu takich prac obowiązującego w spółce, nie zawsze świadczą tego typu czynności, np. robotnicy ds. obsługi imprez masowych nie każdego dnia pracują w upałach. Czy jeśli stanowisko pracy figuruje w tym wykazie, to znaczy, że osobie je zajmującej trzeba codziennie oferować profilaktyczny posiłek? Nie.
Po pierwsze: takie danie mamy obowiązek zapewnić zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych. Formalne umieszczenie danego stanowiska w wykazie takich prac nie potwierdza, że osoba ta zawsze pracuje w warunkach szczególnie uciążliwych.
Po drugie: posiłek ten wydajemy podwładnemu wyłącznie w dniach wykonywania prac to uzasadniających, co wprost wynika z § 6 ust. 1 rozporządzenia o profilaktycznych posiłkach i napojach.
Dopiero niemożliwość wydawania profilaktycznych posiłków ze względu na charakter pracy bądź problemy organizacyjne pozwala nam na zastosowanie innej rekompensaty. Wolno wówczas zagwarantować zatrudnionym korzystanie z gorącego jedzenia w czasie pracy:
- w punktach gastronomicznych (stołówce, restauracji),
- z samodzielnie przyrządzanego posiłku przez pracownika we własnym zakresie z otrzymanych produktów.
W żadnym jednak wypadku nie możemy sprezentować podwładnemu finansowego ekwiwalentu z tego tytułu (§ 8 rozporządzenia o profilaktycznych posiłkach i napojach).
Przykład 2
Firma przeprowadza remont zakładowego bufetu, przez co nie może bezpośrednio udostępniać pracownikom profilaktycznych posiłków.
Na czas renowacji zapewnia im więc poszczególne produkty, z których przyrządzają ciepłą strawę. Produkty te kupują podwładni za pieniądze firmy. Czy taka opcja jest prawidłowa i zatrudnieni nie tracą z tego powodu jakichś przywilejów?
Taka metoda wydawania profilaktycznych posiłków jest dopuszczalna. Pracownicy nie otrzymują bowiem materialnego ekwiwalentu, za który sami kupują posiłek.
Zachowują zatem prawo do zwolnień ubezpieczeniowego i podatkowego obejmującego wartość takiego świadczenia. Potwierdza to indywidualna interpretacja dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 20 sierpnia 2009 (IBPBII/1/415-497/09/AŻ).
Kiedy bez danin za pracownika…
Od wartości prawidłowo udostępnionego zatrudnionemu profilaktycznego posiłku nie odprowadzamy składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, bez względu na jego koszt (§ 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, DzU nr 161, poz. 1106 ze zm., dalej rozporządzenie składkowe).
W świetle tego przepisu wolna od składek jest wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów bhp oraz ekwiwalenty za te świadczenia wypłacane zgodnie z przepisami wydanymi przez Radę Ministrów lub właściwego ministra.
Dotyczy to również bonów, talonów, kuponów albo innych znaków uprawniających do napojów bezalkoholowych, posiłków oraz artykułów spożywczych, gdy pracodawca – mimo ciążącego na nim obowiązku – nie jest w stanie sam wydać pracownikowi posiłku.
Z kolei zwolnienie podatkowe obejmuje:
- świadczenia rzeczowe i zamienne ekwiwalentu przysługujące na podstawie przepisów bhp, jeśli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub aktów wykonawczych,
- wartość otrzymanych przez pracownika bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do napojów bezalkoholowych, posiłków lub artykułów spożywczych, gdy zakład – mimo obciążającego go obowiązku wynikającego z przepisów bhp – nie ma możliwości wydania podwładnym tych towarów w naturze.
Tak stanowi art. 21 ust. 1 pkt 11 i 11b ustawy z 26 lipca 1991 o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2010 r. nr 51, poz. 307 ze zm., dalej ustawa o PIT).
Przykład 3
W spółce świetnie prosperuje bufet, który mógłby serwować posiłki profilaktyczne. Mimo to firma przekazuje osobom pracującym w szczególnie uciążliwych warunkach – na ich wniosek – bony, na podstawie których korzystają oni z profilaktycznych posiłków w pobliskiej restauracji. Zainteresowani tłumaczą, że na świeżym powietrzu i po krótkim spacerze lepiej odpoczną.
Jednak równowartość przekazywanych bonów trzeba doliczyć do ich przychodów oraz oskładkować i opodatkować. Nie mamy tu bowiem do czynienia z prawidłowo zapewnionymi posiłkami profilaktycznymi.
Odesłanie podwładnych do punktu gastronomicznego jest dopuszczalne, dopiero gdy szef nie ma możliwości zapewniania takich dań na miejscu w pracy, a nie na życzenie samych zainteresowanych.
Uwaga!
Oznacza to, że nie mamy obowiązku odprowadzania zaliczki na podatek dochodowy od świadczeń z racji profilaktycznych posiłków, pod warunkiem że zapewniamy je:
- jako gorące danie bezpośrednio w miejscu pracy,
- lub gdy nie mamy możliwości samodzielnego przekazania im takich dań:
– udostępniając im produkty, z których sami robią gorący obiad,
– dając/zwracając pracownikom pieniądze za produkty, z których przyrządzają sobie sami ciepłe posiłki (cytowana interpretacja dyrektora IS w Katowicach z 20 sierpnia 2009),
– oferując im bony, talony czy kupony, na podstawie których dostają za darmo profilaktyczne posiłki w punktach gastronomicznych (interpretacja dyrektora IS w Katowicach z 19 maja 2010, ITBB2/415-179/10/IB).
…i za zleceniobiorcę
Mamy obowiązek zapewnić zleceniobiorcom bezpieczne i higieniczne warunki pracy określone w art. 207 § 2 kodeksu pracy. (art. 304 k.p.). Na tej podstawie przyjmuje się, że stosujemy do nich odpowiednio rozporządzenie o profilaktycznych posiłkach i napojach.
Zleceniobiorcom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych wskazanych w § 3 cytowanego rozporządzenia musimy również zagwarantować profilaktyczne posiłki.
Od wartości takiego świadczenia dla zleceniobiorcy nie uiszczamy składek, jeżeli:
- wynika ono z przepisów bhp,
- zostało mu udzielone na takich samych zasadach jak pracownikowi.
Profilaktyczne posiłki przekazane zleceniobiorcom nie podlegają ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnym w tych samych sytuacjach co udostępnione pracownikom. Rekompensata finansowa z tego tytułu wyklucza zatem ulgę.
Inaczej weryfikujemy jednak podatkowy status profilaktycznych posiłków dla zleceniobiorców, którzy wykonują prace w szczególnie uciążliwych warunkach.
Bez wątpienia odprowadzamy zaliczkę od bonów, talonów, kuponów i innych dowodów uprawniających do napojów bezalkoholowych, posiłków lub artykułów spożywczych, gdy zamawiający – mimo obowiązku wynikającego z przepisów bhp – nie ma możliwości wydania tych towarów w naturze.
Zwolnienie z art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o PIT zostało bowiem zarezerwowane wyłącznie dla pracowników. Fiskalne preferencje dotyczą już jednak gorących obiadów sprezentowanych bezpośrednio uprawnionym wykonawcom albo produktów dostarczonych im do samodzielnego przyrządzenia ciepłego dania; nie opłacamy od nich zaliczek. Przywilej z art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT nie jest bowiem zastrzeżony tylko dla podwładnych.
Obciążenia profilaktycznych posiłków
Forma przekazania
Pracownik
Zleceniobiorca
gorące danie w zakładzie
wolne od składek i podatku dochodowego
wolne od składek i podatku dochodowego
produkty do samodzielnego przyrządzenia obiadu przez pracownika/zleceniobiorcę
wolne od składek i podatku dochodowego
wolne od składek i podatku dochodowego
zakup produktów na koszt zakładu do samodzielnego zrobienia obiadu
wolne od składek i podatku dochodowego
wolne od składek i podatku dochodowego
bony, talony, kupony uprawniające do posiłków w punkcie gastronomicznym
wolne od składek i podatku dochodowego
wolne od składek ale opodatkowane
ekwiwalent pieniężny
oskładkowany i opodatkowany
oskładkowany i opodatkowany
Czytaj też artykuły:
Zobacz więcej w serwisie:
»
»
»
Dochody pracownika i zleceniobiorcy
»
»
»
»
»
»
