Zaświadczenie o niezaleganiu ze składkami otwiera drogę do przetargu

Zaświadczenie o tym, że pracodawca nie zalega w opłacaniu składek, podobnie jak o tym, że nie ma zaległości z podatkami, jest wymagane przy staraniu się o kredyt czy udział w zamówieniach publicznych. To także ważna informacja dla kontrahentów, że firma ma stabilną sytuację finansową i wywiąże się z zobowiązań.

Zaświadczenie stanowi urzędowe potwierdzenie faktów lub stanu prawnego. To o składkach poświadcza brak zaległości, a wydaje je ZUS na żądanie zainteresowanej osoby.

Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych nie reguluje wydawania takich dokumentów. W tym zakresie stosuje się art. 217 – 220 kodeksu postępowania administracyjnego o wydawaniu zaświadczeń w związku z art. 123 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej ustawa o sus).

Zgodnie z art. 217 k.p.a. ZUS wydaje zaświadczenie na wniosek osoby ubiegającej się o nie, jeżeli:

- przepis wymaga urzędowego potwierdzenia określonych faktów lub stanu prawnego,

- ubiegający się o zaświadczenie ma interes prawny w urzędowym potwierdzeniu określonych faktów lub stanu prawnego.

Oznacza to, że zaświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu składek nie może być wydane z urzędu. Natomiast aplikujący powinien powołać się na jedną z tych okoliczności. Wskazuje przykładowo, że uczestniczy w przetargu lub stara się o kredyt bankowy i zaświadczenie jest potrzebne, aby przedłożyć je w innych urzędach. Cel wydania potwierdzenia jest wówczas ujawniany w jego treści.

O takie zaświadczenie mogą ubiegać się nie tylko płatnicy składek, ale także inni. Chodzi o tych, którzy nie będąc płatnikami ponoszą odpowiedzialność za zaległe ich zobowiązania. Są to osoby trzecie, w stosunku do których ZUS wydał decyzję o odpowiedzialności za zaległe zobowiązania płatnika składek.

Wniosek o wydanie zaświadczenia można złożyć też przez Internet, wykorzystując uruchomiony przez ZUS elektroniczny urząd podawczy. Jest on dostępny pod adresem http://eup.zus.pl/. Aby jednak korzystać z tej formy, płatnik musi mieć bezpieczny podpis elektroniczny.

Już na etapie składania wniosku ustal, kto będzie odbierał zaświadczenie, i od razu w nim zamieść klauzulę upoważniającą konkretną osobę do jego odbioru. Ten, kto odbiera zaświadczenie zamiast płatnika, powinien mieć przez niego wystawione upoważnienie do odbioru dokumentu.

Wolno także domagać się przesłania dokumentu pocztą pod wskazany adres. Składając pisemny wniosek o wydanie zaświadczenia, należy to zrobić we właściwym oddziale ZUS lub przesłać listem poleconym na jego adres.

ZUS wystawia zaświadczenie bez zbędnej zwłoki, ale nie później niż w ciągu siedmiu dni od złożenia wniosku o jego wydanie. Jeżeli musi coś wyjaśnić, np. wobec płatnika prowadzone było postępowanie egzekucyjne lub gdy dokonane wpłaty nie zostały z różnych przyczyn zidentyfikowane w systemie rozliczeniowym KSI ZUS, termin wydania potwierdzenia wydłuża się.

Aby zminimalizować nieprawidłowości związane z wydawaniem zaświadczeń, w szczególności aby zapobiec ich podrobieniu, ZUS sporządza je na centralnie drukowanym blankiecie. Jako druk ścisłego zarachowania ma odpowiednie zabezpieczenia. Dokument oznaczany jest dwuliterowym numerem serii i siedmiocyfrowym kolejnym numerem. Płatnik otrzymuje więc pismo z indywidualnym 18-znakowym numerem. Powinno ono mieć pieczątkę wydającego oddziału ZUS i imienną pieczątkę służbową oraz być podpisane przez upoważnioną osobę.

Ustawa o sus ani kodeks postępowania administracyjnego nie określają, do kiedy ważne jest zaświadczenie o tym, że płatnik nie zalega w opłacaniu składek. Potwierdza ono bowiem określone fakty lub stan prawny aktualny w dacie wystawienia dokumentu. Dlatego okres, przez jaki zaświadczenie może funkcjonować w obrocie, jest różny i zależy od daty, kiedy nastąpią okoliczności powodujące zmianę stanu faktycznego, na podstawie którego wydano dokument. W praktyce przyjmuje się, że zachowuje on aktualność do terminu najbliższej płatności zobowiązań.

Płatnik opłaca składki 15 dnia każdego miesiąca. Ma zaświadczenie z 5 listopada 2007 r. Zachowuje ono moc do 15 listopada 2007 r. Z tą datą bowiem upływa kolejny termin płatności. Jego niedotrzymanie spowoduje powstanie zaległości, a co za tym idzie – zaświadczenie nie potwierdzi już aktualnego stanu rozliczeń z ZUS.

Dokument o niezaleganiu otrzyma także płatnik składek mający zobowiązania, które spłaca na podstawie umowy z ZUS w układzie ratalnym. Jej zawarcie powoduje, że zobowiązania te tracą charakter zaległości i mają wyznaczone w załączonym do umowy harmonogramie nowe terminy płatności. Ustalając z ZUS listę spłaty zobowiązań, warto także uwzględnić okres ważności zaświadczenia.

Płatnik opłaca składki do 15 każdego miesiąca. Ma spłaty ratalne, płatne do 20 każdego miesiąca. 25 października dostał zaświadczenie o niezaleganiu. Wydany w tym stanie faktycznym dokument zachowa ważność do 15 listopada. Tego dnia przypada termin płatności bieżących składek. Gdyby natomiast dostał zaświadczenie 17 października, jego ważność skończyłaby się 20 października, bo tego dnia przypada termin płatności raty zobowiązania.

ZUS odmówi wydania zaświadczenia, gdy m.in.

- osoba ubiegająca się o zaświadczenie nie ma interesu prawnego,

- nie można wystawić zaświadczenia o określonej we wniosku treści z powodu zakresu informacji zawartych w posiadanych danych i dokumentach, np. płatnik ma zaległe składki, które nie są objęte żadną ulgą,

- nie ma danych, których potwierdzenia domaga się osoba ubiegająca się o dokument.

Zgodnie z art. 220 k.p.a. odmowa wydania zaświadczenia bądź zaświadczenia o treści żądanej przez osobę ubiegającą się o nie następuje w drodze postanowienia, na które służy zażalenie.

Jednak na podstawie art. 83b ust. 1 ustawy o sus, jeżeli przepisy k.p.a. przewidują wystawienie postanowienia kończącego postępowanie w sprawie, ZUS wydaje w tych wypadkach decyzję. Niewątpliwie odmowa wydania zaświadczenia, jak i zaświadczenia o żądanej treści to postanowienia kończące postępowanie w sprawie. Dlatego ZUS wydaje w tej sprawie decyzję, od której przysługuje odwołanie do sądu na zasadach określonych w art. 83 ust. 2 ustawy o sus.

Przepisy nie określają formy i treści wniosku o wydanie zaświadczenia o tym, że płatnik nie zalega ze składkami. Można więc go złożyć na piśmie lub ustnie do protokołu. Z reguły jednak wniosek ma formę pisemną, a powinien zawierać:

- imię i nazwisko lub nazwę płatnika,

- adres,

- dane identyfikacyjne, które zostały podane w zgłoszeniu płatnika składek (NIP, REGON, PESEL lub seria i nr dowodu osobistego),