Jedne dokumenty przechowujemy pięć lat, a inne – dwa razy dłużej

Zasadniczo dokumenty ubezpieczeniowe przechowujemy tak długo, ile trwa okres przedawnienia. Ma to bardzo istotne znaczenie, gdyż do momentu przedawnienia stanowią one ewentualny dowód w sporze z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Podkreślam, że firmy mają obowiązek okresowego gromadzenia formularzy składanych zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej. Wysyłające je przez Internet nie mają co liczyć na ulgowe traktowanie. One także muszą magazynować ich wersje papierowe z podpisami płatnika lub osoby działającej w jego imieniu oraz ubezpieczonego. Ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. DzU z 2007 nr 137, poz. 74 ze zm.; dalej ustawa) wskazuje różne okresy przechowywania dokumentów ubezpieczeniowych w zależności od ich rodzaju. Biorąc to pod uwagę, dzielimy je na:

? zgłoszeniowe,

? rozliczeniowe,

? płatnicze.

Zgodnie z art. 36 ust. 8 ustawy elektroniczne zgłoszenia do ZUS do ubezpieczeń społecznych z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej przechowujemy przez pięć lat. Gromadzimy je, oczywiście, w formie papierowej, podpisane przez ubezpieczonego oraz przez płatnika bądź osobę działającą w jego imieniu. Nie ulega wątpliwości, że przepis ten dotyczy jedynie druków przekazywanych w formie elektronicznej. Brakuje natomiast wyraźnej regulacji nakazującej trzymanie dokumentów zgłoszeniowych przekazywanych wyłącznie w formie papierowej. Należy je jednak przechowywać – choćby w interesie płatnika – takk samo jak elektroniczne, czyli przez pięć lat.

Zakłady są również zobowiązane trzymać kopie przekazywanych do ZUS deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących przez dziesięć lat od daty ich przesłania. Wynika tak z art. 47 ust. 3c ustawy. Dotyczy to zarówno formularzy przekazywanych elektronicznie, jak i na papierze. Owe dziesięć lat biegnie przy tym nie od terminu, do kiedy należało dokumenty złożyć, lecz od chwili ich faktycznego przesłania do ZUS. Jeżeli płatnik dokona korekty danych zawartych w deklaracji czy imiennych raportach po trzech latach od daty ich złożenia, okres przedawnienia liczymy od daty ich przesłania.

Istotnym środkiem dowodowym w ewentualnym postępowaniu sądowym są dokumenty płatnicze, potwierdzające uiszczenie składek. Ustawa nie określa jednak okresu ich przechowywania. Takie same uregulowania są w ordynacji podatkowej, wprowadzającej obowiązek przechowywania dokumentów związanych z poborem lub inkasem podatków do upływu przedawnienia zobowiązania. Nie jest jasne, dlaczego ustawa ma taką lukę. Pośrednio regulacje takie wynikają z przepisów prawa podatkowego, gdyż składki zaliczamy do kosztów uzyskania przychodu z chwilą ich opłacenia. Dokumenty płatnicze magazynujemy zatem do czasu przedawnienia zobowiązań podatkowych. Inny termin obowiązuje banki, które dokumenty płatnicze składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych przechowują przez pięć lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego wpłata dotyczyła. Stanowi tak § 32 pkt 2 rozporządzenia ministra finansów z 10 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości banków (DzU nr 149, poz. 1673 ze zm.).

W interesie płatnika leży jednak trzymanie dokumentów płatniczych tak samo długo, jak rozliczeniowych, czyli przez dziesięć lat. Przewidziane dla dokumentów rozliczeniowych dziesięcioletnie przedawnienie jest zbyt krótkie i nie chroni dostatecznie płatnika. Ustawa przewiduje bowiem przerwanie czy zawieszenie biegu terminu przedawnienia. Zobowiązania z tytułu składek mogą więc ulec przedawnieniu dopiero po 20 latach. Dlatego też – wbrew terminom z ustawy – należy przechowywać dokumenty do czasu przedawnienia zobowiązań, których one dotyczą.

Jednak trzymanie dokumentów ubezpieczeniowych nawet do czasu przedawnienia zobowiązań może się okazać niewystarczające. Zgodnie bowiem z art. 125a ust. 5 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (DzU nr 39, poz. 353 ze zm.) ZUS może zażądać od osoby opłacającej składki na własne ubezpieczenia przedłożenia dowodów potwierdzających opłacenie składek oraz dokumentów stanowiących podstawę ich naliczenia. Dotyczy to dokumentacji za okresy przypadające po 31 grudnia 1998 r. Dlatego też osoby opłacające składki na własne ubezpieczenia powinny przechowywać dokumentację (płatniczą i ubezpieczeniową) do czasu ustalenia im przez ZUS prawa do emerytury lub renty.

Tak różne okresy przechowywania dokumentów ubezpieczeniowych komplikują prowadzenie działalności gospodarczej. Zwłaszcza że reguluje je kilka ustaw. Należy je ujednolicić, wiążąc z terminem przedawnienia.