Informatyka coraz śmielej wchodzi do polskiego prawa. Obejmuje to nie tylko relacje między przedsiębiorcami, lecz także załatwianie spraw administracyjnych. O e-projektach w polskich urzędach pisaliśmy m.in. w "Rz" z 28 lutego ("Mają być sposoby na nadrobienie opóźnień"). Dziś zajmiemy się tym, w jakim zakresie przedsiębiorca może już prowadzić firmę bez odchodzenia od komputera.

Nowinki internetowe wchodzą do szeroko pojętego postępowania administracyjnego. Przepisy od dawna już pozwalają na wnoszenie podań e-mailem. Dotyczy to dokumentów adresowanych do organów administracji publicznej (art. 63 kodeksu postępowania administracyjnego). Wydaje się, że wystarczy wysłać pismo na adres poczty elektronicznej ujawniony na stronie internetowej danego urzędu w charakterze ogólnego adresu kontaktowego.

Przedsiębiorca wysyła wniosek o wydanie decyzji na służbowy adres poczty elektronicznej pracownika jednego z departamentów. Uczynił tak, mimo że pracownik ten nie został ujawniony na stronie internetowej ministerstwa jako osoba właściwa ani nawet nie ma w zakresie swoich obowiązków zajmowanie się takimi sprawami. E-mail taki trudno więc uznać za wniesienie podania w rozumieniu kodeksu postępowania administracyjnego.

Ostatnio do elektronicznych udogodnień doszło jeszcze jedno. Ustawodawca dopuścił wnoszenie podań za pomocą interaktywnych formularzy umieszczonych na stronie internetowej właściwego organu administracji publicznej. Jest jednak istotny warunek: podanie trafiające do organu musi być opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu (art. 63 § 3a k.p.a.). Jeśli przepisy wymagają składania podań na urzędowych formularzach, to dokument elektroniczny musi zawierać odpowiednie dane i zachowywać układ takiego formularza. Oczywiście przepisy kodeksu postępowania administracyjnego znajdą zastosowanie tylko tam, gdzie konkretny urząd zamieścił na swojej stronie internetowej interaktywny formularz. Wówczas wysłanie pisma w takiej formie pozwoli nadawcy dochować terminu tak, jak gdyby wysłał je na poczcie lub osobiście złożył w biurze podawczym urzędu (art. 57 § 5 k.p.a.).

Samo to, że przedsiębiorca wysłał jakieś pismo albo nawet stale komunikuje się z urzędem za pomocą elektroniki, nie oznacza bynajmniej, iż i urząd będzie z tej drogi korzystał. Do tego potrzeba jeszcze małej dodatkowej formalności. Przedsiębiorca musi zażądać od urzędu doręczania pism w tej formie bądź wyrazić na to zgodę.

Z Internetu można też już korzystać w postępowaniu podatkowym. Urząd skarbowy może np. wezwać podatnika e-mailem. Musi jednak wymagać tego stan sprawy albo ważny interes podatnika (art. 160 ordynacji podatkowej). Pamiętać należy, że wezwanie takie powoduje skutki prawne tylko wtedy, gdy nie ma wątpliwości, że dotarło do adresata we właściwej treści i w odpowiednim terminie. Pisaliśmy o tym w DOBREJ FIRMIE z 9 lipca ("Urząd może wezwać podatnika pisemnie, telefonicznie albo e-mailem").

Od niedawna istnieje też możliwość składania za pomocą Internetu niektórych deklaracji podatkowych. O tym, które to deklaracje, można przeczytać w specjalnym rozporządzeniu ministra finansów (DzU z 2006 r. nr 146, poz. 1060). Podatnik lub płatnik zamierzający składać deklaracje w formie elektronicznej musi spełnić dwa warunki. Po pierwsze, zawiadomić o swoim zamiarze naczelnika urzędu skarbowego właściwego w sprawie ewidencji podatników i płatników. Po drugie, wskazać osobę lub osoby upoważnione do składania deklaracji w tej formie i podpisywania deklaracji podpisem elektronicznym (art. 3c ordynacji podatkowej).

Stronę internetową przeznaczoną do składania deklaracji elektronicznych przedsiębiorcy znajdą pod adresem https://e-poltax.mf.gov.pl.

Jak można wyczytać w instrukcji dla logujących się w portalu pierwszy raz, procedura rejestracji umożliwiającej składanie elektronicznych dokumentów podatkowych przewiduje kilka następujących po sobie etapów.

Przedsiębiorca składa naczelnikowi urzędu skarbowego właściwego w sprawie ewidencji podatników i płatników zawiadomienie na formularzu ZAW-E1. Wskazuje w nim osobę upoważnioną do składania deklaracji w formie elektronicznej. Zawiadomienie to jest rejestrowane w systemie informatycznym urzędu skarbowego, a informacja o tej czynności jest wysyłana na adres poczty elektronicznej osoby upoważnionej (adres e-mail powinien zostać podany przez podatnika we wspomnianym zawiadomieniu).

Osoba upoważniona wypełnia elektronicznie dostępne w portalu zgłoszenie ZAW-E2 i podpisuje je swoim bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym kwalifikowanym certyfikatem.

Urząd wydaje przedsiębiorcy zaświadczenie ZAS-E. Dzięki temu firma uzyskuje dostęp do wszystkich funkcji systemu i może m.in. składać deklaracje w formie elektronicznej.

Przedsiębiorcy mogą już wystawiać w formie elektronicznej faktury VAT. Od prawie dwóch lat obowiązuje rozporządzenie ministra finansów w tej sprawie (DzU z 2005 r. nr 133, poz. 1119). Powinni o tym pamiętać zwłaszcza kontrahenci dużych firm (np. hipermarketów), bo to one coraz częściej wymagają od swoich kontrahentów wdrożenia procedury wystawiania e-faktur. Ich zastosowanie nieco ogranicza obecnie problem związany z korygowaniem błędów w takich dokumentach.

Znawcy tematu nie mogą się na razie zgodzić, czy korekta faktury elektronicznej również musi mieć formę elektroniczną, czy też dopuszczalne jest sporządzenie jej na papierze. Zdaniem ekspertów sporządzenie korekty elektronicznej jest z przyczyn technicznych dosyć trudne. Pisaliśmy o tym więcej w"Rz" z 29 czerwca ("Przez sprzeczne interpretacje e-faktury wciąż mało popularne").

Warunkiem zastosowania faktur w formie elektronicznej jest zgoda odbiorcy. Może to nastąpić bądź to w formie pisemnej, bądź to elektronicznej.

Spore możliwości stwarza firmom strona internetowa generalnego inspektora ochrony danych osobowych (http://www.giodo.gov.pl). Przedsiębiorcy mogą ją wykorzystać do wyszukiwania rejestrów danych osobowych prowadzonych przez inne firmy. Wyszukiwanie możliwe jest według takich m.in. kryteriów, jak nazwa przedsiębiorcy, jego adres, REGON czy nazwa zbioru danych osobowych.

Przez Internet przedsiębiorca może też zarejestrować prowadzone przez siebie zbiory danych osobowych. Aby rejestracja doszła do skutku, należy kliknąć odnośnik "Rejestracja zbiorów", a potem "Platforma e-GIODO" na oficjalnej stronie GIODO. Można też od razu wejść na stronę rejestracyjną, wpisując w oknie przeglądarki adres http://egiodo.giodo.gov.pl. Jest tylko jeden warunek: wniosek taki należy opatrzyć tzw. kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Za pośrednictwem Internetu można też szukać informacji o firmach, które nie wywiązują się ze swoich zobowiązań albo robią to nieterminowo. Pomocą służą tzw. biura informacji gospodarczej. Są to prywatne podmioty, które zajmują się gromadzeniem i udostępnianiem informacji o dłużnikach. Dostęp do nich jest płatny i wymaga od zainteresowanego przedsiębiorcy podpisania z biurem specjalnej umowy. Otwiera mu ona dostęp do zasobów biura. Przez Internet udostępniają je: Krajowy Rejestr Długów (www.krd.pl), Infomonitor (www.infomonitor.pl) i KSV, będący obecnie na etapie zmiany nazwy na Europejski Rejestr Informacji Finansowej (www.ksv1870.pl).

Elektronicznie można przekazywać też formularze statystyczne (§5 rozporządzenia ws. programu badań statystycznych statystyki publicznej na rok 2007, DzU z 2006 r. nr 170, poz. 1219 ze zm.). Przewodnik po sprawozdawczości elektronicznej GUS znajduje się pod adresem http://form.stat.gov.pl/formularze/przewodnik/index.htm.

Internetowe usprawnienia nie dotyczą na razie ksiąg wieczystych. Informatyzacja ksiąg trwa i w niektórych sądach można już przeglądać księgi w postaci elektronicznej. Cały czas wymaga to jednak pofatygowania się do sądu. Listę wydziałów prowadzących księgi wieczyste w wersji elektronicznej i ich adresy można znaleźć m.in. na stronie internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości (www.ms.gov.pl). Internetowy dostęp do zawartości zinformatyzowanych ksiąg jest możliwy, ale z niewiadomych przyczyn mają go tylko sądy. Warto też pamiętać, że interfejs użytkownika, jaki mają do dyspozycji klienci, jest nieco uboższy od tego, którym dysponują sędziowie i referendarze sądowi.

Każdy płatnik składek na ubezpieczenie społeczne wie, że komputer jest mu potrzebny do przekazania do ZUS zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych, imiennych raportów miesięcznych, deklaracji rozliczeniowych i innych dokumentów niezbędnych do prowadzenia kont płatników składek i kont ubezpieczonych oraz korekty tych dokumentów (art. 47a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych).

Od niedawna istnieje możliwość wysłania za pośrednictwem Internetu jednego z pięciu wniosków, które do tej pory trzeba było dostarczyć do jednostki ZUS osobiście lub pocztą.

Chodzi o formularze:

- ZUS - EWN - Wniosek płatnika składek o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek,

- ZUS - EZS - Wniosek płatnika składek o zwrot nadpłaconych składek,

- ZUS -ERU - Zgłoszenie reklamacji do informacji o stanie konta osoby ubezpieczonej,

- ZUS - EWZ - Wniosek ubezpieczonego o wydanie zaświadczenia o zgłoszeniu do ubezpieczenia zdrowotnego,

- ZUS -EPW -Wniosek o ustalenie przekroczenia rocznej granicy podstawy wymiaru składek (czyli 30-krotność prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy). I tu jednak potrzebny jest bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany kwalifikowanym certyfikatem. Obecnie system ZUS akceptuje certyfikaty wydane przez:

- PCC CERTUM -Unizeto Techno logies,

- SZAFIR -Krajowa Izba Rozliczeniowa,

- PCCE Sigillum -PWPW.

Złożyć każdy z pięciu powyższych wniosków można za pośrednictwem strony http://www.eup.zus.pl.

Pisaliśmy o tym szczegółowo w DF z 30 maja ("Można załatwić pięć spraw w ZUS przez Internet").

W Polsce oficjalnym źródłem informacji o powszechnie obowiązującym prawie są cały czas przede wszystkim - wydawane w wersji papierowej - Dziennik Ustaw i Monitor Polski. Na stronie internetowej Sejmu przedsiębiorcy mogą jednak skorzystać z wyszukiwarki aktów normatywnych (ustaw, rozporządzeń itd.). Wystarczy wbić adres http://isip.sejm.gov.pl/prawo/index.html. Ustawy gromadzone w bazie sejmowej są ujednolicane, tzn. po każdej nowelizacji zmiany nanoszone są na pierwotny tekst i udostępniane użytkownikom w wersji aktualnie obowiązującej. Tego samego nie można, niestety, powiedzieć o rozporządzeniach. W bazie sejmowej nie ma ich ujednoliconych wersji. Zainteresowany przedsiębiorca musi więc otworzyć nie tylko plik z tekstem pierwotnym, ale i każdą kolejną jego zmianę. Baza ta nie jest oficjalnym źródłem prawa, ale cieszy się ogromną popularnością.

Przedsiębiorcy mogą też szukać informacji o prawie unijnym. Podstawowym instrumentem jest tu strona internetowa europejskiego systemu informacji prawnej (http://eur-lex.europa.eu/pl/index.htm).

Znajduje się tam m.in. wyszukiwarka aktów normatywnych. O tym, jak poruszać się w ich gąszczu, pisaliśmy w DF z 17 maja 2005 r. ("Unijne prawo z Internetu").

Coraz popularniejsze jest też rozstrzyganie za pośrednictwem Internetu procedury udzielania zamówień publicznych. Pisaliśmy o tym w "Rz" z 24 lipca ("Ceny w internetowych przetargach są nawet o połowę niższe"). Nie obejdzie się tu bez podpisu elektronicznego. W toku licytacji elektronicznej ofertę składa się bowiem, pod rygorem nieważności, w postaci elektronicznej, opatrzoną bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu (art. 78 prawa zamówień publicznych).

Za pośrednictwem Internetu możemy już dziś zdobywać informacje o innych przedsiębiorcach. Chodzi o firmy wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego. Można szukać ich według nazwy albo numeru KRS. Dzięki temu użytkownicy mają dostęp do informacji o adresie i numerze REGON przedsiębiorcy, osobach upoważnionych do jego reprezentowania (np. członkach zarządu) itp.

Wyszukiwarka firm wpisanych do KRS dostępna jest pod adresem http://pdi.cors.gov.pl/KRSSED. Korzystanie z niej jest bezpłatne, wystarczy więc sprawny komputer i dostęp do Internetu.

Możliwości KRS są jednak większe. Użytkownicy mają też dostęp do niektórych dokumentów firm wpisanych do rejestru. Wolno im też składać wnioski w formie elektronicznej. Potrzebne do tego formularze przedsiębiorcy znajdą na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości. Do tego potrzeba jednak bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu (art.694§3 kodeksu postępowania cywilnego). Przedsiębiorca wypełnia formularz, opatruje wspomnianym podpisem i wysyła, korzystając z serwisu internetowego ministerstwa. Wymaga to uprzedniej - również internetowej - rejestracji. Co ważne, zarejestrowanym w ten sposób użytkownikiem powinna być osoba uprawniona do występowania w imieniu wnioskodawcy, a nie sam wnioskodawca.

Wniosek składa spółka z o.o. Zarejestrowanym użytkownikiem musi być członek jej zarządu albo inna osoba upoważniona do jej reprezentowania (np. prokurent), a nie sama spółka.

Centralna Informacja KRS - czyli komórka odpowiedzialna za udostępnianie danych z rejestru - prowadzi też tzw. elektroniczny katalog dokumentów spółek. Zawiera on niektóre pisma spółek z o.o., akcyjnych, komandytowo-akcyjnych i europejskich.

Chodzi o:

- akty założycielskie, umowy oraz statuty, jeżeli są oddzielnymi aktami, oraz uchwały o ich zmianie, a także teksty jednolite wszystkich tych dokumentów,

- uchwały o zmianie wysokości kapitału zakładowego, jeżeli nie wymagały jednoczesnej zmiany umowy lub statutu,

- uchwały o powołaniu i odwołaniu członków organów spółek,

- dokumenty związane z rachunkowością spółek, tj. roczne sprawozdania finansowe oraz roczne skonsolidowane sprawozdania finansowe grup kapitałowych (w rozumieniu przepisów o rachunkowości), odpisy uchwał o zatwierdzeniu rocznych sprawozdań finansowych i podziale zysku lub pokryciu straty, a także opinie biegłych rewidentów i sprawozdania z działalności jednostek (o ile istnieje obowiązek ich sporządzenia).

Szczególnie korzystny wydaje się dostęp do tekstów jednolitych. W umowach spółek znajdują się często postanowienia bardzo istotne z punktu widzenia potencjalnych kontrahentów. A bez elektronicznego dostępu do nich każdy musiałby jeździć do sądu rejestrowego, żeby się z ujednoliconą wersją umowy czy statutu spółki zapoznać. Dziś każdy ma prawo nie tylko poznać je przez Internet, lecz także otrzymać drogą elektroniczną poświadczone kopie wybranych dokumentów. Pisaliśmy o tym więcej w DF z 19 grudnia 2006 r. ("Informacje o spółkach będzie można ściągnąć przez Internet").

Ciekawym uzupełnieniem informacji z KRS są informacje ZUS. Na stronach zakładu można znaleźć wyszukiwarkę zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy. Można do niej dotrzeć przez główną stronę ZUS i wybranie zakładki "baza zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy". Można też od razu wpisać adres http://www.zus.pl/default.asp?p=4&id=582. Dzięki wyszukiwarce przedsiębiorca jest w stanie się dowiedzieć, gdzie znajduje się dokumentacja pracownicza jednego z umieszczonych w bazie przedsiębiorców.

Ze sprawnego narzędzia internetowego mogą też korzystać ci przedsiębiorcy, którzy szukają informacji o chronionych w Polsce wynalazkach, znakach towarowych i innych przedmiotach praw własności przemysłowej. Warto zajrzeć do wyszukiwarki, zanim zdecydujemy się wdrożyć w firmie jakieś rozwiązanie techniczne czy wybrać nazwę produktu. Niejednokrotnie zaoszczędzimy w ten sposób mnóstwo pieniędzy na przyszłych procesach sądowych.

Wyszukiwarka dostępna jest pod adresem www.uprp.pl. Wybieramy zakładkę "Bazy danych UPRP" i ponownie klikamy to hasło na stronie, która się przed nami odsłoni. Można też od razu wstukać adres http://uprp.pl/patentwebaccess/databasechoose.aspx?language=polski.

Jak widać, skorzystanie przez przedsiębiorcę z możliwości stwarzanych przez rozwój informatyki zależy często od tego, czy jest on w stanie podpisać się w formie elektronicznej. O tym, jak to uczynić, przesądza ustawa o podpisie elektronicznym (DzU z 2001 r. nr 130, poz. 1450). Określa ona m.in. formę i skutki tzw. bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą kwalifikowanego certyfikatu. Do jego składania potrzebne jest specjalne oprogramowanie i urządzenia. Kosztują one kilkaset złotych -w zależności od wersji, standardu itp.

Jeden z naszych czytelników pół roku temu zgodził się zamówić reklamę w katalogu reklamowym. Przekonała go obietnica zapłaty w ratach. Firma odesłała czytelnikowi e-mail z umową do akceptacji. Zawierał on skan pierwszej strony kontraktu. Kolejnych stron już w e-mailu nie było. Była natomiast prośba o odesłanie i podpisanie nazwiskiem informacji, że czytelnik akceptuje warunki umowy. Czytelnik postąpił zgodnie ze wskazówkami. Niedawno otrzymał pocztą ponaglenie i prośbę o spłatę zadłużenia w całości. W kopercie znalazła się też faktura pro forma. Żadnych rat nie rozpisano, a w dziale windykacji reklamobiorcy czytelnik się dowiedział, że skoro obietnicy rozłożenia na raty nie spisano, o żadnych ratach mowy być nie może.

Czy mój niezaszyfrowany i niepodpisany podpisem elektronicznym e-mail, w którym wymieniam jedynie swoje nazwisko, sprawia, że umowa jest ważna?

- pyta czytelnik DF.

Dodaje, że na skanie wyraźnie widnieje puste pole z miejscem na nazwisko i pieczęć nabywcy. Nigdy go jednak nie wypełniał i nie otrzymał treści umowy. Czytelnik zastanawia się, czy może umowę anulować? W dziale windykacji dowiedział się, że tak, ale... po wpłaceniu 100 proc. należności!

Umowa - o ile do jej zawarcia nie jest wymagana np. umowa pisemna pod rygorem nieważności - może zostać zawarta przez wymianę e-maili. Wystarczy, że z oświadczeń woli złożonych w ten sposób przez strony wynikają istotne postanowienia umowy oraz chęć jej zawarcia. Trudno ocenić, czy tak było w sytuacji opisanej przez czytelnika.

Jeśli na pierwszej stronie skanu, który został mu przekazany, znajdowały się wszystkie istotne postanowienia, to niewykluczone, że kontrakt obowiązuje. Jeśli nie - o żadnej umowie nie może być mowy. I właśnie ta druga możliwość jest nieco bardziej prawdopodobna. Choć podkreślić należy, że to, iż pole z miejscem na nazwisko i pieczęć nabywcy pozostało puste, może posłużyć do ustalenia tego, o co czytelnikowi i firmie reklamowej chodziło, ale bynajmniej niczego nie przesądza.

Czytelnikowi nie pozostaje nic innego, jak tylko dowodzić przed sądem w procesie o zapłatę - który reklamobiorca zapewne mu wytoczy - że umowy nie było. Koniecznie musi pamiętać o wniesieniu sprzeciwu od nakazu zapłaty, który sąd ewentualnie wystawiłby przeciwko niemu. Co zresztą wydaje się mało prawdopodobne, jeśli wziąć pod uwagę, że reklamobiorca nie ma właściwie żadnych pisemnych dowodów zawarcia umowy.

Podstawa prawna: art. 60 i art. 65 kodeksu cywilnego

Na dobrą sprawę tym, co przedsiębiorca może dziś załatwić za pośrednictwem Internetu, są formalności ZUS-owskie. W niektórych gminach można też zarejestrować przez komputer działalność gospodarczą, choć tu akurat sytuacja wygląda różnie w różnych regionach kraju. Generalnie najlepiej jest w dużych miastach.

Poza tym mocną stroną administracji są z pewnością te witryny internetowe, na których przedsiębiorca może znaleźć wskazówki, co zrobić, żeby jakieś formalności załatwić. Cały czas są to jednak strony informacyjne, a nie interaktywne.

Winnych dziedzinach wciąż wiele pozostaje do zrobienia. Przykładowo, w sferze rozliczania podatków działania administracji ograniczają się głównie do zapowiedzi. Mam nadzieję, że sytuacja zmieni się wraz ze stopniowym zagospodarowaniem środków unijnych. Wielu firmom życie mogłoby ułatwić wdrożenie przez administrację ustawy o podpisie elektronicznym. Tu jednak sprawy stoją w miejscu. Choć w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji już rok temu przygotowano niezły projekt koniecznej nowelizacji przepisów, do dziś nie trafił on do uzgodnień międzyresortowych.