Kiedy dopłata do wyjazdu dziecka jest wolna od składek ZUS

- Pracownik w styczniu otrzyma dofinansowanie do zimowego wypoczynku syna. Chłopak jedzie na obóz snowbordowy organizowany przez biuro turystyczne. Dopłata wynosi 400 zł i pochodzi ze środków bieżących firmy. Obóz trwa 10 dni. W czasie tego pobytu syn ukończy jednak 18 lat. Czy dopłata w całości będzie zwolniona z podatku dochodowego, czy tylko za okres do osiągnięcia pełnoletności?

Jaki przyjąć moment do ustalenia, czy dopłata jest zwolniona – datę wyjazdu na obóz, czy może zapłaty dokonanej na rzecz biura, według faktury? Wynagrodzenie pracownika wynosi 2900 zł i ma on prawo do podwyższonych kosztów uzyskania przychodów. Nie składał oświadczenia PIT-2 w sprawie kwoty zmniejszającej podatek, bo prowadzi swoją działalność gospodarczą. Jak rozliczyć przychód pracownika za styczeń?

– pyta czytelniczka.

Ukończenie przez syna pracownika 18 lat w czasie pobytu na obozie spowoduje, że tylko część dopłaty będzie objęta zwolnieniem od podatku dochodowego. Całość dofinansowania podlega natomiast składkom na ZUS ze względu na źródło wpłaty, którym nie jest zakładowy fundusz świadczeń socjalnych.

Ważne źródło dopłaty

Dofinansowanie do wypoczynku dziecka pracownika stanowi oczywiście przychód z tytułu stosunku pracy rodzica. Każde przysporzenie od pracodawcy łapie się na zakwalifikowanie do tego źródła przychodu, zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. DzU z 2012 r., poz. 361 ze zm.; dalej updof).

Przychodami ze stosunku pracy są bowiem wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne, wartość świadczeń rzeczowych, w naturze i innych nieodpłatnych, bez względu na ich źródło finansowania. Liczy się tu fakt, że dana wypłata (rzecz, usługa, prawo) są związane z istniejącym stosunkiem pracy i tylko pracownik z racji zatrudnienia może być beneficjentem świadczenia, a nie inna osoba z zewnątrz.

Zaliczenie świadczenia do przychodu dla celów podatkowych nie oznacza automatycznie, że zawsze należny jest podatek. Pewne pozycje są z niego zwolnione na mocy art. 21 updof. Na tej podstawie wolne od daniny PIT są m.in. dopłaty do: wypoczynku zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką, pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych, oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu – dzieci i młodzieży do lat 18, jeśli dopłata pochodziła z:

a) funduszu socjalnego, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz zgodnie z odrębnymi przepisami wydanymi przez właściwego ministra – niezależnie od ich wysokości,

b) innych źródeł – do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 760 zł.

Tak stanowi art. 21 ust. 1 pkt 78 updof. Z tej regulacji wynika, że zwolnienie jest obwarowane kilkoma warunkami i ma zastosowanie dopiero po ich łącznym wystąpieniu. Warunki te dotyczą: podmiotu organizującego wypoczynek >patrz ramka, jego form, wieku dziecka, a także źródła, z którego pracodawca zaczerpnął środki na ten cel. Ponadto potrzebne jest jeszcze odpowiednie udokumentowanie całego przedsięwzięcia. Liczne interpretacje organów podatkowych wyjaśniają szczegółowo kolejne warunki do spełnienia, by dopłata mogła pozostać bez podatku.

Istotne znaczenie ma zatem formalno-prawne umocowanie danego podmiotu do wykonywania czynności związanych z wypoczynkiem. Potwierdził to Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji z 19 lipca 2012 r. (IPTPB1/415-260/12-5/DS).

Hotel nie wchodzi w grę

Nie ma znaczenia, czy organizowanie wypoczynku jest wykonywane w ramach prowadzonej działalności gospodarczej czy działalności statutowej. Istotne jest natomiast, że taki podmiot musi spełniać specjalne wymagania dotyczące organizowania wypoczynku dla dzieci i młodzieży. Oznacza to, że wszelkie rodzinne wyjazdy, np. do hotelu, odpadają.

Jeśli bowiem omawiany warunek nie jest spełniony, to pobytu hotelowego, usług hotelowych, czy też pobytu w ośrodku hotelowym łącznie z usługą gastronomiczną nie można uznać za wczasy, obóz, kolonie ani zimowisko (interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 24 września 2012 r., IPTPB2/ 415-413/12-6/AK).

„Zorganizowanym wypoczynkiem", według Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu (interpretacja z 30 grudnia 2009 r., ILPB1/415-1044/09-4/AK) nie są: wczasy pod gruszą, pobyt u rodziny oraz wypoczynek organizowany na własną rękę przez rodziców (pracowników) i związany z tym pobyt dzieci w hotelach, pensjonatach, domach wczasowych, czy wynajmowanych pokojach.

Z kolei Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy (interpretacja z 8 stycznia 2008 r., ITPB1/415-356/07/ IL) podsumował, że „w przypadku gdy dofinansowanie dotyczy przelotu samolotem, przejazdu autokarem, pociągiem, usługi hotelowej, pobytu hotelowego, usługi turystycznej, imprezy turystycznej, usługi noclegowej i gastronomicznej, wynajmu pokoi, noclegu, brak jest podstaw do zastosowania zwolnienia od podatku".

Właściwy dokument

Ponadto do zastosowania zwolnienia podatkowego, niezbędne jest posiadanie dokumentu (faktury VAT, rachunku, dowodu wpłaty KP, przelewu bankowego, przekazu pocztowego), który zawiera co najmniej:

- nazwę i adres podmiotu prowadzącego działalność w zakresie organizacji wypoczynku, na rzecz którego została dokonana wpłata (w razie wątpliwości należy zwrócić się z zapytaniem do usługodawcy, czy świadczy usługi wypoczynkowe w ramach prowadzonej działalności gospodarczej lub czy zajmuje się statutowo tego typu działalnością),

- formę wypoczynku (wczasy, kolonie, obóz lub zimowisko),

- imię i nazwisko dziecka korzystającego ze zorganizowanej formy wypoczynku,

- imię i nazwisko osoby dokonującej zapłaty,

- kwotę i datę dokonania zapłaty.

Dowód wpłaty powinien jednoznacznie wskazywać: kto jest organizatorem wypoczynku, kto korzystał z wypoczynku (tj. imię i nazwisko dziecka), formę wypoczynku, okres pobytu, kwotę poniesionego wydatku. Dokument powinna podpisać uprawniona osoba.

„Dorosły" poza listą

Zwolnienie z podatku dopłat wypoczynkowych dotyczy tylko dzieci i młodzieży do ukończenia 18 lat. Pytanie, na który dzień należy badać wiek dziecka ustalając, czy zostało spełnione kryterium wiekowe? Czy jest to moment dokonania wpłaty na rzecz organizatora, czy może moment uzyskania przychodu przez pracownika – rodzica? Trafna jest druga opcja.

Dopłaty nie należy przy tym traktować jak świadczenie pieniężne (i w związku z tym nie należy ustalać przychodu w chwili otrzymania lub postawienia go do dyspozycji). Jeżeli bowiem firma przekazała dopłatę bezpośrednio na rachunek biura turystycznego, to pracownik nie uzyskuje przychodu pieniężnego, lecz świadczenie w naturze. A tu pracownik uzyskuje przychód w momencie jego otrzymania, czyli pobytu dziecka na zimowisku, obozie czy kolonii.

Jak wyjaśnił Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji z 19 października 2010 r. (ILPB2/415-884/10-2/TR), wiek dziecka należy badać w relacji z momentem uzyskania przez pracownika przychodu z tytułu zakupionej przez wnioskodawcę usługi w postaci zorganizowania wypoczynku dziecka, a dopłata do wypoczynku nie ma charakteru świadczenia pieniężnego.

Pracownik nie otrzymuje pieniędzy, lecz uzyskuje określoną korzyść w postaci usługi zakupionej przez wnioskodawcę. Momentem powstania przychodu z tego tytułu jest miesiąc, w którym dziecko pracownika korzysta z kolonii, zimowiska lub obozu.

Możliwe są zatem trzy sytuacje – gdy dziecko ukończyło 18. rok życia:

1. przed rozpoczęciem wypoczynku – wtedy całość dopłaty trzeba doliczyć do przychodu pracownika podlegającego opodatkowaniu,

2. po zakończeniu wypoczynku – całość dopłaty jest zwolniona z opodatkowania,

3. w trakcie wypoczynku – część dopłaty w wysokości proporcjonalnej do okresu od ukończenia 18. roku życia do końca pobytu dziecka na wypoczynku trzeba doliczyć do przychodu pracownika podlegającego opodatkowaniu.

Jeżeli więc syn pracownika wejdzie w dorosłość w czasie pobytu na obozie, to właściwy dla rozliczenia dopłaty będzie sposób trzeci, czyli ustalenie proporcjonalnie kwoty podlegającej opodatkowaniu. Aby ustalić liczbę dni, za które należy opodatkować dopłatę do wypoczynku, trzeba zastosować zasadę dotyczącą określania terminów, wynikającą z przepisu art. 112 kodeksu cywilnego.

Zgodnie z tym przepisem, termin oznaczony w tygodniach, miesiącach lub latach kończy się z upływem dnia, który nazwą lub datą odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim miesiącu nie było – w ostatnim dniu tego miesiąca. Jednak przy obliczaniu wieku osoby fizycznej termin upływa z początkiem ostatniego dnia.