Każdy płatnik składek (pracodawca czy zleceniodawca) musi za każdy miesiąc przekazywać do ZUS komplet dokumentów rozliczeniowych za ubezpieczonych zobacz „Jakie dokumenty rozliczeniowe”.
Z tego wymogu są zwolnione osoby prowadzące pozarolniczą działalność, które opłacają składki wyłącznie za siebie, i/lub osoby współpracujące, jeśli nic się nie zmieniło w stosunku do danych wykazanych w ostatnio złożonym komplecie dokumentów rozliczeniowych.
Zwolnienie dotyczy też miesięcy, w których zmienia się wysokość minimalnych podstaw wymiaru składek. Tak stanowi art. 47 ust. 2a [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=538F000BD8C37BC1C68453E16C8324F5?n=1&id=184677&wid=327789]ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.)[/link].
[ramka][b]Jakie dokumenty rozliczeniowe[/b]
[b]Deklaracja ZUS DRA[/b] – zbiorcze zestawienie informacji zawartych w raportach. Co do zasady płatnik składa jedną deklarację. W niej rozlicza składki za wszystkie osoby, wobec których pełni obowiązki płatnika.
[b]Raport ZUS RCA[/b] o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach – składany za osobę, która podlega ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu.
[b]Raport ZUS RZA[/b] o należnych składkach na ubezpieczenie zdrowotne, gdy dana osoba podlega tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu.
[b]Raport ZUS RSA[/b] o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek. [/ramka]
[srodtytul]Status decyduje o dacie[/srodtytul]
Dokumenty rozliczeniowe płatnik składa m.in. za pracowników, zleceniobiorców, osoby, którym wypłaca zasiłek macierzyński i którym udzielił urlopu wychowawczego. I robi to nie później niż:
- do piątego dnia następnego miesiąca, gdy jest jednostką budżetową, zakładem budżetowym, gospodarstwem pomocniczym w rozumieniu [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=325303]ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (DzU nr 157, poz. 1240 ze zm.)[/link],
- do dziesiątego dnia następnego miesiąca, gdy jest osobą fizyczną opłacającą składkę wyłącznie za siebie,
- do 15 dnia następnego miesiąca, jeśli należy do grupy pozostałych płatników.
W tym samym terminie powinien odprowadzić składki.
[srodtytul]Wykazywane dane[/srodtytul]
W dokumentach rozliczeniowych płatnik wykazuje:
- należne składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne za ubezpieczonych,
- okresy przerw w opłacaniu składek społecznych (np. okres udzielonego urlopu bezpłatnego, wychowawczego) oraz
- wypłacone świadczenia (np. wynagrodzenia za czas choroby, zasiłki chorobowe, zasiłki macierzyńskie).
U pracowników w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA płatnik wykazuje wynagrodzenie (stanowiące podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne), jakie zostało podwładnemu wypłacone lub postawione do jego dyspozycji, od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca, za który składany jest raport.
Rozliczając np. składki za marzec 2010 r., płatnik w podstawie wymiaru tych społecznych powinien uwzględnić wynagrodzenie, jakie pracownik otrzymał od 1 do 31 marca.
[srodtytul]Kolejność numerów[/srodtytul]
Komplet dokumentów rozliczeniowych ma numer identyfikacyjny. Określa on kolejność tego zestawu, miesiąc i rok, za który te druki się składa.
Przykładowo ten za marzec ma identyfikator 01 03 2010, gdzie
- 01 oznacza, że jest to komplet pierwszorazowy,
- 03 – miesiąc, za który jest on składany, a
- 2010 to rok, do którego odnosi się przedstawiana dokumentacja.
Dlatego poprawiając dokumenty rozliczeniowe, płatnik posługuje się kolejnym numerem (od 02 do 39). Jeżeli za miesiąc złożył korektę dokumentów oznaczonych numerem 02, to przy kolejnej poprawce za ten sam miesiąc używa numeru 03. Gdy przekaże do ZUS formularze z numerem 39 i okaże się, że jeszcze raz musi je poprawić, nadal posługuje się nr 39.
[b]Uwaga![/b] Niektórzy płatnicy składek odrębnie oznaczają składane przez siebie komplety dokumentów rozliczeniowych (np. ośrodki pomocy społecznej za swoich świadczeniobiorców).
[srodtytul]Niekiedy sporządzamy na nowo[/srodtytul]
Komplet dokumentów korygujących składa się zawsze z imiennych raportów miesięcznych korygujących i deklaracji rozliczeniowej korygującej. Ta zawiera informacje o wszystkich ubezpieczonych – zarówno tych, których rozliczono w poprzednim zestawie, jak i tych, za których sporządzono imienne raporty miesięczne korygujące. Imienny raport korygujący należy oznaczyć tym samym numerem (w polu 01 „Identyfikator raportu”) co deklarację rozliczeniową korygującą, do której jest dołączony.
Płatnik ma złożyć deklarację rozliczeniową korygującą i imienny raport korygujący w formie nowych dokumentów w każdym przypadku, gdy trzeba poprawić ujawnione w nich dane. Raporty rozliczeniowe koryguje w ramach raportu danego typu, czyli odrębnie składkowe ZUS RCA, ZUS RZA i odrębnie świadczeniowe ZUS RSA w zakresie sześcioznakowego kodu tytułu ubezpieczeń.
Jeżeli więc pracodawca złożył za pracownika za dany miesiąc raport ZUS RCA i ZUS RSA i musi poprawić informacje w ZUS RSA, w trybie korekty powinien przekazać wyłącznie ten druk. Nie trzeba modyfikować ZUS RCA. Skorygowany raport dołącza do oznaczonej tym samym numerem identyfikacyjnym deklaracji rozliczeniowej.
[ramka][b]Przykład 1[/b]
Przygotowując dokumenty rozliczeniowe za listopad 2009 r., płatnik pomylił się i za osobę zatrudnioną na zlecenie sporządził raport ZUS RCA i ZUS RZA zamiast imiennego ZUS RCA.
Oba dokumenty miały taki sam kod tytułu ubezpieczenia (04 11 00). Pomyłkę odkrył w kwietniu br. Aby poprawić rozliczenia, powinien złożyć raport ZUS RCA, oznaczając go jako korygujący.
Druk ten powinien dołączyć do deklaracji rozliczeniowej korygującej oznaczonej takim samym numerem identyfikatora.[/ramka]
[ramka][b]Przykład 2[/b]
Za grudzień 2009 r. płatnik złożył za pracownika raport ZUS RCA, ale podwładny miał urlop bezpłatny od 20 do 23 grudnia. Za ten miesiąc płatnik nie złożył ZUS RSA i nie wykazał tego urlopu. Swoją pomyłkę odkrył dopiero w kwietniu.
Powinien więc skorygować ZUS RSA za grudzień i wykazać w nim okres udzielonego urlopu. Oprócz korekty druku za grudzień poprawia także deklarację rozliczeniową ZUS DRA.[/ramka]
[srodtytul]Do zera[/srodtytul]
Gdy trzeba poprawić dokument składkowy ZUS RCA lub ZUS RZA, płatnik koryguje raport za ubezpieczonego z danym sześcioznakowym kodem tytułu ubezpieczeń. Jeśli złoży z tym samym kodem dwa raporty składkowe, np. ZUS RCA i ZUS RZA, i tylko jeden z tych druków jest poprawny, to musi złożyć właściwy druk ZUS RCA lub ZUS RZA i oznaczyć jako korygujący.
Gdy płatnik przesłał raport składkowy za ubezpieczonego, za którego nie powinien tego robić, koryguje go do zera. Aby wycofać ten formularz, wypełnia nowy, wpisując w pola dotyczące podstawy wymiaru i kwoty składek wartość 0,00.
[ramka][b]Przykład 3[/b]
Przygotowując dokumenty za grudzień 2009 r., płatnik sporządził też raport za osobę, która została już wyrejestrowana z ubezpieczeń.
Aby to poprawić, powinien przekazać za tego ubezpieczonego imienny raport miesięczny korygujący. W pola dotyczące podstawy wymiaru i kwoty składek wpisuje 0,00. Raport ten dołącza do deklaracji rozliczeniowej korygującej.[/ramka]
[srodtytul]Zły PESEL[/srodtytul]
Gdy płatnik składek pomylił się w identyfikatorze ubezpieczonego, czyli nazwisku lub imieniu albo numerze na imiennym raporcie miesięcznym, musi za niego ponownie złożyć formularz.
Tym razem wypełniony poprawnie. Raport ten i deklarację rozliczeniową oznacza kolejnym numerem identyfikatora.
[ramka][b]Przykład 4[/b]
Sporządzając za ubezpieczonego raport ZUS RCA, płatnik błędnie wpisał jego PESEL. Aby to zmienić, przekazuje ZUS RCA z prawidłowymi danymi identyfikacyjnymi i deklarację rozliczeniową korygującą.[/ramka]
[srodtytul]Jak wypełniać raporty świadczeniowe[/srodtytul]
Oto podstawowe zasady wypełniania imiennego raportu miesięcznego ZUS RSA:
- gdy płatnik nie wypłaca ubezpieczonemu zasiłku/świadczenia (tzn. pole „kwota” jest puste lub wpisane jest 0,00), nie wypełnia pola „liczba dni zasiłkowych/liczba wypłat”,
- gdy wypłaca zasiłki i wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, w polu „liczba dni zasiłkowych/liczba wypłat” wykazuje liczbę dni wynikającą z wyliczenia „okresu od i okresu do”, a przy wypłacie świadczeń rehabilitacyjnych podaje liczbę świadczeń. Gdy płatnik wypłaca świadczenie rehabilitacyjne za trzy miesiące, w tym polu wpisuje 3.
Przy wypłacie wyrównań zasiłków i wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy w polu „liczba dni zasiłkowych/liczba wypłat” podaje liczbę dni wynikającą z wyliczenia „okresu od i okresu do”, a przy wypłacie wyrównania świadczeń rehabilitacyjnych (kod 323, 324) – liczbę świadczeń.
Okresy przerw w opłacaniu składek, które nie są związane z wypłatą świadczeń, np. urlop bezpłatny czy wychowawczy, wykazuje się w obrębie miesiąca kalendarzowego, za który składa się ZUS RSA. Zatem „data od” i „data do” nie może wykraczać poza pierwszy i ostatni dzień miesiąca kalendarzowego, za który sporządza się raport.
Okres, za który wypłacono świadczenie w razie choroby i macierzyństwa albo z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych lub wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy oraz okres, za który wypłacono wyrównanie świadczenia, nie może wykraczać poza ostatni dzień kalendarzowy miesiąca, za który jest sporządzany ZUS RSA.
Oznacza to, że „data od” i „data do” mogą być wcześniejsze niż pierwszy dzień kalendarzowy miesiąca, za który sporządza się raport, i nie mogą być późniejsze niż ostatni dzień miesiąca kalendarzowego, za który jest sporządzany formularz.
[srodtytul]Kiedy wycofujemy [/srodtytul]
Wycofanie, tj. skorygowanie do zera raportu świadczeniowego złożonego za ubezpieczonego, przeprowadza się w zakresie kodu tytułu ubezpieczeń, wpisując w imiennym raporcie miesięcznym:
- kod tytułu ubezpieczeń,
- 0 w polu liczba dni zasiłkowych/liczba wypłat,
- kod świadczenia/przerwy,
- okres – taki sam jak w wycofywanym raporcie,
- w pole „kwota” 0,00 lub pozostawia się je puste.
Gdy płatnik złoży kilka raportów za ubezpieczonego z tym samym kodem tytułu ubezpieczenia, ale z różnym kodem świadczenia/przerwy i musi wycofać jeden z nich, składa wyłącznie raporty aktualne, oznaczając je jako korygujące.
Gdy wycofuje wszystkie raporty, usuwa każdy z nich oddzielnie. Jeżeli jeden raport chce wycofać i złożyć korektę drugiego, przedstawia aktualny komplet raportów; bez tego, który należy wycofać.
[ramka][b]Ile czasu na poprawki[/b]
Korektę dokumentów rozliczeniowych należy złożyć w ciągu:
- [b]siedmiu dni[/b] od stwierdzenia przez płatnika nieprawidłowości lub otrzymania zawiadomienia o zauważeniu błędu przez ZUS,
- [b]siedmiu dni[/b] od uprawomocnienia się decyzji, jeżeli korekta danych w imiennym raporcie miesięcznym jest wynikiem stwierdzenia nieprawidłowości przez ZUS w drodze decyzji,
- [b]30 dni[/b] od dnia otrzymania protokołu kontroli, jeżeli korekta danych w imiennym raporcie miesięcznym to wynik stwierdzenia nieprawidłowości przez ZUS w drodze kontroli.
[b]Najpóźniej do 30 kwietnia[/b] danego roku płatnicy muszą sprawdzić informacje przekazane do ZUS w imiennych raportach miesięcznych dotyczących poprzedniego roku kalendarzowego.
Dlatego do końca kwietnia 2010 r. mają czas na przejrzenie dokumentów złożonych za rok ubiegły.[/ramka]