Kiedy korekta składek do ZUS

Tworząc dokumenty korygujące za wsteczne lata, należy pamiętać, że zmieniał się wymiar procentowy składki rentowej i zdrowotnej. Do wyliczeń trzeba bowiem przyjąć wartości obowiązujące w roku, którego dotyczy korekta. Z kolei w odniesieniu do podatku dochodowego, zawsze stosuje się stawkę aktualną.

Zwykle przekroczenie limitu podstawy składek następuje w trakcie miesiąca. Zatem część zarobków pracownika podlega jeszcze pełnemu oskładkowaniu, a pozostały przychód (przekraczający kwotę graniczną) jest wolny od opłat na ubezpieczenia emerytalno-rentowe.

Przykład 1

Pracownik, o którym mowa w przykładzie, sam złożył wniosek, aby od września 2013 r. nie potrącać mu składek emerytalnej i rentowej. Mimo to płatnik zareagował dopiero w listopadzie 2013 r., kiedy otrzymał z ZUS informację, że ubezpieczony w sierpniu 2013 r. przekroczył roczną podstawę wymiaru składek emerytalnej i rentowej, i że powinna ona wynosić 960,80 zł. Za ten miesiąc firma odprowadziła zaś te składki od podstawy 4500 zł.

Krok 1.

Ustalenie kwoty nadpłaty

Do zwrotu dla pracownika z tytułu nienależnie pobranych składek emerytalno-rentowych jest kwota 398,52 zł (345,43 zł + 53,09 zł), a na rzecz zakładu pracy – 575,48 zł (345,43 zł + 230,05 zł). Łącznie wynosi ona 974 zł (398,52 zł + 575,48 zł).

Z kolei podstawa wymiaru składki (po korekcie) została obliczona następująco:

- 4500 zł (wynagrodzenie brutto) – 93,77 zł (składka emerytalna po korekcie)

- 14,41 zł (składka rentowa po korekcie) – 110,25 zł (składka chorobowa niepodlegająca korekcie)  = 4281,57 zł

W związku z tym prawidłowo na ubezpieczenie zdrowotna powinna była zostać przekazana składka zdrowotna w kwocie 385,34 zł (4281,57 zł x 9 proc.).

Krok 2.

Rozliczenie z pracownikiem, ZUS oraz US

Rozliczenie z pracownikiem:

- Przychód pracownika:

398,52 zł (nadpłacone składki) – 35,87 zł (składka zdrowotna, która powiększyła się z powodu obniżenia składki emerytalnej i rentowej) = 362,65 zł

- Składka zdrowotna podlegająca odliczeniu od podatku: 398,52 zł x 7,75 proc. = 30,89 zł

- Podatek: 398,52 zł x 18 proc. = 71,73 zł

- Zaliczka na podatek dochodowy: 71,73 zł (podatek) – 30,98 zł (składka zdrowotna podlegająca odliczeniu od podatku) =  41 zł (po zaokrągleniu do pełnych złotych)

- Kwota do wypłaty dla pracownika z tytułu zwrotu nadpłaconych w sierpniu składek ZUS:

362,65 zł (przychód pracownika) – 41 zł (zaliczka) = 321,65 zł

Skoro w sierpniu nastąpiło przekroczenie kwoty granicznej, to za pozostałe miesiące do końca roku kalendarzowego podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe powinna wynosić „0".

Z ZUS

Po wykonaniu korekty płatnik powinien wysłać pismo do ZUS z informacją, że w deklaracji rozliczeniowej za miesiąc (tu trzeba wskazać najbliższy miesiąc rozliczeniowy np. 01.11.2013) wpłata z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne zostanie obniżona o następujące kwoty:

- z tytułu składek zapłaconych przez ubezpieczonych  –  398,52 zł

- z tytułu składek zapłaconych przez płatnika  –  575,48 zł

- ogółem  (konto 51) –  974 zł

Powinien też poinformować, że wpłata z tytułu składek na ubezpieczenie zdrowotne będzie wyższa o kwotę – 35,87 zł (konto 52).

Podstawą potrącenia są korekty (tu należy wpisać numer deklaracji korygującej lub korygujących, jeśli jest ich więcej np. 02 08 2013)

Zgodnie z pismem przesłanym do ZUS pracodawca potrąca sobie nadpłacone składki, zarówno te zwrócone pracownikowi, jak również zapłacone przez siebie. Gdyby korekt było więcej (np. za różne lata), miesiące lub za wielu pracowników, trzeba wszystkie wynikające z nich kwoty zsumować i wykazać w piśmie do ZUS, oraz wymienić numery wszystkich deklaracji korygujących będących podstawą potrącenia.

Z  fiskusem

Do urzędu skarbowego należy przesłać potrąconą zaliczkę na podatek dochodowy, która w tym przypadku wynosi 41,00 zł.

Szczególne warunki

Składka na Fundusz Emerytur Pomostowych – podobnie jak emerytalna i rentowa – podlega ograniczeniu. Przy czym nadpłaconą składkę na FEP płatnik rozlicza tylko z ZUS-em, ponieważ finansuje ją z własnych środków.