Przy szacowaniu należności składkowych osób oddelegowanych, pozostających pod jurysdykcją ZUS, firmy powinny:
- wyliczyć przychód, który wchodzi do podstawy wymiaru składek (tj. zsumować składniki wynagrodzenia, które nie są zwolnione z oskładkowania),
- ustalić liczbę dni urlopowych (w tym niepłatnych) i tych, za które podwładny pobierał świadczenia z ubezpieczenia społecznego, przypadających na czas oddelegowania,
- oszacować, ile dni w miesiącu trwało oddelegowanie,
- od przychodu odjąć równowartość diet za każdy dzień pobytu (wyłączając z nich dni nieobecności) w wysokości zależnej od kraju wykonywania pracy (zgodnie z załącznikiem do rozporządzenia w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu delegacji),
- porównać skalkulowaną różnicę z kwotą minimalnej podstawy wymiaru składek oddelegowanego obowiązującą w danym roku – podstawę składek stanowi ta wartość, która jest większa.
Taki schemat postępowania należy zastosować niezależnie od tego, czy w angażu wynagrodzenie określono w złotych, czy w walucie obcej.
Euro na złote
Niekiedy pracodawcy ustalają wynagrodzenie w umowie o pracę w walucie obcej. Powoduje to konieczność przeliczenia płacy na złote, aby ustalić podstawę wymiaru składek. Takiego przeliczenia należy dokonać według reguł zawartych w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych, czyli średniego kursu walut NBP z dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu (art. 11a ust. 1 updof).
PRZYKŁAD
Pracownika zatrudnionego na pełnym etacie firma oddelegowała od 1 lutego 2013 r. do Hiszpanii. Jego miesięczne wynagrodzenie wynosi 8400 zł brutto. Od 11 do 14 lutego korzystał na miejscu z urlopu wypoczynkowego.
Zakładając, że średni kurs euro podany przez NBP z dnia poprzedzającego uzyskanie przychodu (poniesienie kosztu) wyniósł 4,1882 zł, wyznaczenie lutowej podstawy wymiaru składek społecznych u tego pracownika powinno wyglądać tak:
- równowartość diet do odliczenia od podstawy wymiaru składek: 48 euro (wysokość hiszpańskiej diety) x 24 dni pobytu (28 dni lutego – 4 dni urlopu) = 1152 euro, 1152 euro x 4,1882 zł = 4824,81 zł,
- przychód pomniejszony o równowartość diet: 8400 zł – 4824,81 zł = 3575,19 zł,
- porównanie z minimalną podstawą składek obowiązującą oddelegowanych: 3713 zł > 3575,19 zł.
Ponieważ z porównania obu kwot wyższa okazała się minimalna podstawa, to od niej należy tu liczyć składki ZUS za luty 2013 r.
Gdyby w tym wypadku nieobecność pracownika wynikała zamiast z urlopu wypoczynkowego z jego niezdolności do pracy, np. choroby, rachunki różniłyby się. Najniższą podstawę wymiaru składek należałoby proporcjonalnie obniżyć tak:
3713 zł : 28 dni x 24 dni ubezpieczenia = 3182,57 zł.
Z porównania faktycznego przychodu pomniejszonego o równowartość diet (3575,19 zł) z minimalną podstawą składek obniżoną proporcjonalnie (3182,57 zł) wynika, że składki ZUS w tej sytuacji należałoby kalkulować od 3575,19 zł.
Trochę tu, trochę tam
Gdy w miesiącu oddelegowany pracownik realizuje zadania służbowe zarówno w Polsce, jak i za granicą, to podstawę składek ZUS należy ustalić odrębnie.
PRZYKŁAD
Od 14 stycznia 2013 r. firma oddelegowała wieloletniego pracownika do zadań w Niemczech. W styczniu przebywał on za granicą 18 dni i uzyskał wynagrodzenie z pracy w Berlinie w wysokości 1080 euro. Z kolei za dni przepracowane od 1 do 13 stycznia w kraju otrzymał 1200 zł pensj.
Zakładając, że średni kurs euro podany przez NBP z dnia poprzedzającego uzyskanie przychodu wyniósł 4,1082 zł, podstawę wymiaru składek ZUS za cały styczeń należy wyznaczyć tak:
- przychód za pracę w Niemczech pomniejszony o równowartość diet w zł: 1080 euro – (42 euro x 18 dni pobytu za granicą) = 324 euro, 324 euro x 4,1082 zł = 1331,06 zł,
- porównanie z minimalną podstawą składek zmniejszoną proporcjonalnie do liczby dni pobytu oddelegowanego w Niemczech w styczniu: 3713 zł : 31 dni stycznia x 18 dni pobytu w Niemczech = 2155,94 zł, 2155,94 zł > 1331,06 zł.
Z porównania wynika, że w podstawie składek ZUS za okres pracy w Niemczech należy uwzględnić 2155,94 zł;
- zsumowanie podstawy składek przypadającej na pracę w Polsce i Niemczech: 1200 zł + 2155,94 zł = 3355,94 zł.
Zleceniobiorcy na tych samych zasadach
Od sierpnia 2010 r. do zleceniobiorców odpowiednio stosuje się § 2–4 rozporządzenia składkowego.
Dlatego ich podstawę wymiaru opłat ZUS należnych za czas pracy wykonanej w okresie wysłania za granicę należy wyznaczać tak jak u pracowników oddelegowanych. Taki pogląd ma też ZUS.
Przy podróżach inaczej
Minimalnej podstawy składek ZUS nie stosuje się u osób wysyłanych w podróże służbowe.
Jeśli jadą w delegację, składki społeczne powinny być naliczone od kwoty faktycznie uzyskanego przez pracownika przychodu stanowiącego podstawę wymiaru składek.