To na płatniku zwykle ciąży obowiązek monitorowania, czy przychód pracownika przekroczył roczną podstawę wymiaru składek. Gdy z jego dokumentacji płacowej wynika, że doszło do tego w danym miesiącu, musi naliczyć składki tylko od tej części podstawy wymiaru, która nie przekracza limitu.

Opłaty stop

Potem już do końca roku nie przekazuje ani złotówki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Tak wskazuje art. 19 ust. 5 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. DzU z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.; dalej ustawa o sus) i § 7 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.).

Jeżeli płatnik przeoczy przekroczenie podstawy wymiaru składek, powinien go o tym poinformować ZUS. Taka wiadomość musi też trafić – za pośrednictwem płatnika – do ubezpieczonego (art. 19 ust. 6b ustawy o sus).

Sprawę utrudnia sytuacja, gdy ubezpieczony miał lub ma więcej niż jednego płatnika w danym roku. Wtedy to on sam powinien pilnować, czy od jego przychodu powinny jeszcze być opłacane składki emerytalno-rentowe i poinformować ich o przekroczeniu rocznego limitu.

Ustalając moment zaprzestania opłacania składek emerytalno-rentowych, płatnik bierze pod uwagę:

- firmową dokumentację płacową,

- informację z ZUS – jeżeli to on stwierdził zawyżenie składkowe (opłacenie ich ponad roczne ograniczenie),

- oświadczenie ubezpieczonego – jeżeli składki emerytalno-rentowe opłaca za niego w danym roku więcej niż jeden płatnik.

Rozliczenie z fiskusem

Tuż po przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek może się okazać, że pracownik wchodzi w wyższy próg podatkowy.

Obecnie zaliczkę na podatek dochodowy pobiera się w wysokości:

- 18 proc. dochodu uzyskanego w danym miesiącu – od początku roku do miesiąca (włącznie), w którym dochód podatnika uzyskany w tym roku w zakładzie pracy przekroczy górną granicę pierwszego przedziału skali (85 528 zł),

- 32 proc. dochodu uzyskanego w danym miesiącu – od miesiąca następnego do końca roku.

Trzeba przy tym pamiętać, że z podatkowego punktu widzenia dochodem uzyskanym w ciągu miesiąca są etatowe przychody uzyskane od pracodawcy oraz wypłacone przez niego zasiłki z tytułu choroby czy macierzyństwa, po odliczeniu:

- miesięcznych zryczałtowanych kosztów uzyskania przychodów oraz

- potrąconych składek na ubezpieczenia społeczne.

W przeciwieństwie do zasad ustalania granicy składkowej, określając limit dochodów, po których przekroczeniu trzeba stosować wyższą stawkę opodatkowania, nie bierze się pod uwagę wynagrodzenia z umowy zlecenia ani umowy o dzieło zawartej z własnym etatowcem. Tak wynika z art. 32 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Ustalając wysokość zaliczki na PIT trzeba pamiętać, że jeśli dochód pracownika w danym miesiącu przekroczy granicę pierwszego przedziału skali podatkowej, pracodawca powinien pobrać jeszcze 18 proc. zaliczkę. Dopiero od następnego miesiąca stosuje wyższą, 32-procentową stawkę >patrz ramka.

Pracodawca nie musi przy tym informować podwładnego, że od następnego miesiąca będzie zabierał mu większą kwotę na poczet zaliczki podatkowej. Aby jednak uniknąć nieporozumień (wyższa stawka podatku to w konsekwencji niższe wynagrodzenie netto), najlepiej sporządzić w tej sprawie pismo informujące zatrudnionego o pobieraniu wyższego podatku.

Odrębne rachunki

Niezależnie od przekroczenia granicznej kwoty składek emerytalno-rentowych, od pełnej kwoty wynagrodzenia należy obliczać i odprowadzać pozostałe składki na ubezpieczenie chorobowe, wypadkowe, zdrowotne, a także na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Przykład

Pan Adam, zatrudniony na etacie, zarabia miesięcznie 10 500 zł. Jest to jego jedyne źródło dochodów stanowiące podstawę oskładkowania. To oznacza, że październik był dla niego ostatnim miesiącem z pełnymi składkami.

Za listopad opłaty na jego ubezpieczenia będą niższe, bo w październiku jego przychód ze stosunku pracy wyniósł 105 000 zł.

To oznacza, że jego szef, płacąc w grudniu listopadowe składki wpłaci mniej do ZUS – składkę emerytalną i rentową odprowadzi od podstawy równej 780 zł (105 780 zł – 105 000 zł).

Pozostałe składki musi potrącić od pełnej pensji. W tabelce rozliczenie listopadowego wynagrodzenia pana Adama przy założeniu, że ma on prawo do podstawowych kosztów uzyskania przychodu i kwoty wolnej od podatku (złożył w firmie PIT-2).

Macierzyński też w limicie

Granica danin ubezpieczeniowych dotyczy także macierzyńskich pieniędzy. Osoby pobierające te świadczenia podlegają bowiem ubezpieczeniom emerytalno-rentowym. Zaś roczna podstawa składek na te ubezpieczenia jest ograniczona, niezależnie od tego, z jakiego tytułu miałyby być opłacone.

Przykład

Pani Aneta jest na urlopie macierzyńskim od 2 października. Pobiera zasiłek macierzyński. Górną roczną podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osiągnęła w połowie czerwca. Począwszy od lipca pracodawca nie obliczał i nie wykazywał składek na jej ubezpieczenia emerytalno-rentowe od przychodów ze stosunku pracy.

Od 2 października osoba ta objęta jest ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi z tytułu pobierania zasiłku macierzyńskiego.

Jednak z uwagi na osiągnięcie górnej rocznej podstawy wymiaru składek, pracodawca nie będzie już wykazywał składek na te ubezpieczenia finansowanych z budżetu państwa obliczanych od kwoty zasiłku macierzyńskiego do końca 2012 r., lecz poprzestanie na sporządzaniu imiennych raportów miesięcznych ZUS RCA z kodem tytułu 12 40 xx, „zerową" podstawą wymiaru i „zerowymi" składkami na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, z zaznaczeniem informacji o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek w bloku III.B w polu 02.

CZASEM NIŻSZA OPŁATA

Preferencyjne zasady opodatkowania (chodzi o możliwość łącznego opodatkowania małżonków) pozwalają na zastosowanie niższej stawki podatku do końca roku również wtedy, gdy dochód pracownika przekroczył górną granicę pierwszego przedziału skali podatkowej.

Jest to jednak możliwe tylko wtedy, gdy pracownik (podatnik) złoży pracodawcy oświadczenie, że za dany rok zamierza opodatkować dochody łącznie z małżonkiem bądź na zasadach określonych dla osób samotnie wychowujących dzieci. Wówczas zaliczki za wszystkie miesiące mogą wynieść 18 proc. (art. 32 ust. 1a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).

Pracownik powinien zatem zadeklarować, że mimo iż jego dochody przekroczą górną granicę pierwszego przedziału skali, to odpowiednio małżonek lub dziecko nie uzyskują żadnych przychodów z wyjątkiem renty rodzinnej lub przychody małżonka mieszczą się w niższym przedziale skali. Szef, który otrzyma od zatrudnionego takie oświadczenie, powinien pobierać zaliczkę według najniższej stawki, tj. cały czas 18 proc.

Podwładny może złożyć oświadczenie w każdym czasie. Trzeba jednak pamiętać, że tego typu oświadczenie dotyczy jednego roku kalendarzowego. Zatem jeśli etatowiec chce kontynuować tę preferencję, to w kolejnym roku musi złożyć płatnikowi kolejne oświadczenie w tej sprawie. Pracownik powinien też poinformować pracodawcę o zmianie stanu faktycznego.

Jeżeli utraci prawo do zastosowania preferencyjnych zasad opodatkowania (np. małżonek zacznie osiągać wysokie wynagrodzenie, nastąpi rozdzielność majątkowa, dziecko podejmie pracę zarobkową), wówczas pracodawca musi zacząć stosować wyższą stawkę podatku.