Zatrudnienie pracownika, to nowe powinności względem ZUS

Dodatkowe obowiązki ciążyć będą na przedsiębiorcy szefie, który zatrudni współpracowników na podstawie umowy o pracę. Nie zawsze tak będzie przy współpracy cywilnoprawnej.

Więcej niż w kodeksie

Dla ZUS pracownikiem jest nie tylko pozostający w stosunku pracy. To także osoba wykonująca pracę na podstawie umowy agencyjnej, umowy-zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia albo umowy o dzieło.

Ale tylko wtedy, gdy umowę taką zawarła z pracodawcą, z którym pozostaje w stosunku pracy, lub jeżeli w ramach takiej umowy wykonuje dla niego pracę. Taką definicję pracownika na potrzeby ubezpieczeń społecznych wprowadza art. 8 ust. 2a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Zawsze składki z etatu

Pracownik podlega obowiązkowo wszystkim rodzajom ubezpieczeń społecznych, tj. ubezpieczeniu emerytalnemu, rentowym, chorobowemu i wypadkowemu. Przy pełnoetatowej pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze trzeba będzie jeszcze zapłacić składkę na fundusz emerytur pomostowych. No i jeszcze danina na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Obowiązek ubezpieczeń dla etatowca istnieje od dnia nawiązania do dnia ustania stosunku pracy. I musi być zrealizowany niezależnie od tego, czy pracownik ma równocześnie inne tytuły do ubezpieczeń, np. wykonuje jednocześnie zlecenie dla innego podmiotu albo ma pracowniczy angaż także i w innej firmie, czy też dodatkowo prowadzi działalność gospodarczą. Nie ma również znaczenia, jaki ma status, tzn. czy jest uczniem, studentem, emerytem czy rencistą. Ze stosunku pracy zawsze musi być ubezpieczony obowiązkowo.

Jedynym wyjątkiem jest umowa o pracę podpisana z osobą spełniającą warunki określone dla osób współpracujących. Z taką sytuacją mamy do czynienia, gdy osoba prowadząca działalność gospodarczą zatrudni na podstawie umowy o pracę: małżonka, dzieci własne, dzieci drugiego małżonka, dzieci przysposobione, rodziców, macochę, ojczyma i osoby przysposabiające (więcej na stronie 7).

Taka osoba w zakresie ubezpieczeń społecznych jest traktowana jako współpracownik prowadzącego działalność, a nie jako pracownik. W tym wypadku stosunek pracy nie jest obowiązkowym tytułem do ubezpieczeń. Inaczej niż przy zleceniu – tu wygrywa kontrakt cywilny ze współpracą.

Siedem dni na rejestrację

Żeby ZUS wiedział, za kogo zostały opłacone składki, płatnik musi daną osobę najpierw odpowiednio zgłosić do ubezpieczeń, a potem przekazywać za nią prawidłowe dokumenty rozliczeniowe. Gdy omyłkowo znajdzie się w nim błędne imię, nazwisko czy numer PESEL, dla ZUS będzie to oznaczało zupełnie inną osobę. Każda pomyłka powinna zatem zostać skorygowana, by z dokumentów posiadanych przez ZUS wynikał przebieg „kariery" ubezpieczeniowej.

Każda osoba, która jest objęta obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi oraz/lub ubezpieczeniem zdrowotnym, musi zostać zgłoszona do ubezpieczeń. Po zatrudnieniu nowego pracownika trzeba złożyć w ZUS formularz ZUS ZUA (zgłoszenie do ubezpieczeń).

Co do zasady obowiązuje tu siedmiodniowy termin, który liczymy pomijając – zgodnie z art. 57 § 1 kodeksu postępowania administracyjnego – dzień, w którym nastąpiło zdarzenie (czyli powstał obowiązek ubezpieczeń społecznych – w tym wypadku nawiązanie stosunku pracy). Jeśli siedmiodniowy termin kończy się w niedzielę lub święto, to przesuwa się na najbliższy dzień roboczy.

Przedsiębiorca nie musi tego robić osobiście. Formularz można wysłać pocztą albo w formie dokumentu elektronicznego, opatrując bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

Jeśli w trakcie ubezpieczenia okaże się, że w dokumencie zgłoszeniowym znalazły się nieprawidłowe dane, lub zmienią się one w tym czasie, to płatnik ma siedem dni na poinformowanie ZUS o tym fakcie.

Ważne!

Pracodawca, który z własnym pracownikiem zawrze umowę cywilnoprawną (zlecenie), nie zgłasza go dodatkowo do ubezpieczeń. ZUS ZUA składa wyłącznie z tytułu umowy o pracę.

Jakie dane wpisywać

Na formularzu ZUS ZUA pracodawca podaje:

- kod tytułu ubezpieczenia (01 10 00 – jeżeli pracownik nie ma ustalonego prawa do emerytury lub renty i stopnia niepełnosprawności),

- dane zgłaszanej osoby – imię i nazwisko, NIP, PESEL oraz ewentualnie numer paszportu lub dowodu, jeżeli osoba ta nie ma jednego z dwóch wcześniej wymienionych identyfikatorów, a także pozostałe dane, m.in. datę urodzenia, adres zamieszkania, zameldowania.

Oczywiście zaznacza, że pracownik podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym, chorobowemu, wypadkowemu i zdrowotnemu.

Jeżeli ubezpieczony zgłasza do ubezpieczenia zdrowotnego członków swojej rodziny, informację o tym pracodawca przekazuje do ZUS, składając formularz ZUS ZCNA (zgłoszenie danych o członkach rodziny dla celów ubezpieczenia zdrowotnego).

Podstawa prawna

- ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jednolity DzU z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.)

Formularze zgłoszeniowe

Dokumenty tzw. zgłoszeniowe ubezpieczonego to sześć różnych druków:

- ZUS ZUA – służy do zgłoszenia osoby do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego (lub tylko do ubezpieczeń społecznych) albo poinformowania o zmianie jej danych,

- ZUS ZZA – na nim zgłasza się osobę wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego (ewentualnie zgłasza zmianę jej danych),

- ZUS ZIUA – służy do poinformowania o zmianie danych identyfikacyjnych ubezpieczonego,

- ZUS ZWUA – na nim wyrejestrowujemy osobę z ubezpieczeń,