Pracodawca może wypłacać pracownikowi pewne kwoty jako ekwiwalent pieniężny. Co do zasady ich wysokość powinna zostać określona w przepisach płacowych obowiązujących w danym zakładzie pracy.

Takie świadczenie jest zwolnione ze składek, jeśli pracownik otrzymuje je w formie pieniężnej. Nie może to być zatem zwrot kosztów w innej formie. Istotne jest również, aby narzędzia, materiały lub sprzęt należały do pracownika i aby rzeczywiście wykorzystywał on je do wykonywania pracy na rzecz pracodawcy.

Przykład

Pracodawca wypłaca panu Andrzejowi ekwiwalent pieniężny za używanie własnego telefonu komórkowego przy wykonywaniu pracy przedstawiciela handlowego. Kwotę świadczenia ustala miesięcznie w zależności od liczby rozmów służbowych, które pracownik przeprowadził ze swojego telefonu.

Tak naliczony ekwiwalent jest zwolniony ze składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Pracodawca zwraca bowiem wydatki poniesione w związku z użytkowaniem prywatnego telefonu do celów służbowych, który jest własnością pracownika, a wypłacana kwota odpowiada wysokości kosztów faktycznie wykonywanych rozmów służbowych oraz ewentualnej rekompensaty za zużycie prywatnego aparatu.

Adekwatna stawka

Kwota wypłaconego ekwiwalentu powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom.

Gdyby nie miała nic wspólnego z wartością używanych dla celów pracodawcy rzeczy ani stopniem ich zużycia w trakcie tego użyczenia, wtedy trudno byłoby uznać taką wypłatę za spełniającą warunki do zwolnienia ze składek.

Przykład

Spółka zamierza powierzyć grupie pracowników wykonywanie pracy regularnie poza siedzibą pracodawcy (zakładem pracy) w trybie określonym w art. 675 i następnych kodeksu pracy, tj. w formie telepracy. Wykonując obowiązki określone w art. 671

1

k.p., chce wyposażyć telepracowników w sprzęt komputerowy, niezbędny do wykonywania przez nich pracy we własnych mieszkaniach. Obowiązki tych osób wymagają jednak, by miały stały, szerokopasmowy dostęp do Internetu.

Taka usługa jest płatna, dlatego spółka będzie refundować zatrudnionym część kosztów abonamentu za dostęp do Internetu w formie jednolitej, zryczałtowanej stawki miesięcznej. Jak wynika z językowego znaczenia słowa „ekwiwalent", ma on stanowić świadczenie pieniężne równoważące pracownikowi używanie przez niego swoich narzędzi, materiałów lub sprzętu do wykonywania powierzonych mu obowiązków.

W tym celu pracodawca powinien ustalić elementy, które będą dokładnie określać wartość używania przez zatrudnionego swoich rzeczy. Za korzystanie z szerokopasmowego dostępu do Internetu wnosi się natomiast stałą, regularną opłatę abonamentową. Nie da się więc określić dokładnej wysokości kosztów, które telepracownik ponosi w związku z pracą wykonywaną na rzecz pracodawcy. Ekwiwalentu nie można natomiast utożsamiać z ryczałtem.

Z tego względu refundacji części kosztów abonamentu, którą spółka ma zamiar wypłacać telepracownikom w formie zryczałtowanej stawki miesięcznej, nie można uznać za ekwiwalent. W tym przypadku nie ma więc podstaw do zwolnienia ze składek tego świadczenia.

Bezskładkowy uniform

Ze składek zwolniona jest też wartość ubioru służbowego (umundurowania) pracownika, który jest dla niego obowiązkowym strojem w czasie pracy. Ulga ta dotyczy również ekwiwalentu pieniężnego za ubiór służbowy.

Wyłączenie to ma zastosowanie głównie wtedy, gdy obowiązek używania przez zatrudnionego ubioru służbowego wynika z odpowiednich przepisów prawa i dotyczy określonych grup zawodowych. Oczywiście taki uniform to nie tylko mundur, ale i różnego typu ujednolicony strój, na ogół pozbawiony cech indywidualnych i zaopatrzony w logo firmy.

Jeśli zatem pracodawca wymaga od podwładnych, by świadczyli pracę w określonych strojach, to po spełnieniu tych warunków wartość ubioru lub ekwiwalent pieniężny za niego nie stanowią podstawy wymiaru składek.

Przykład

Pracownicy zatrudnieni w sklepie spożywczym na stanowiskach kasjerów i sprzedawców zostali zobowiązani (na podstawie regulaminu pracy) do noszenia w czasie wykonywania obowiązków identycznego dla wszystkich ubioru służbowego – czerwonej koszulki, na której naszyte jest logo firmy.

Strój zapewnia pracodawca. Przy rozwiązaniu umowy o pracę koszulkę należy zwrócić, chyba że została zużyta w znacznym stopniu. Wartość tego ubioru nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne ani zdrowotne.

Strój tylko do pracy

Do obowiązku noszenia określonego ubioru w czasie pracy trzeba podejść zdroworozsądkowo. Najczęściej bowiem wymagania stawiane przez pracodawcę dotyczą tego, by dbać o wizerunek zakładu pracy, a nie by promować jego logo na koszulkach czy czapkach.

Wtedy nie ma podstaw, by wartość rzeczy, które pracownik ma na siebie zakładać w czasie pracy, wyłączyć z podstawy wymiaru składek.

Przykład

Obowiązujący w firmie regulamin pracy przewiduje, że pracownicy mają obowiązek przychodzenia do pracy w schludnym ubraniu ściśle określonego typu. Dla mężczyzn wprowadzono obowiązek noszenia garnituru szarego, granatowego lub czarnego, a dla kobiet – kostiumu w tych kolorach.

Dopuszczalne są tylko białe lub niebieskie bluzki i koszule. Wartości tych ubrań ani ekwiwalentu za ich zakup nie można uznać za przychód zwolniony ze składek, mimo zapisów w regulaminie.

Ubiór jest indywidualnie kupowany przez pracowników, nie jest ujednolicony co do kroju, materiału ani innych cech charakterystycznych oraz w żaden sposób nie został pozbawiony cech ubrania prywatnego.