Kwestię, kiedy wypłacone przychody stają się podstawą wymiaru składek rozstrzyga § 2 ust. 6 rozporządzenia Rady Ministrów z 18 kwietnia 2008 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu postępowania w sprawach rozliczania składek, do których poboru jest zobowiązany Zakład Ubezpieczeń Społecznych (DzU nr 78, poz. 465 ze zm.).
Przepis ten odnosi się tylko do osób, dla których podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe jest przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych. W takiej sytuacji uważa się, że ubezpieczony osiągnął ten przychód w momencie, kiedy go otrzymał lub kiedy postawiono mu go do dyspozycji (np. w kasie firmy).
Kwota w raporcie
Płatnik składek w imiennym raporcie miesięcznym – na druku ZUS RCA lub ZUS RZA, a także w deklaracji rozliczeniowej (lub ewentualnie w korektach tych dokumentów), rozlicza należne składki na ubezpieczenia społeczne od wszystkich wypłat dokonanych lub postawionych do dyspozycji ubezpieczonego od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca kalendarzowego, którego deklaracja dotyczy.
Oczywiście wlicza tylko te przychody, które stanowią podstawę wymiaru składek. Musi też pamiętać o rocznym ograniczeniu podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych do 30-krotności prognozowanego na dany rok przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej (po przekroczeniu tej kwoty składek emerytalno-rentowych nie odprowadza się do końca roku). W 2012 r. limit ten wynosi 105 780 zł.
Przykład
Zakład pracy wypłaca pracownikom wynagrodzenie do 5. dnia miesiąca następującego po tym, za który pensja jest należna. W listopadzie 2012 r. oskładkowane przychody kliku pracowników, osiągnięte przez nich od początku 2012 r., przekroczyły roczną podstawę wymiaru składek, tj. 105 780 zł. W związku z tym pracodawca zapłacił składki emerytalno-rentowe tylko od części pensji należnych tym osobom za listopad, wypłaconych w grudniu 2012 r.
Wynagrodzenia za grudzień pracownicy otrzymają w styczniu 2013 r. Pracodawca będzie zatem musiał odprowadzić od tych przychodów również składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe.
Od 1 stycznia 2013 r. zacznie na nowo bić licznik ograniczenia; liczy się bowiem data wypłaty należności, a nie okres, za jaki przysługują. Wynagrodzenie grudniowe pracodawca będzie musiał wykazać w deklaracji rozliczeniowej za styczeń 2013 r., choć przysługiwać ono będzie za pracę świadczoną w grudniu poprzedniego roku.
Fakt, że pracownik otrzymuje daną kwotę pieniężną bądź świadczenie niepieniężne od pracodawcy, nie zawsze oznacza, że jest to przychód ze stosunku pracy.
Bez związku z etatem
O tym, czy je zakwalifikować jako przychód ze stosunku pracy, decyduje to, czy dane świadczenie może otrzymać wyłącznie pracownik, czy równie dobrze inna osoba, niezwiązana (aktualnie lub w przeszłości) z pracodawcą.
Przykład
Wyrokiem sądu od przedsiębiorcy na rzecz pana Jerzego zasądzono 5000 zł z ustawowymi odsetkami jako zadośćuczynienie za naruszenie jego dóbr osobistych.
Dobra osobiste człowieka, jak w szczególności zdrowie, wolność, cześć, swoboda sumienia, nazwisko lub pseudonim, wizerunek, tajemnica korespondencji, nietykalność mieszkania, twórczość naukowa, artystyczna, wynalazcza i racjonalizatorska, pozostają pod ochroną prawa cywilnego, niezależnie od ochrony przewidzianej w innych przepisach.
Sąd może przyznać temu, czyje dobro osobiste zostało naruszone, odpowiednią sumę tytułem zadośćuczynienia pieniężnego za doznaną krzywdę. Jeśli kwotę rekompensaty zasądzi w oparciu o przepisy k.c., a nie przepisy prawa pracy, to należność ta – mimo że powstała w związku z zatrudnieniem u pracodawcy – nie przysługuje z tytułu zatrudnienia.
W związku z tym, że stosunek pracy nie jest wtedy źródłem uzyskania przychodu, to odszkodowanie przyznane panu Jerzemu nie stanowi podstawy wymiaru składek na jego ubezpieczenia.
Rabat równy dla wszystkich
Podobnymi przesłankami kierował się oddział ZUS w Lublinie wydając 2 czerwca 2011 r. interpretację DI/200000/451/345/2011, a także oddział ZUS w Gdańsku, kiedy 8 czerwca 2011 r. zajmował stanowisko rozstrzygnięte w interpretacji DI/100000/ 451/364. Orzekały wówczas o prawidłowości stanowiska, że rabaty udzielane pracownikom w takiej samej wysokości jak te oferowane dla innych grup klientów, nie stanowią podstawy wymiaru składek.
W obu przypadkach pracodawcy pytający o zdanie ZUS, dołączyli do wniosków interpretacje organów podatkowych. Zgodnie z nimi rabaty w ramach programu lojalnościowego oraz programu „zakup personalny" nie stanowią przychodu pracownika ze stosunku pracy.
Jest to istotne, bowiem rozstrzygnięcie, czy koszty usług ponoszone na rzecz pracowników przez pracodawcę, wypłata bądź też wartość świadczenia w naturze stanowi przychód pracownika w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy, należy do wyłącznej kompetencji właściwych organów podatkowych.
Ich stanowisko, że dana należność nie stanowi przychodu ze stosunku pracy zgodnie z przepisami o podatku dochodowym od osób fizycznych, przesądza o tym, że nie może ona też stanowić podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.
