Oprócz opłacania składek na  ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne płatnicy muszą też zasilać Fundusz Pracy. Składki te wykazują wyłącznie w deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA. Naliczają je w wysokości 2,45 proc. podstawy wymiaru opłat na ubezpieczenia społeczne.

Obowiązek opłacania składki na FP powstaje po łącznym spełnieniu dwóch warunków:

- ubezpieczenia społeczne są obowiązkowe,

- podstawa wymiaru składek na te ubezpieczenia jest (w  przeliczeniu na miesiąc) nie niższa niż ustawowo wskazana kwota.

Nie mniej niż

Obowiązują tu trzy kwotowe limity, których osiągnięcie wiąże się z koniecznością regulowania tej dodatkowej składki. Najczęściej chodzi o równowartość minimalnego wynagrodzenia za  pracę – tj. w 2012 r. 1500 zł.

Jednak dla dwóch grup ubezpieczonych są to inne granice. Dla pracowników w pierwszym roku zatrudnienia jest to 80 proc. minimalnej płacy, tj. w 2012 r.  1200 zł. Natomiast w przypadku osób wykonujących pracę w okresie odbywania kary pozbawienia wolności lub tymczasowego aresztowania to 50 proc. minimalnego wynagrodzenia za pracę – tj. w 2012 r. 750 zł.

Jeśli więc dana osoba nie jest objęta obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalno-rentowymi albo osiąga miesięcznie przychód w wysokości niższej niż wskazane limity, to nie trzeba za nią opłacać składki na FP. Ale jeśli już trzeba, to nie należy się sugerować ewentualnym przekroczeniem 30-krotności przeciętnego prognozowanego na  dany rok wynagrodzenia, bo osiągnięcie tego progu zarobkowego nie zwalnia z opłacania składki na FP.

Status pracodawcy

Zasadą jest, żeby składek na FP nie płacić za te osoby, które nie podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym. Wynikałoby więc z tego, że zawsze trzeba je opłacać np. za zleceniobiorcę, dla którego jest to jedyna działalność zarobkowa, jeśli jego miesięczny przychód to co najmniej minimalna płaca.

W praktyce jednak zależy to jeszcze od tego, kim jest zleceniodawca. Obowiązek opłacania składek na FP obciąża bowiem pracodawców i inne jednostki organizacyjne. Zatem w sytuacji, gdy zleceniodawcą jest osoba fizyczna, to dotyczy jej powinność opłacania składek na FP, jeżeli ma status pracodawcy – tj. zatrudnia przynajmniej jedną osobę na podstawie umowy o pracę. Gdy zaś zleceniodawcą jest jednostka organizacyjna, nie ma znaczenia, czy w firmie zatrudnieni są również pracownicy.

Przykład

Pan Józef prowadzi działalność gospodarczą i zatrudnia osiem osób na podstawie umów-zleceń. Zleceniobiorcy objęci są obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalno-rentowymi.

Każdy z nich osiąga przychód wyższy niż minimalne wynagrodzenie. Mimo to pan Józef nie musi opłacać za nich składek na FP do czasu, gdy zatrudni w firmie również pracownika (nawet jeśli jego wynagrodzenie będzie niższe od minimalnej płacy).

Jako pracodawca zobowiązany będzie wówczas do opłacania tych składek również za zleceniobiorców, których przychód osiągnie kwotę nie niższą niż minimalna płaca.

Przykład

Spółka z o.o. zatrudnia jedną osobę na podstawie umowy-zlecenia. Choć nie zatrudnia pracowników, musi opłacać składki na FP za tych zleceniobiorców, którzy są objęci obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalno-rentowymi i osiągają miesięcznie przychód w kwocie nie niższej niż minimalne wynagrodzenie.

Faktyczna albo przeliczona

Gdy przychód z umowy-zlecenia wypłacony w danym miesiącu okazał się niższy niż minimalne wynagrodzenie, nie zawsze oznacza to, że za zleceniobiorcę nie trzeba opłacić składki na FP. Jeżeli powodem tego było rozpoczęcie lub zakończenie wykonywania umowy w trakcie miesiąca, choroba lub inna nieobecność w pracy, to trzeba dokonać tzw. przeliczenia na okres miesiąca.

Oznacza to, że trzeba ustalić, ile wyniosłaby podstawa wymiaru składek, gdyby zleceniobiorca pracował przez cały miesiąc. Jeżeli byłaby to co najmniej kwota równa minimalnej płacy, to zleceniodawca musi opłacić składkę na FP.

Powyższa zasada dotyczy jednak tylko takiej sytuacji, gdy w umowie-zlecenie określono wynagrodzenie w stawce miesięcznej. Zasada ta nie działa, jeżeli płaca zleceniobiorcy została ustalona w stawce akordowej, kwotowej stawce godzinowej albo prowizyjnej. Przy tego rodzaju zapisach istotna jest wyłącznie faktyczna wysokość osiągniętego przychodu. Składkę na FP trzeba zapłacić, gdy w danym miesiącu okaże się on przynajmniej równy kwocie minimalnego wynagrodzenia.

Kilka źródeł przychodów

Miesięczny przychód niższy niż minimalna płaca nie zawsze oznacza, że za zatrudnionego nie trzeba opłacać składki na FP. O obowiązku jej regulowania decyduje bowiem łączna podstawa wymiaru składek na obowiązkowe ubezpieczenia emerytalne i rentowe ze wszystkich tytułów.

Wobec tego płatnik zatrudniający ubezpieczonego, którego podstawa wymiaru składek jest niższa od minimalnej płacy, powinien uzyskać od niego oświadczenie, czy ma on inne tytuły, z których jest obowiązkowo objęty ubezpieczeniami emerytalno-rentowymi. Jeśli poświadczy w nim, że ma taki tytuł, powinien jeszcze wskazać, czy suma przychodów wskazuje na obowiązek opłacania składek na FP.

Przykład

Pan Tomasz ma 30 lat. Od 1 kwietnia 2012 r. pracuje na podstawie umowy o pracę na pół etatu w spółce A.

Jego wynagrodzenie to 800 zł miesięcznie. Złożył oświadczenie pracodawcy, że umowa o pracę jest jego jedynym tytułem do ubezpieczeń i pracodawca nie nalicza za niego składki na FP.

Od 1 sierpnia br. pan Tomasz będzie dodatkowo pracował w spółce B na 1/3 etatu, a jego miesięczna pensja ma wynosić 700 zł. W związku z tym, że łączna podstawa wymiaru składek na obowiązkowe ubezpieczenia emerytalne i rentowe będzie równa minimalnemu wynagrodzeniu, od sierpnia obie firmy muszą za niego opłacać wszystkie składki, w tym na FP.

Pan Tomasz powinien o tym poinformować każdego pracodawcę.

Zwolnienie na rodziców

Pracodawcy nie opłacają składek na FP za pracowników przez 36 miesięcy po powrocie z urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu macierzyńskiego lub urlopu wychowawczego. Zwolnienie to obowiązuje od pierwszego dnia miesiąca następującego po tym, w którym zakończył się urlop.

Ta ulga przysługuje wyłącznie w odniesieniu do pracowników w rozumieniu przepisów kodeksu pracy. Nie można więc z niej skorzystać m.in. w stosunku do zleceniobiorcy. Nie uda się też uniknąć opłacenia składki na FP od przychodów uzyskanych z umowy-zlecenie czy o dzieło podpisanej z własnym pracownikiem.

Przykład

Pani Anna 18 czerwca przystąpiła do pracy po zakończonym urlopie wychowawczym. Wobec tego za okres od 1 lipca pracodawca jest zwolniony z obowiązku opłacania za nią składki na FP.

Jednak gdy pani Anna z własnym pracodawcą zawrze dodatkowo umowę-zlecenie (lub o dzieło), to od przychodu z tego tytułu pracodawca musi naliczyć i odprowadzić składkę na FP.

Jeśli pracownik idzie na urlop wychowawczy bezpośrednio po  zakończeniu urlopu macierzyńskiego, 36-miesięczny okres zwolnienia z opłacania składki na FP należy liczyć od pierwszego dnia miesiąca następującego po tym, w którym wrócił z tego drugiego urlopu.

Inaczej jest w sytuacji, gdy po zakończeniu urlopu macierzyńskiego pracownik korzysta z  urlopu wypoczynkowego, dni wolnych od pracy z tytułu opieki nad członkiem rodziny lub zwolnienia lekarskiego. Wówczas należy uznać, że jego powrót do pracy nastąpił po zakończeniu urlopu, a nie od daty faktycznego podjęcia pracy. Wobec tego początkiem 36-miesięcznego okresu zwolnienia z opłacania składek na FP za  daną osobę jest pierwszy dzień miesiąca następującego po tym, w którym nastąpiło zakończenie urlopu.

Pracodawca może też skorzystać ze zwolnienia ze składek na FP, gdy zatrudni osobę, która ukończyła 50 lat i była przez co najmniej 30 dni przed podjęciem pracy zarejestrowana w  urzędzie pracy jako bezrobotna. Ulga przysługuje wówczas przez 12 miesięcy. Gdy taki pracownik został zatrudniony np. od 10 czerwca 2012 r., to okres ten trzeba liczyć od 1 lipca.

Składek na FP nie trzeba ponadto opłacać za osoby, które osiągnęły wiek wynoszący co najmniej 55 lat – kobieta i co najmniej 60 lat – mężczyzna. Tutaj jednak zwolnienie dotyczy wszystkich ubezpieczonych, a  nie tylko pracowników.