Płatnik składek dokonał zgłoszenia na formularzu ZPA. Po pewnym czasie okazało się, że błędnie wpisał numer REGON. Numer ten należy do danych identyfikacyjnych płatnika składek. Aby go skorygować trzeba więc złożyć dokument ZIPA.
W bloku I „Dane organizacyjne" w polu 02 trzeba wpisać cyfrę „2", w bloku II „Poprzednie dane identyfikacyjne płatnika składek" – należy podać zestaw danych identyfikacyjnych podanych we wcześniejszym (błędnym) zgłoszeniu – czyli również nieprawidłowy numer REGON. Natomiast w bloku III „Aktualne dane identyfikacyjne płatnika składek" należy wpisać zestaw prawidłowych danych. Data wypełnienia dokumentu i podpis płatnika składek znajdują się w bloku IV „Oświadczenie płatnika składek".
Przykład
Płatnik składek dokonał zgłoszenia w formie wniosku o wpis do CEIDG. Podał w nim błędną nazwę skróconą firmy. W trakcie zgłaszania siebie jako osoby ubezpieczonej w ZUS odkrył błąd. Musi więc skorygować nieprawidłową nazwę skróconą, wypełniając część CEIDG-POPR wniosku o wpis. Po otrzymaniu danych z CEIDG, ZUS skoryguje tę nazwę, tworząc z urzędu dokument ZIPA.
Przykład
Rodzic zatrudniający nianię zgłosił siebie jako płatnika składek na formularzu ZFA. Podał w jego bloku II „Dane identyfikacyjne płatnika składek" swoje identyfikatory – tj. NIP, PESEL oraz imię i nazwisko, datę urodzenia oraz nazwę skróconą. Okazało się, że przestawił litery w swoim pierwszym imieniu. Ponieważ należy ono do danych identyfikacyjnych płatnika składek (osoby fizycznej), korekty błędu należy dokonać składając dokument ZUS ZIPA. W bloku I („Dane organizacyjne") w polu 02 należy w nim wpisać cyfrę „2", a w bloku II („Poprzednie dane identyfikacyjne płatnika składek") trzeba podać zestaw danych identyfikacyjnych wpisanych w zgłoszeniu płatnika składek na ZFA (w tym nieprawidłowe imię). Z kolei w bloku III „Aktualne dane identyfikacyjne płatnika składek" należy wpisać prawidłowe identyfikatory płatnika składek, w tym poprawne imię. Trzeba jednak pominąć „Nazwę skróconą" (zgodnie z zasadami wypełniania dokumentów ubezpieczeniowych w przypadku rodzica zatrudniającego nianię nie wypełnia się pola „Nazwa skrócona" w dokumencie ZFA). Data wypełnienia dokumentu i podpis płatnika składek znajdują się w bloku IV „Oświadczenie płatnika składek".
W razie podania w zgłoszeniu płatnika składek jego identyfikatorów o błędnej strukturze, np. 10-znakowego REGON, należy złożyć prawidłowo wypełniony dokument ZPA lub ZFA w trybie zgłoszenia (tj. wpisać „X" w polu 01 bloku I „Dane organizacyjne" w dokumencie ZPA lub ZFA).
Ewidencja i adres do poprawki
Jeśli korekty wymagają dane ewidencyjne lub adresowe płatnika, który jest przedsiębiorcą podlegającym wpisowi do CEIDG, należy je zgłaszać w formie wniosku CEIDG-1.
Gdy taka potrzeba zajdzie w stosunku do innego płatnika, musi on złożyć dokument zgłoszeniowy ZPA lub ZFA w trybie korekty. Oznacza to, że wypełnia ten druk na nowo, wpisując „2" w polu 02 bloku I „Dane organizacyjne", a następnie podając wszystkie prawidłowe dane w kolejnych blokach.
Wyjątkiem jest tu korekta adresu prowadzenia działalności, którą zgłasza się na druku ZAA.
Przykład
Firma zgłosiła siebie jako płatnika na formularzu ZPA. Jednocześnie podała na druku ZUS ZAA adresy prowadzenia działalności gospodarczej (inne niż adres siedziby). Przy kontroli dokumentów okazało się, że podała błędny numer lokalu w adresie siedziby. Modyfikację tych danych musi zgłosić do ZUS na formularzu, na jakim dokonała zgłoszenia firmy, tj. na druku ZPA, zaznaczając w bloku I, że jest to korekta danych i wypełniając poprawnie kolejne bloki dokumentu (ilustracja 3).
Aby skorygować adres prowadzenia działalności, należy natomiast wypełnić druk ZAA. Trzeba wówczas wypełnić blok II tego dokumentu („Dane identyfikacyjne płatnika składek"), a następnie w bloku III w polu 01 wpisać kod „2", który oznacza zakończenie prowadzenia działalności pod danym adresem. W kolejnych polach trzeba z kolei podać adres nieprawidłowy, a w bloku IV w polu 01 wpisać kod „1" (tj. nowy adres) i wpisać poprawny adres prowadzenia działalności (ilustracja 4).
Przykład
Płatnik składek zgłosił siebie na formularzu ZFA. Jednocześnie przekazał na druku ZAA adres prowadzenia działalności gospodarczej (inny niż adres siedziby). Okazało się, że w adresie prowadzenia działalności błędnie podał ulicę. Żeby skorygować ten adres, musi złożyć dokument ZAA, wypełniając jego blok II „Dane identyfikacyjne płatnika składek", a następnie w bloku III w polu 01 wpisać cyfrę „2" (tj. zakończenie prowadzenia działalności pod danym adresem). W kolejnych polach tego bloku poda błędny adres. Natomiast w bloku IV w polu 01 powinien wpisać cyfrę „1" (tj. nowy adres), a w kolejnych polach – aktualny adres prowadzenia działalności.
Inny numer konta
Korektę numeru rachunku bankowego należy zgłaszać wypełniając druk ZBA. Trzeba wypełnić jego blok II „Dane identyfikacyjne płatnika składek", a następnie w bloku III w polu 01 wpisać kod „2" (tj. zamknięcie rachunku). W polu 02 podajemy nieprawidłowy numer rachunku. W bloku IV w polu 01 wpisujemy kod „1" (tj. nowy rachunek), a w polu 02 – prawidłowy numer rachunku.
Gdy błąd był w ZIPA
Zdarza się popełnić błąd przy wypełnianiu dokumentu zgłoszenia zmiany danych identyfikacyjnych płatnika składek. Sposób postępowania zależy wówczas od tego, czy pomyłka dotyczy wykazanych „starych" danych, czy też tych po zmianie.
W pierwszym przypadku – gdy błąd pojawił się w poprzednich danych identyfikacyjnych płatnika składek (w bloku II druku ZIPA), trzeba ponownie złożyć ten dokument, tak jakby składany był po raz pierwszy.
W sytuacji, gdy popełnimy pomyłkę w aktualnych danych identyfikacyjnych płatnika, czyli w bloku III dokumentu ZIPA, również składamy nowy dokument ZIPA, ale musimy go wypełnić następująco:
Oznacza to, że nie cofamy się już do „starych" danych. Prostujemy zaś te aktualne.
Przykład
Płatnik składek został zgłoszony na formularzu ZPA. Po pewnym czasie okazało się, że błędnie podano nazwę skróconą firmy. Złożono druk ZIPA w trybie korekty. W jego bloku III „Aktualne dane identyfikacyjne płatnika składek" osoba wypełniająca dokument wpisała prawidłową nazwę skróconą, ale przez pomyłkę podała błędny NIP. Aby skorygować zaistniały błąd, trzeba złożyć formularz ZIPA. W jego bloku II „Poprzednie dane płatnika składek" należy wpisać nieprawidłowe dane, wykazane jako aktualne w błędnie wypełnionym dokumencie ZIPA. Natomiast w bloku III „Aktualne dane identyfikacyjne płatnika składek" trzeba wpisać wszystkie prawidłowe dane identyfikacyjne płatnika.
Jeśli błąd w dokumencie
ZIPA podlega na tym, że:
Wyrejestrowanie na ZWPA
Płatnik składek, który zakończył prowadzić działalność, musi złożyć w ZUS zgłoszenie wyrejestrowania na formularzu ZWPA. Możliwe jest to dopiero po dokonaniu wszelkich rozliczeń związanych z jej prowadzeniem, polegających m.in. na wyrejestrowaniu z ZUS wszystkich ubezpieczonych oraz rozliczeniu składek od wypłaconych im należności stanowiących podstawę wymiaru składek.
Druk ZWPA służy do wyrejestrowania zarówno tego płatnika, który zgłosił się na formularzu ZPA, jak i tego, który dokonał tego na ZFA.
Tu znów mamy jednak odstępstwo dotyczące przedsiębiorców, podlegających wpisowi do CEIDG. Oni zgłaszają fakt zakończenia działalności wypełniając wniosek o wykreślenie wpisu do ewidencji działalności. Przedsiębiorca ma obowiązek złożyć wniosek o wykreślenie wpisu w terminie siedmiu dniu od dnia trwałego zaprzestania wykonywania działalności gospodarczej. Należy tu podać datę przypadającą na ostatni dzień wykonywania działalności gospodarczej.
Uwaga!
Data zaprzestania działalności gospodarczej nie może być późniejsza niż data złożenia wniosku.
Płatnika składek, który nie jest przedsiębiorcą, należy wyrejestrować z ZUS w ciągu 14 dni od daty zakończenia działalności.
Gdy zaistnieje konieczność skorygowania danych identyfikacyjnych płatnika, które zostały podane w bloku II dokumentu ZWPA, należy na nowo złożyć ten dokument wyrejestrowania (ilustracja 5).
Gdy błąd dotyczy danych wykazanych w bloku III tego ZWPA, druk ten należy złożyć jeszcze raz, ale w trybie korekty. Oznacza to, że w dokumencie trzeba zaznaczyć pole 02 bloku I „Dane organizacyjne", a następnie wpisać wszystkie prawidłowe informacje w pozostałych blokach (ilustracja 6).
Przykład
Płatnik składek zakończył działalność 31 grudnia 2011 r. Przekazał do ZUS dokument ZWPA. W bloku III w polu 02 zamiast daty 01.01.2012 wpisał 31.12.2011.
Aby skorygować błędną datę wyrejestrowania, musi przekazać do ZUS ponownie dokument ZWPA, tym razem w trybie korekty, tj. w bloku I w polu 02 musi wpisać znak „X". W pozostałe pola kolejnych bloków, w tym także w pole 02 w bloku III, musi wpisać poprawne dane.
