Każdy płatnik składek, choćby był jednoosobową firmą, musi wywiązywać się z obowiązków wobec ZUS. Zaczynają się one od formalnego zgłoszenia płatnika. Z kolejnych składanych dokumentów musi wynikać cały przebieg historii ubezpieczeniowej firmy aż do jej likwidacji i wyrejestrowania z ZUS.
Aby ZUS mógł prawidłowo przetwarzać dane o płatniku, ten musi pamiętać, by informować go o wszelkich zmianach. Należy przy tym odróżnić informację o zmianie danych od zgłoszenia ich korekty.
Zobacz wszystkie przykłady
Zmianę płatnik musi zgłosić wtedy, gdy pewne dane uległy modyfikacji w stosunku do tych, które wykazał we wcześniej złożonych dokumentach ubezpieczeniowych. Są one wówczas zmieniane na bieżąco. Natomiast korekta to poprawienie błędów popełnionych we wcześniej złożonych drukach. W związku z tym korekta zmienia dane wstecz, tj. od daty, z jaką został złożony wcześniejszy dokument, który jest poprawiany.
Prawidłowość informacji podanych w dokumentach zgłoszeniowych płatnika składek jest bardzo istotna. To bowiem na tej podstawie zakładane jest w ZUS konto płatnika składek, a na nim następnie ZUS rozlicza składki na poszczególne ubezpieczenia za wszystkie osoby zgłoszone przez niego do ubezpieczeń.
Jaka firma, takie zgłoszenie
Gdy płatnikiem składek jest osoba fizyczna, nie zgłasza się w ZUS na takim samym druku, co firma będąca osobą prawną. Ta pierwsza powinna użyć druku ZUS ZFA, a druga (podobnie jak jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej) przekazuje zgłoszenie na druku ZUS ZPA.
Ale te dwa formularze to niejedyne druki zgłoszeniowe. Należą do nich jeszcze:
Tych druków używają już jednak wszyscy płatnicy, bez względu na status.
Zasadniczo płatnik składek ma obowiązek złożyć druk zgłoszenia (ZPA lub ZFA) w terminie siedmiu dni od daty, kiedy pierwszy raz musiał zgłosić kogokolwiek do ubezpieczeń.
Przykład
Umowę wieloosobowej spółki z o.o. zawarto 1 grudnia 2011 r. Została zgłoszona do KRS w styczniu 2012 r., a wpis do tego rejestru spółka uzyskała w lutym 2012 r. Do chwili obecnej nie zatrudnia jednak żadnej osoby, w żadnej formie. Dlatego spółka nie ma obowiązku złożenia zgłoszenia płatnika składek na ZUS ZPA.
Przykład
Pan Jan od kilku lat prowadzi działalność gospodarczą.
W sklepie masarniczym zatrudnia pracowników.
Jako płatnik składek zgłosił się w ZUS w 2005 r. na druku ZFA. Od marca 2012 r. zatrudnił nianię do swojego dziecka. W tym wypadku nie ma obowiązku składania po raz kolejny druku zgłoszenia płatnika składek. Osoba fizyczna prowadząca pozarolniczą działalność jest płatnikiem składek na własne ubezpieczenia, a także za osoby współpracujące oraz za wszystkie zatrudniane przez siebie osoby (pracowników, zleceniobiorców). Jeśli zatrudnia dodatkowo inne osoby (np. nianię), staje się również płatnikiem składek na ich ubezpieczenia.
Nie wymaga to składania kolejnego zgłoszenia go jako płatnika.
Osoby, które są płatnikami składek na własne ubezpieczenia albo osób z nimi współpracujących, druk zgłoszenia płatnika składek muszą złożyć w ciągu siedmiu dni od daty, kiedy powstał obowiązek ubezpieczeń.
O dokonaniu zgłoszenia nie muszą jednak pamiętać przedsiębiorcy w rozumieniu ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (tekst jedn. DzU z 2010 r. nr 220, poz. 1447 ze zm.). Wyręcza ich Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEIDG).
Zasady dla przedsiębiorców
CEIDG to spis przedsiębiorców, którzy są osobami fizycznymi i działają na terenie Polski. Od 1 lipca 2011 r. prowadzony jest w systemie teleinformatycznym na podstawie przepisów ustawy o swobodzie działalności gospodarczej.
Osoba, która rozpoczyna prowadzenie pozarolniczej działalności gospodarczej, zamiast przychodzić do ZUS, zgłasza siebie jako płatnika składek składając wniosek o wpis do CEIDG, czyli niejako przy okazji. Robi to za pośrednictwem formularza elektronicznego albo w formie papierowej – pocztą lub w wybranym urzędzie gminy.
Żądanie zgłoszenia płatnika składek w rozumieniu przepisów o systemie ubezpieczeń społecznych (albo zgłoszenia oświadczenia o kontynuowaniu ubezpieczenia społecznego rolników w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym rolników) to integralna część wniosku o wpis do CEIDG. Tak samo jest z żądaniem zgłoszenia zmiany.
Na podstawie danych otrzymanych z tego rejestru ZUS sporządza z urzędu formularz ZUS ZFA (zgłoszenie lub zmianę danych płatnika składek – osoby fizycznej).
Podobnie jest z przedsiębiorcami – osobami prawnymi lub jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej. Tyle że oni podlegają wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego. Wraz z wnioskiem o wpis lub zmianę wpisu w tym rejestrze składają oni zgłoszenie płatnika składek albo jego zmianę na druku ZUS ZPA.
Bez e-dokumentu
Płatnik składek, którego w zgłoszeniu do ZUS nie wyręczy żaden urząd, ma obowiązek sam przekazać taki dokument albo w formie pisemnej według ustalonego wzoru, albo jako wydruk z oprogramowania zgodnego z wymaganiami ZUS (na dzień dzisiejszy jest to program Płatnik wersja 8.01.001A oraz Bukigo wersja 1.0). Oznacza to, że zgłoszeń płatnika składek nie przekazuje się w formie teletransmisji.
Program Płatnik ostrzega o konieczności złożenia dokumentu ZPA czy ZFA w formie papierowej (ilustracja 1).
Korekta ZPA lub ZFA
Płatnik składek musi zawiadomić ZUS o wszelkich zmianach w stosunku do danych zawartych w swoim zgłoszeniu. Powinien to zrobić w ciągu 14 dni od ich zaistnienia albo od dnia, kiedy stwierdzi nieprawidłowości we własnym zakresie lub otrzyma zawiadomienie o nich z ZUS.
Sposób, w jaki należy dokonać korekty, zależy od tego, jakie dane trzeba zmienić czy skorygować oraz od rodzaju popełnionego błędu.
Gdy chodzi o dane podlegające wpisowi do CEIDG, to aby je zmienić lub skorygować, trzeba sporządzić wniosek CEIDG-1 i złożyć go w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Zmiany i korekty danych, które wpisowi do tej ewidencji nie podlegają, należy zgłaszać bezpośrednio w ZUS.
Czeski błąd na starcie
Zdarza się, że już początek zgłoszenia na druku ZPA lub ZFA jest nieprawidłowo wypełniony. Chodzi o blok I „Dane organizacyjne", w którym trzeba zaznaczyć, czy chodzi o zgłoszenie (pierwszorazowe), czy też o zgłoszenie zmiany lub korekty danych. Jeśli płatnik zaznaczył złe pole, musi przekazać nowy, prawidłowo wypełniony dokument. I robi to w tzw. trybie zgłoszenia, co oznacza, że zaznacza pole 01 bloku I „Dane organizacyjne". Wypełniając dokument w programie Płatnik, należy to pole zaznaczyć, klikając myszką (ilustracja 2).
Nowy dokument musi też złożyć płatnik, który wypełnił oba pola w tym bloku. Takiego błędu nie popełni jednak ten, kto wypełnia druk, używając programu Płatnik. Nie dopuszcza on do wypełnienia więcej niż jednego pola w tym bloku.
Nie ten identyfikator
Aby zgłosić korektę danych identyfikacyjnych płatnika składek, należy skorzystać z druku ZIPA. O jakie dane jednak chodzi? Są to: NIP, REGON, nazwa skrócona, a w przypadku płatnika – osoby fizycznej dodatkowo nazwisko, imię pierwsze, data urodzenia oraz PESEL lub seria i numer dowodu osobistego lub paszportu. Na druku ZIPA należy:
Przykład
Płatnik składek dokonał zgłoszenia na formularzu ZPA. Po pewnym czasie okazało się, że błędnie wpisał numer REGON. Numer ten należy do danych identyfikacyjnych płatnika składek. Aby go skorygować trzeba więc złożyć dokument ZIPA.
W bloku I „Dane organizacyjne" w polu 02 trzeba wpisać cyfrę „2", w bloku II „Poprzednie dane identyfikacyjne płatnika składek" – należy podać zestaw danych identyfikacyjnych podanych we wcześniejszym (błędnym) zgłoszeniu – czyli również nieprawidłowy numer REGON. Natomiast w bloku III „Aktualne dane identyfikacyjne płatnika składek" należy wpisać zestaw prawidłowych danych. Data wypełnienia dokumentu i podpis płatnika składek znajdują się w bloku IV „Oświadczenie płatnika składek".
Przykład
Płatnik składek dokonał zgłoszenia w formie wniosku o wpis do CEIDG. Podał w nim błędną nazwę skróconą firmy. W trakcie zgłaszania siebie jako osoby ubezpieczonej w ZUS odkrył błąd. Musi więc skorygować nieprawidłową nazwę skróconą, wypełniając część CEIDG-POPR wniosku o wpis. Po otrzymaniu danych z CEIDG, ZUS skoryguje tę nazwę, tworząc z urzędu dokument ZIPA.
Przykład
Rodzic zatrudniający nianię zgłosił siebie jako płatnika składek na formularzu ZFA. Podał w jego bloku II „Dane identyfikacyjne płatnika składek" swoje identyfikatory – tj. NIP, PESEL oraz imię i nazwisko, datę urodzenia oraz nazwę skróconą. Okazało się, że przestawił litery w swoim pierwszym imieniu. Ponieważ należy ono do danych identyfikacyjnych płatnika składek (osoby fizycznej), korekty błędu należy dokonać składając dokument ZUS ZIPA. W bloku I („Dane organizacyjne") w polu 02 należy w nim wpisać cyfrę „2", a w bloku II („Poprzednie dane identyfikacyjne płatnika składek") trzeba podać zestaw danych identyfikacyjnych wpisanych w zgłoszeniu płatnika składek na ZFA (w tym nieprawidłowe imię). Z kolei w bloku III „Aktualne dane identyfikacyjne płatnika składek" należy wpisać prawidłowe identyfikatory płatnika składek, w tym poprawne imię. Trzeba jednak pominąć „Nazwę skróconą" (zgodnie z zasadami wypełniania dokumentów ubezpieczeniowych w przypadku rodzica zatrudniającego nianię nie wypełnia się pola „Nazwa skrócona" w dokumencie ZFA). Data wypełnienia dokumentu i podpis płatnika składek znajdują się w bloku IV „Oświadczenie płatnika składek".
W razie podania w zgłoszeniu płatnika składek jego identyfikatorów o błędnej strukturze, np. 10-znakowego REGON, należy złożyć prawidłowo wypełniony dokument ZPA lub ZFA w trybie zgłoszenia (tj. wpisać „X" w polu 01 bloku I „Dane organizacyjne" w dokumencie ZPA lub ZFA).
Ewidencja i adres do poprawki
Jeśli korekty wymagają dane ewidencyjne lub adresowe płatnika, który jest przedsiębiorcą podlegającym wpisowi do CEIDG, należy je zgłaszać w formie wniosku CEIDG-1.
Gdy taka potrzeba zajdzie w stosunku do innego płatnika, musi on złożyć dokument zgłoszeniowy ZPA lub ZFA w trybie korekty. Oznacza to, że wypełnia ten druk na nowo, wpisując „2" w polu 02 bloku I „Dane organizacyjne", a następnie podając wszystkie prawidłowe dane w kolejnych blokach.
Wyjątkiem jest tu korekta adresu prowadzenia działalności, którą zgłasza się na druku ZAA.
Przykład
Firma zgłosiła siebie jako płatnika na formularzu ZPA. Jednocześnie podała na druku ZUS ZAA adresy prowadzenia działalności gospodarczej (inne niż adres siedziby). Przy kontroli dokumentów okazało się, że podała błędny numer lokalu w adresie siedziby. Modyfikację tych danych musi zgłosić do ZUS na formularzu, na jakim dokonała zgłoszenia firmy, tj. na druku ZPA, zaznaczając w bloku I, że jest to korekta danych i wypełniając poprawnie kolejne bloki dokumentu (ilustracja 3).
Aby skorygować adres prowadzenia działalności, należy natomiast wypełnić druk ZAA. Trzeba wówczas wypełnić blok II tego dokumentu („Dane identyfikacyjne płatnika składek"), a następnie w bloku III w polu 01 wpisać kod „2", który oznacza zakończenie prowadzenia działalności pod danym adresem. W kolejnych polach trzeba z kolei podać adres nieprawidłowy, a w bloku IV w polu 01 wpisać kod „1" (tj. nowy adres) i wpisać poprawny adres prowadzenia działalności (ilustracja 4).
Przykład
Płatnik składek zgłosił siebie na formularzu ZFA. Jednocześnie przekazał na druku ZAA adres prowadzenia działalności gospodarczej (inny niż adres siedziby). Okazało się, że w adresie prowadzenia działalności błędnie podał ulicę. Żeby skorygować ten adres, musi złożyć dokument ZAA, wypełniając jego blok II „Dane identyfikacyjne płatnika składek", a następnie w bloku III w polu 01 wpisać cyfrę „2" (tj. zakończenie prowadzenia działalności pod danym adresem). W kolejnych polach tego bloku poda błędny adres. Natomiast w bloku IV w polu 01 powinien wpisać cyfrę „1" (tj. nowy adres), a w kolejnych polach – aktualny adres prowadzenia działalności.
Inny numer konta
Korektę numeru rachunku bankowego należy zgłaszać wypełniając druk ZBA. Trzeba wypełnić jego blok II „Dane identyfikacyjne płatnika składek", a następnie w bloku III w polu 01 wpisać kod „2" (tj. zamknięcie rachunku). W polu 02 podajemy nieprawidłowy numer rachunku. W bloku IV w polu 01 wpisujemy kod „1" (tj. nowy rachunek), a w polu 02 – prawidłowy numer rachunku.
Gdy błąd był w ZIPA
Zdarza się popełnić błąd przy wypełnianiu dokumentu zgłoszenia zmiany danych identyfikacyjnych płatnika składek. Sposób postępowania zależy wówczas od tego, czy pomyłka dotyczy wykazanych „starych" danych, czy też tych po zmianie.
W pierwszym przypadku – gdy błąd pojawił się w poprzednich danych identyfikacyjnych płatnika składek (w bloku II druku ZIPA), trzeba ponownie złożyć ten dokument, tak jakby składany był po raz pierwszy.
W sytuacji, gdy popełnimy pomyłkę w aktualnych danych identyfikacyjnych płatnika, czyli w bloku III dokumentu ZIPA, również składamy nowy dokument ZIPA, ale musimy go wypełnić następująco:
Oznacza to, że nie cofamy się już do „starych" danych. Prostujemy zaś te aktualne.
Przykład
Płatnik składek został zgłoszony na formularzu ZPA. Po pewnym czasie okazało się, że błędnie podano nazwę skróconą firmy. Złożono druk ZIPA w trybie korekty. W jego bloku III „Aktualne dane identyfikacyjne płatnika składek" osoba wypełniająca dokument wpisała prawidłową nazwę skróconą, ale przez pomyłkę podała błędny NIP. Aby skorygować zaistniały błąd, trzeba złożyć formularz ZIPA. W jego bloku II „Poprzednie dane płatnika składek" należy wpisać nieprawidłowe dane, wykazane jako aktualne w błędnie wypełnionym dokumencie ZIPA. Natomiast w bloku III „Aktualne dane identyfikacyjne płatnika składek" trzeba wpisać wszystkie prawidłowe dane identyfikacyjne płatnika.
Jeśli błąd w dokumencie
ZIPA podlega na tym, że:
Wyrejestrowanie na ZWPA
Płatnik składek, który zakończył prowadzić działalność, musi złożyć w ZUS zgłoszenie wyrejestrowania na formularzu ZWPA. Możliwe jest to dopiero po dokonaniu wszelkich rozliczeń związanych z jej prowadzeniem, polegających m.in. na wyrejestrowaniu z ZUS wszystkich ubezpieczonych oraz rozliczeniu składek od wypłaconych im należności stanowiących podstawę wymiaru składek.
Druk ZWPA służy do wyrejestrowania zarówno tego płatnika, który zgłosił się na formularzu ZPA, jak i tego, który dokonał tego na ZFA.
Tu znów mamy jednak odstępstwo dotyczące przedsiębiorców, podlegających wpisowi do CEIDG. Oni zgłaszają fakt zakończenia działalności wypełniając wniosek o wykreślenie wpisu do ewidencji działalności. Przedsiębiorca ma obowiązek złożyć wniosek o wykreślenie wpisu w terminie siedmiu dniu od dnia trwałego zaprzestania wykonywania działalności gospodarczej. Należy tu podać datę przypadającą na ostatni dzień wykonywania działalności gospodarczej.
Uwaga!
Data zaprzestania działalności gospodarczej nie może być późniejsza niż data złożenia wniosku.
Płatnika składek, który nie jest przedsiębiorcą, należy wyrejestrować z ZUS w ciągu 14 dni od daty zakończenia działalności.
Gdy zaistnieje konieczność skorygowania danych identyfikacyjnych płatnika, które zostały podane w bloku II dokumentu ZWPA, należy na nowo złożyć ten dokument wyrejestrowania (ilustracja 5).
Gdy błąd dotyczy danych wykazanych w bloku III tego ZWPA, druk ten należy złożyć jeszcze raz, ale w trybie korekty. Oznacza to, że w dokumencie trzeba zaznaczyć pole 02 bloku I „Dane organizacyjne", a następnie wpisać wszystkie prawidłowe informacje w pozostałych blokach (ilustracja 6).
Przykład
Płatnik składek zakończył działalność 31 grudnia 2011 r. Przekazał do ZUS dokument ZWPA. W bloku III w polu 02 zamiast daty 01.01.2012 wpisał 31.12.2011.
Aby skorygować błędną datę wyrejestrowania, musi przekazać do ZUS ponownie dokument ZWPA, tym razem w trybie korekty, tj. w bloku I w polu 02 musi wpisać znak „X". W pozostałe pola kolejnych bloków, w tym także w pole 02 w bloku III, musi wpisać poprawne dane.
