Składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe należy opłacać w danym roku kalendarzowym do czasu osiągnięcia ustawowego limitu. Granicą jest równowartość 30-krotności przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy.
Ograniczenie to dotyczy obciążeń na rzecz funduszu emerytalno-rentowego oraz na Fundusz Emerytur Pomostowych (składka na FEP jest płacona tylko za pracowników wykonujących pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, urodzonych po 31 grudnia 1948). Natomiast pozostałe składki – chorobowa, wypadkowa, na FP i FGŚP oraz zdrowotna – muszą być opłacane bez względu na wysokość przychodu w danym roku.
Najłatwiej przy jednym etacie
Jeśli stosunek pracy to jedyny tytuł do opłacania składek w danym roku, pracodawca ma ułatwione zadanie. Wystarczy, że przekroczenie rocznej podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych wynika z jego własnej dokumentacji płacowej. W dodatku najczęściej nie musi sam tego pilnować, bo wiele systemów płacowych ma opcję automatycznego jej ograniczania.
Przekroczenie zwykle następuje w trakcie miesiąca. Płatnik musi wówczas naliczyć i przekazać składki emerytalne i rentowe do osiągnięcia granicznej kwoty.
Przykład 1
Pan Tomasz jest zatrudniony tylko u jednego pracodawcy. W sierpniu otrzymał wynagrodzenie 10 000 zł. Za okres od stycznia do lipca 2011 płatnik odprowadził za niego składki od podstawy 98 770 zł.
Dlatego z przychodu za sierpień składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe naliczy tylko od kwoty 2000 zł, bo tyle brakuje do osiągnięcia rocznego limitu (100 770 zł – 98 770 zł). Pozostałe należności na rzecz ZUS obliczy od pełnej kwoty wynagrodzenia.
O przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek na fundusz emerytalno-rentowy należy informować ZUS przez wykazanie w raporcie ZUS RCA w polu 02 bloku III.B właściwego kodu. Gdy pracodawca ustalił to we własnym zakresie, wpisuje tam kod 2.
Więcej płatników, większy kłopot
Ubezpieczony, który w tym samym roku podlega ubezpieczeniom z więcej niż jednego tytułu, sam musi sprawdzać, czy od jego przychodu nadal powinny być pobierane składki emerytalno-rentowe.
W dodatku musi to robić na bieżąco. Nawet jeśli z góry wie, że w ciągu roku osiągnie ten limit w konkretnej firmie, nie może poinformować pozostałych, by nie opłacali za niego tych składek już od początku roku. Jeśli dojdzie do przekroczenia rocznego limitu, musi o tym poinformować wszystkich swoich płatników >wzór patrz ramka.
Konieczne jest zatem narastające zliczanie oskładkowanego przychodu osiągniętego w danym roku ze wszystkich źródeł. Znaczenie ma każda aktywność zawodowa, jeśli stanowiła tytuł do opłacania składek.
Przykład 2
Pani Magda jest pracownikiem dwóch spółek (A i B).
Na podstawie otrzymanych ZUS RMUA ustaliła, że we wrześniu suma jej wynagrodzenia przekroczy roczny limit (100 770 zł).
Za ten miesiąc składki na jej ubezpieczenia emerytalno-rentowe muszą zostać opłacone tylko od 2000 zł. Znając miesiąc, w którym nastąpi przekroczenie, wskazać na piśmie:
– by składki od kwoty 2000 zł pobrał jeden z tych pracodawców (A lub B) i poinformować drugiego, by on za wrzesień ich nie opłacał,
– aby każda firma pobrała za wrzesień te składki od 1000 zł.
Obydwa warianty są poprawne.
Gdy to podwładny informuje o przekroczeniu rocznego limitu, rozliczając w raporcie ZUS RCA składki za miesiąc, w którym to nastąpiło, należy wpisać kod 1 w polu 02 bloku III.B.
Niewiedza nie zwalnia z korekty
To w interesie pracodawcy jest uświadamianie zatrudnionym, by informowali o składkach opłacanych z innych tytułów. Bez względu na powód nieprzekazania takiej informacji, firma zawsze musi skorygować dokumenty.
W takiej sytuacji najczęściej o przekroczeniu rocznego limitu informuje pracodawców ZUS. Wskazuje prawidłową kwotę, od której powinny zostać opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w miesiącu, w którym nastąpiło przekroczenie 30-krotności.
Pismo w tej sprawie jest jednocześnie potwierdzeniem nadpłaty składek. Przysługuje ona wówczas kilku płatnikom, więc zwracana jest im proporcjonalnie do kosztów opłaconych danin.
Datą stwierdzenia nienależnie opłaconych składek jest dzień złożenia w ZUS skorygowanych dokumentów – imiennego raportu ZUS RCA i deklaracji ZUS DRA. Dopiero od chwili ich wpływu możliwy jest zwrot nadpłaty (pod warunkiem że firma nie ma zaległości w ZUS). Może ona również zostać zaliczona na poczet bieżących lub przyszłych składek.
Bez względu na to, czy płatnik wystąpi o zwrócenie nadpłaty, musi się z niej rozliczyć z pracownikiem, tj. zwrócić mu część składek emerytalno-rentowych, które zostały pobrane z jego wynagrodzenia po przekroczeniu limitu rocznego.
Przykład 3
Za lipiec 2011 płatnik rozliczył składki za pracownika od całości jego wynagrodzenia, tj. 10 000 zł. We wrześniu otrzymał informację z ZUS, że składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe powinny zostać opłacone od kwoty 5000 zł >patrz tabela.
W związku z tym płatnik musi złożyć korektę raportu ZUS RCA za lipiec.
Łączna nadpłata: finansowana ze środków płatnika 713 zł (488 zł + 225 zł), a przez pracownika 563 zł (488 zł + 75 zł); w sumie 1276 zł.
Konsekwencją nadpłaty składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe jest równoczesna niedopłata składki na ubezpieczenie zdrowotne 50,67 zł. Po jej odliczeniu nadpłata wynosi 1225,33 zł.
Firma nie wystąpiła o zwrot nadpłaty. Postanowiła zaliczyć ją na poczet bieżących składek. Musi jednak rozliczyć się z podwładnym, zwracając mu część pobraną z jego przychodu.
Jeśli pracownik otrzyma pieniądze we wrześniu i za ten miesiąc jego wynagrodzenie wyniesie 10 000 zł, rachunki będą wyglądać następująco:
• składki
– emerytalna i rentowa 0,00
– chorobowa 10 000 zł x 2,45 proc. = 245 zł
– zdrowotna do ZUS (10 000 zł – 245 zł) x 9 proc. = 877,95 zł
– zdrowotna do odliczenia od zaliczki na podatek (10 000 zł – 245 zł) x 7,75 proc. = 756,01 zł
• podstawa opodatkowania
10 000 zł + 563 zł (nadpłata) – 245 zł (składka chorobowa) – 111,25 zł (koszty uzysku) = 10 206,75 zł; po zaokrągleniu 10 207 zł
• zaliczka na podatek
(10 207 zł x 18 proc.) – 46,33 zł = 1790,93 zł
Zaliczkę do przekazania do US pomniejszamy o składkę zdrowotną (7,75 proc. podstawy) oraz jej niedopłatę (7,75 proc.) za lipiec:
1790,93 zł – 756,01 zł – 43,63 zł = 991,29 zł;
po zaokrągleniu 991 zł
• kwota do wypłaty
10 563 zł – 245 zł – 877,95 zł – 991 zł – 50,67 zł (niedopłata składki zdrowotnej) = 8398,38 zł
W ten sposób firma zwróci pracownikowi nadpłatę składek społecznych (563 zł) pomniejszoną o nieopłaconą składkę zdrowotną (50,67 zł).
ZUS darował, PIT zabierze
Pracownicy jednej firmy często nawet nie wiedzą, że od ich wynagrodzenia nie są już pobierane składki emerytalno-rentowe.
Zwykle jest to przecież duża kwota, ale tę korzyść pochłania podatek dochodowy. Gdy płacimy mniej składek, rośnie podstawa opodatkowania, a do tego jednocześnie można wejść w wyższy próg podatkowy, czyli płacenie wyższej zaliczki.
Przykład 4
Pani Janina otrzymuje miesięcznie 14 000 zł wynagrodzenia. W związku z tym już od części przychodu za sierpień firma nie naliczyła składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
Porównajmy wysokość należności na ZUS i podatku (finansowanych przez pracownika) za lipiec i wrzesień, a także październik – gdy zaliczka będzie pobierana według wyższej skali (we wrześniu została przekroczona skala podatkowa).
Lipiec
• składki na ubezpieczenia społeczne
14 000 zł x 13,71 proc. = 1919,40 zł
• składka zdrowotna
(14 000 zł – 1919,40 zł) x 9 proc. = 1087,25 zł
(14 000 zł – 1919,40 zł) x 7,75 proc. = 936,25 zł
• zaliczka na podatek
14 000 zł – (1919,40 zł + 111,25 zł) = 11 969,35 zł; po zaokrągleniu 11 969 zł
(11 969 zł x 18 proc.) – 46,33 zł = 2108,09 zł
2108,09 zł – 936,25 zł = 1171,84 zł;
po zaokrągleniu 1172 zł
Wrzesień
• składka na ubezpieczenie chorobowe
14 000 zł x 2,45 proc. = 343 zł
• składka zdrowotna
(14 000 zł – 343 zł) x 9 proc. = 1229,13 zł
(14 000 zł – 343 zł) x 7,75 proc. = 1058,42 zł
• zaliczka na podatek
14 000 zł – (343 zł + 111,25 zł) = 13 545,75 zł; po zaokrągleniu 13 546 zł
(13 546 zł x 18 proc.) – 46,33 zł = 2391,95 zł
2391,95 zł – 1058,42 zł = 1333,53 zł; po zaokrągleniu 1334 zł
Październik
• składki na ubezpieczenie chorobowe i zdrowotne tak
jak we wrześniu: odpowiednio 343 zł i 1229,13 zł (w tym do odliczenia od zaliczki 1058,42 zł,
• zaliczka na podatek
14 000 zł – (343 zł + 111,25 zł) = 13 545,75 zł;
po zaokrągleniu 13 546 zł
(13 546 zł x 32 proc.) – 46,33 zł = 4288,39 zł
4288,39 zł – 1058,42 zł = 3229,97 zł; po zaokrągleniu 3230 zł
Porównując październik z lipcem, z wynagrodzenia pracownika pobrano mniej składek o 1576,40 zł, ale od września płaci wyższy podatek (od października więcej aż o 2058 zł).
ROZLICZENIE DANIN OD PŁACY ZATRUDNIONEGO ZA LIPIEC 2011
Co liczymy
Przed korekta
Po korekcie
Różnica (nadpłata/niedopłata)
Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne:
– emerytalne i rentowe
– chorobowe i wypadkowe
10 000 zł
10 000 zł
5000 zł
10 000 zł
5000 zł
0zł
Składki finansowane przez podwładnego na ubezpieczenia społeczne:
– emerytalne (9,76 proc.)
– rentowe (1,5 proc.)
– chorobowe (2,45 proc.)
976 zł
150 zł
245 zł
488 zł
75 zł
245 zł
488 zł
275 zł
0zł
Składki finansowane przez firmę na ubezpieczenia społeczne:
– emerytalne (9,75 proc.)
– rentowe (1,5 proc.)
– wypadkowe (np. 1,67 proc.)
976 zł
450 zł
167 zł
488 zł
225 zł
167 zł
488 zł
225 zł
0zł
Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne
10000zł–(976zł +150z +245zł)=8629zł
10000zł–(488zł 75z +245zł)=9192zł
563 zł
Składka zdrowotna:
– do przekazania do ZUS (9 proc.) – do odliczenia od zaliczki na podatek (7,75 proc.)
776,61 zł
668,75 zł
827,28 zł
712,38 zł
50,67 zł
43,63 zł
Czytaj również:
Zobacz serwisy:
Składki ZUS » Dokumenty, rejestracja, rozliczenia
Jakie składki trzeba płacić » Składki emerytalna i rentowa
Składki ZUS » Obliczamy składki