Pracodawca, który zatrudnia pracownika, pełni w stosunku do niego obowiązki płatnika składek na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne. W konsekwencji jest zobowiązany zgłosić go do tych ubezpieczeń. Wynika to z:

- art. 36 ust. 2 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=835CA341A95882FE59EEC780F440101C?id=184677]ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm., dalej ustawa systemowa)[/link] oraz

- art. 74 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=D796D596E7F38FA3F3CDBEDA17ADD8B5?id=282315]ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (DzU z 2008 r. nr 164, poz. 1027 ze zm., dalej ustawa zdrowotna)[/link].

Pracodawca powinien dokonać zgłoszenia bez względu na to, czy zawarta umowa o pracę jest dla tego pracownika jedynym tytułem do ubezpieczeń, czy nie. Osoba zatrudniona na takiej podstawie podlega bowiem obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu zarówno wtedy, gdy umowa o pracę jest jej jedynym zatrudnieniem, jak i wówczas lub równocześnie ma inne tytuły do ubezpieczeń, np. w innym zakładzie pracy wykonuje umowę o pracę czy zlecenie.

[srodtytul]Siedem dni na pierwszy druk[/srodtytul]

Aby dokonać zgłoszenia, pracodawca musi złożyć formularz ZUS ZUA (zgłoszenie do ubezpieczeń). Druk ten powinien przekazać do ZUS w ciągu siedmiu dni od powstania obowiązku ubezpieczeń, czyli nawiązania stosunku pracy. Nie musi tego robić osobiście. Może go wysłać również pocztą albo w formie elektronicznej, opatrując bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

[ramka][b]Przykład[/b]

Pan Janusz zatrudnił pierwszego pracownika 22 lipca. Formularz zgłoszeniowy powinien przekazać do ZUS nie później niż 29 lipca.[/ramka]

[srodtytul]Jakie dane wpisywać[/srodtytul]

Na formularzu ZUS ZUA pracodawca podaje:

- kod tytułu ubezpieczenia (01 10 00 – jeżeli pracownik nie ma ustalonego prawa do emerytury lub renty oraz stopnia niepełnosprawności) oraz

- dane zgłaszanej osoby, czyli imię i nazwisko, NIP, PESEL oraz ewentualnie numer paszportu lub dowodu, jeżeli osoba ta nie ma jednego z dwóch wcześniej wymienionych identyfikatorów, a także pozostałe dane, m.in. datę urodzenia, adres zamieszkania, zameldowania.

Oczywiście zaznacza, że pracownik podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym, chorobowemu, wypadkowemu oraz zdrowotnemu.

Jeżeli ubezpieczony zgłasza do ubezpieczenia zdrowotnego członków swojej rodziny, informację o tym pracodawca przekazuje do ZUS, składając formularz ZUS ZCZA.

[srodtytul]Co miesiąc raportowanie[/srodtytul]

Po dokonaniu zgłoszenia pracodawca za każdy miesiąc trwania umowy o pracę będzie zobowiązany do składania dokumentów rozliczeniowych za zatrudnioną osobę. Należne składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne będzie wykazywał w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA z tym samym kodem tytułu do ubezpieczeń, jaki widnieje na dokumencie zgłoszeniowym ZUS ZUA.

W raporcie w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracodawca uwzględnia wszystkie wypłacone lub postawione do dyspozycji ubezpieczonego (od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca kalendarzowego, za który jest składany raport) przychody stanowiące podstawę wymiaru składek.

[srodtytul]Jak liczyć należności[/srodtytul]

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych uzyskiwany z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy (art. 18 ust. 1 ustawy systemowej). Nie wlicza się do niej wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy oraz zasiłków. Pomija się także przychody wymienione w [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=9324BDDAF5CF8529B077FFC6C1B966AB?id=77617]rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.).[/link]

Jeżeli pracodawca zatrudnia pracownika w pełnym wymiarze czasu pracy i wypłaca mu na koniec każdego miesiąca minimalne wynagrodzenie (w 2009 r. 1276 zł brutto), to będzie ono stanowić podstawę do naliczania składek na ubezpieczenia społeczne. Natomiast podstawą wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne za ten miesiąc będzie kwota 1276 zł pomniejszona o składki na ubezpieczenia społeczne finansowane ze środków ubezpieczonego, czyli 1101,06 zł [1276 zł – (1276 zł x 13,71 proc.)].

Składki finansują:

- w równych częściach, po 9,76 proc., pracodawca i pracownik na ubezpieczenie emerytalne (19,52 proc.),

- pracodawca 4,5 proc. i pracownik 1,5 proc. na ubezpieczenie rentowe (6 proc.),

- w całości pracownik na ubezpieczenie chorobowe (2,45 proc.),

- w całości pracodawca na ubezpieczenie wypadkowe (1,67 proc.).

Za miesiąc, w którym pracownik nie otrzymał żadnego przychodu, pracodawca składa raport, wpisując w pole podstawa wymiaru i kwoty składek zero.

[srodtytul]Zmiana terminu[/srodtytul]

Osoba samodzielnie prowadząca działalność, do chwili zatrudnienia pracownika, była zwolniona z obowiązku składania za każdy miesiąc deklaracji rozliczeniowej. Jeżeli w stosunku do miesiąca poprzedniego nic się nie zmieniało, jedynie wpłacała należne składki. Musiała to zrobić do 10 danego miesiąca za miesiąc poprzedni. Po zatrudnieniu pracownika będzie inaczej.

Po pierwsze zmienia się termin dokonywania wpłat na 15 dzień miesiąca za miesiąc poprzedni. Będzie to też data graniczna na składanie dokumentów rozliczeniowych. Bo po

zatrudnieniu choćby jednego pracownika prowadzący działalność jest zobowiązany za każdy miesiąc złożyć:

- imienny raport miesięczny ZUS RCA za pracownika,

- raport ZUS RCA za siebie z tytułu własnych ubezpieczeń z działalności (jeżeli osoba prowadząca działalność podlega wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu, składa raport ZUS RZA, gdzie wykazuje tylko składkę na ubezpieczenie zdrowotne) oraz

- deklarację rozliczeniową ZUS DRA, która jest zbiorczym zestawieniem informacji zawartych w raportach.

Pracodawca jest również zobowiązany przekazywać pracownikowi za każdy miesiąc na piśmie informację o składkach, jakie zostały za niego wykazane w dokumentach składanych do ZUS. Informacje tę może przekazywać na formularzu ZUS RMUA (raport miesięczny dla osoby ubezpieczonej).

[srodtytul]Na koniec wyrejestrowanie[/srodtytul]

Gdy umowa o pracę zostanie rozwiązana (bez względu na tryb i powody), pracodawca powinien złożyć formularz ZUS ZWUA i wyrejestrować pracownika z ubezpieczeń społecznych oraz ubezpieczenia zdrowotnego. Formularz ten powinien przekazać w terminie siedmiu dni od ustania stosunku pracy.

Jeżeli w następnym miesiącu po wyrejestrowaniu pracownika pracodawca wypłaca mu wynagrodzenie, od którego istnieje obowiązek opłacania składek, to należne składki powinien wykazać w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA z kodem 30 00 xx.