Za czas urlopu bezpłatnego pracownika pracodawca nie płaci składek

W ostatnim okresie dość często pracodawcy, którzy przeżywają trudności finansowe i spadek popytu na swoje towary lub świadczone usługi, chcą wysyłać pracowników na urlopy bezpłatne. Decydując się na takie rozwiązanie, muszą pamiętać, że takiego urlopu mogą udzielić tylko na wniosek pracownika (art. 174 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=9CB49D9607DBE3A3E961D499118B3DE4?id=76037]kodeksu pracy[/link]). Urlopowany nie tylko nie otrzymuje pensji w tym czasie, ale też zmienia się jego sytuacja ubezpieczeniowa.

[srodtytul]Wystarczy, że poinformujesz[/srodtytul]

Pracownik podlega ubezpieczeniom społecznym oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu od dnia nawiązania do dnia ustania stosunku pracy (art. 13 pkt 1 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=5028B354031ED4DC53265821C581071A?id=184677]ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, DzU z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm., dalej ustawa systemowa)[/link]. Nie oznacza to jednak, że za cały ten okres pracodawca będzie zobowiązany do opłacania składek na te ubezpieczenia. Między początkiem a końcem zatrudnienia występują bowiem przerwy w podleganiu ubezpieczeniom, za które składek nie należy odprowadzać. I to mimo że taka przerwa nie pozbawia danej osoby statusu pracownika. Tak właśnie się dzieje w przypadku urlopu bezpłatnego.

[wyimek][b]3276, 94 zł[/b] to minimalna podstawa wymiaru dobrowolnej składki na ubezpieczenie zdrowotne[/wyimek]

Pracownik na takim urlopie nie podlega ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu. W efekcie pracodawca nie opłaca za ten okres składek, ale musi przekazać do ZUS informację o przerwie w podleganiu ubezpieczeniom.

[srodtytul]Składaj imienne raporty RSA co miesiąc[/srodtytul]

Pracodawca jako płatnik składek musi składać za pracownika przebywającego na urlopie bezpłatnym imienny raport ZUS RSA z kodem pracowniczym (01 10 xx) o okresie przerwy w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne z kodem świadczenia przerwy 111. Jest zobowiązany przekazywać go za każdy miesiąc przebywania pracownika na urlopie bezpłatnym.

Okres przerwy „od do” wykazany w raporcie nie może wykraczać poza miesiąc kalendarzowy, za który raport jest sporządzany. Nie może być ani wcześniejszy, ani późniejszy. I musi dotyczyć wyłącznie miesiąca, za który składany jest raport.

[ramka][b]Przykład 1[/b]

Pan Grzegorz w okresie od 3 do 20 sierpnia 2009 r. przebywał na urlopie bezpłatnym. Pracodawca za sierpień powinien złożyć za niego raport ZUS RSA (z kodem tytułu do ubezpieczeń 01 10 xx), w którym podaje okres 03.08 – 20.08 i kod świadczenia/przerwy 111 (urlop bezpłatny). Jeżeli pracodawca nie złożyłby tego raportu, składając dokumenty rozliczeniowe za sierpień, nie może sierpniowego urlopu bezpłatnego wykazać w raporcie RSA składanym za wrzesień. Wówczas musi złożyć raport RSA za sierpień w trybie korekty. Oczywiście potrzebna jest wtedy również korekta deklaracji ZUS DRA.[/ramka]

Jeżeli pracownik przez cały miesiąc przebywał na urlopie bezpłatnym, w związku z czym nie otrzymał wynagrodzenia, pracodawca składa za niego tylko raport ZUS RSA. Nie sporządza natomiast zerowego raportu ZUS RCA, z zerową podstawą wymiaru i zerowymi kwotami składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

[srodtytul]Co z opieką zdrowotną[/srodtytul]

Prawo do świadczeń z ubezpieczenia zdrowotnego ustaje po upływie 30 dni od dnia wygaśnięcia obowiązku ubezpieczenia (art. 69 ust. 3[link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=6A3669C4911C56301EDB72BE5C1BA1F1?id=282315] ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych, DzU z 2008 r. nr 164, poz. 1027 ze zm., dalej ustawa zdrowotna)[/link]. Tym samym jeszcze przez okres 30 dni pracownik przebywający na urlopie bezpłatnym zachowuje prawo do świadczeń zdrowotnych. Później nie ma już prawa do ochrony ubezpieczeniowej z umowy o pracę.

Aby w dalszym ciągu mieć prawo do świadczeń zdrowotnych, pracownik na urlopie bezpłatnym powinien zostać zgłoszony do ubezpieczenia zdrowotnego jako członek rodziny albo przystąpić do dobrowolnego ubezpieczenia zdrowotnego (art. 67 ust. 3 i art. 68 ust. 1 ustawy zdrowotnej).

Najczęściej do ubezpieczenia zdrowotnego urlopowany pracownik może być zgłoszony przez współmałżonka. Jeżeli więc żona pracuje np. na umowę o pracę a mąż idzie na urlop bezpłatny, powinna go zgłosić do ubezpieczenia zdrowotnego jako członka rodziny. Zgłoszenie to odbywa się za pośrednictwem płatnika, czyli pracodawcy żony, który składa do ZUS raport ZUS ZCNA. Po zakończeniu urlopu, gdy mąż ponownie ma swój tytuł do ubezpieczenia zdrowotnego, żona powinna za pośrednictwem swojego pracodawcy wyrejestrować go z ubezpieczenia zdrowotnego jako członka rodziny. Wyrejestrowanie też następuje na druku ZUS ZCNA.

[srodtytul]Na swój wniosek[/srodtytul]

Jeżeli osoba na urlopie bezpłatnym nie może być zgłoszona jako członek rodziny, bo jest np. osobą samotną, to może ubezpieczyć się dobrowolnie na podstawie pisemnego wniosku złożonego w oddziale Narodowego Funduszu Zdrowia. Wiąże się to jednak z koniecznością opłacania za każdy miesiąc składki na ubezpieczenie zdrowotne. Podstawę jej wymiaru stanowi kwota deklarowanego miesięcznego dochodu, nie niższa jednak niż przeciętne wynagrodzenie w sektorze przedsiębiorstw z poprzedniego kwartału, włącznie z wypłatami z zysku. Od takiej podstawy opłacana jest składka w wysokości 9 proc. Aktualnie minimalna podstawa wymiaru wynosi 3276,94zł, a kwota składki za lipiec – wrzesień br. to 294,92 zł.

Objęcie ubezpieczeniem zdrowotnym następuje z dniem określonym w umowie zawartej przez tę osobę z NFZ, a przestaje być nim objęta z dniem rozwiązania umowy lub po upływie miesiąca nieprzerwanej zaległości w opłacaniu składek.

[srodtytul]Kontynuacja dobrowolna[/srodtytul]

Osoba, która przebywa na urlopie bezpłatnym, może złożyć wniosek o kontynuowanie ubezpieczeń i sama za siebie opłacać składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Wniosek składa na druku ZUS ZUA z kodem tytułu ubezpieczeń 19 00 00. Składki nalicza od kwoty nie niższej niż minimalne wynagrodzenie. Od tej podstawy opłaca składkę na ubezpieczenie emerytalne 249,08 zł oraz rentowe 76,56 zł.

Do końca sierpnia br. wniosek o przystąpienie do ubezpieczeń pracownik musi być złożyć w terminie 30 dni od daty ustania tytułu do ubezpieczeń (udzielenia urlopu bezpłatnego). Od 1 września wnioskodawca będzie mógł to zrobić w wybranym przez siebie terminie.

[srodtytul]Umowa o dzieło i zlecenie…[/srodtytul]

Jeżeli osoba, która przebywa na urlopie bezpłatnym, zatrudni się na podstawie umowy o dzieło, musi pamiętać, że taka umowa nie jest tytułem do żadnych ubezpieczeń, tj. ani społecznych, ani zdrowotnego. Nie ma również znaczenia to, że umowa ta jest wykonywana na rzecz własnego pracodawcy (tzn. pracodawcy, który udzielił urlopu bezpłatnego) czy też jest zawarta z innym pracodawcą.

Inaczej sytuacja wygląda w przypadku zawarcia umowy-zlecenia. Będzie to dla urlopowanego pracownika jedyny tytuł do ubezpieczeń. Będzie podlegał z tej umowy obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym, wypadkowemu, jeżeli pracę wykonuje w siedzibie lub miejscu prowadzenia działalności przez zleceniodawcę (od 1 stycznia 2010 r. ubezpieczenie wypadkowe będzie obowiązkowe bez względu na miejsce wykonywania umowy) oraz dobrowolnemu ubezpieczeniu chorobowemu. Oczywiście obowiązkowo podlega także ubezpieczeniu zdrowotnemu. Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi przychód otrzymywany w związku z wykonywaniem umowy-zlecenia.

[srodtytul]…również z własnym podwładnym[/srodtytul]

Pracownik, któremu został udzielony urlop bezpłatny i który w trakcie tego urlopu świadczy pracę dla swojego pracodawcy na umowie-zleceniu (oczywiście na inny zakres prac niż to wynika z umowy o pracę), będzie podlegał ubezpieczeniom jako zleceniobiorca. I nie ma przy tym znaczenia, że w dalszym ciągu pozostaje w stosunku pracy. W tym wypadku nie ma bowiem zastosowania art. 8 ust. 2a ustawy systemowej. Zgodnie z tym przepisem za pracownika w rozumieniu ustawy uważa się także osobę wykonującą pracę na podstawie umowy agencyjnej, umowy-zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia albo umowy o dzieło, jeżeli umowę taką zawarła z własnym pracodawcą lub jeżeli w ramach takiej umowy prace wykonuje na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy.

Umowa-zlecenie zawarta z własnym pracownikiem przebywającym na urlopie bezpłatnym nie jest dla celów opłacania składek na ubezpieczenia społeczne traktowana jako umowa o pracę, lecz jako umowa-zlecenie. Wobec tego zatrudniona osoba powinna zostać zgłoszona do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego na formularzu ZUS ZUA z kodem tytułu ubezpieczenia 04 xx xx, a należne za nią składki powinny być wykazywane w raporcie RCA z kodem 04 xx xx.

Jeżeli umowa-zlecenie zostanie zawarta na okres dłuższy, a urlop bezpłatny się skończy i pracownik powróci do pracy po upływie okresu urlopu bezpłatnego, mamy do czynienia ze zbiegiem tytułów do ubezpieczeń, tj. umową o pracę i umową-zleceniem.

[srodtytul]Na krótki okres[/srodtytul]

Nawet urlop bezpłatny udzielony na kilka dni powoduje, że w tym okresie pracownik nie podlega żadnym ubezpieczeniom ze stosunku pracy i tym samym ma obowiązek opłacania składek z tego innego tytułu niż umowa o pracę, jeśli taki tytuł posiada (np. własną firmę).

[ramka][b]Przykład 2[/b]

Pan Marek jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę i otrzymuje wynagrodzenie w wysokości 3000 zł. Równocześnie prowadzi samodzielnie działalność gospodarczą, z której zgłosił się tylko do ubezpieczenia zdrowotnego. W sierpniu od 3 do 20 przebywał na urlopie bezpłatnym. Wobec tego od 1 do 2 i od 21 do 31 sierpnia podlega obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym z tytułu umowy o pracę. Z tytułu działalności gospodarczej obowiązkowa w tym czasie jest tylko składka na ubezpieczenie zdrowotne. Natomiast w okresie 3 – 20 sierpnia podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym, wypadkowemu oraz oczywiście zdrowotnemu z tytułu działalności gospodarczej. [/ramka]