Nie wszyscy menedżerowie podlegają ubezpieczeniom społecznym

Osoby, które podlegają ubezpieczeniom społecznym, wymienia art. 6 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. DzU z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm.). Wśród nich figurują prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą, za których ustawa uważa tylko wymienionych wspólników. Wychodzi na to, że wspólnicy pozostałych spółek, czyli komandytowo-akcyjnej, wieloosobowej z o.o. oraz akcjonariusze spółki akcyjnej nie są objęci tymi ubezpieczeniami.

W praktyce spotykamy się z wykazywaniem składek za te osoby na dwa sposoby: robią to same za siebie lub przez spółki. Dualizm ten nie jest tymczasem do końca legalny. Obowiązkiem płatnika jest zgłoszenie danej osoby do ubezpieczeń oraz opłacanie za nią należnych składek. Płatnikiem składek jest osoba zobowiązana do opłacania składek na własne ubezpieczenia, co wynika z art. 4 pkt 2 lit. d ustawy. Według jej art. 16 składki emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe finansują w całości z własnych środków sami ubezpieczeni. Wobec tego każdy z wymienionych wspólników jest sam za siebie płatnikiem. Właściciele tacy uiszczają obowiązkowo składki emerytalną, rentowe, wypadkową i zdrowotną, a chorobową dobrowolnie.

Obowiązek ubezpieczeń istnieje od dnia rozpoczęcia wykonywania działalności, czyli od wpisu spółki jawnej, partnerskiej, komandytowej czy jednoosobowej z o.o. do rejestru. Wspólnicy regulują składki za okres, kiedy mają ten status albo kiedy spółka prowadzi działalność. Obowiązek ustaje z chwilą zakończenia działalności, w tym z chwilą upadłości. Wówczas traci z mocy samego prawa zarząd oraz możliwość korzystania i rozporządzania majątkiem stanowiącym masę upadłości. Majątek spółki przejmuje syndyk, który w sprawach dotyczących masy upadłości dokonuje czynności na rachunek bankruta, ale w imieniu własnym. Ponadto prawo upadłościowe i naprawcze z 28 lutego 2003 r. (DzU nr 60, poz. 535 ze zm.) nie wymienia składek na ubezpieczenia społeczne opłacanych za wspólników po ogłoszeniu upadłości wśród kategorii wierzytelności i należności zaspokajanych z funduszów masy upadłości.

Wspólnik którejś z wymienionych spółek handlowych nie może odprowadzać preferencyjnych składek na ubezpieczenia społeczne od 30 proc. minimalnego wynagrodzenia za pracę. Musi je zatem regulować od kwoty deklarowanej, byle nie niższej od 60 proc. przeciętnego, miesięcznego wynagrodzenia w poprzednim kwartale. Jeżeli działalność rozpoczął lub zakończył w trakcie miesiąca, podstawę tę zmniejsza proporcjonalnie, dzieląc przez liczbę dni danego miesiąca. Takiej samej redukcji dokonuje, gdy przez część miesiąca jest chory i spełnia warunki do przyznania zasiłku. Przypomnijmy, że zasiłek chorobowy nabywa, jeśli przystąpił do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego i ma wymagany okres podlegania temu ubezpieczeniu (180 dni). Zdarza się, że wspólnik nie otrzymuje zasiłku z powodu zbyt krótkiego okresu ubezpieczeniowego. Ma obowiązek opłacić za ten miesiąc należne składki na ubezpieczenia społeczne.

Podstawa wymiaru składki chorobowej za dany miesiąc nie może być wyższa od 250 proc. przeciętnego wynagrodzenia w poprzednim kwartale. Roczna podstawa wymiaru składek emerytalnych i rentowych nie może przewyższać 30-krotności średniej płacy, czyli w tym roku 85 290 zł.

Podstawę wymiaru składki zdrowotnej stanowi zadeklarowana kwota, nie niższa jednak od 75 proc. przeciętnego wynagrodzenia. Jest ona miesięczna i niepodzielna oraz nie ulega proporcjonalnemu obniżeniu w razie rozpoczęcia lub zakończenia działalności w trakcie miesiąca albo choroby obejmującej część miesiąca. Jeżeli wspólnicy mają ustalone prawo do emerytury lub renty, podlegają obowiązkowo tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu, emerytalne i rentowe są dla nich dobrowolne.

Wspólnik powinien się zgłosić do ubezpieczeń jako płatnik na druku ZUS ZFA, dołączając kopię decyzji o nadaniu numeru NIP, oraz jako ubezpieczony na formularzu ZUS ZUA z kodem tytułu do ubezpieczeń 05 43 xx. Jeżeli ubezpieczenia społeczne są dla niego dobrowolne (z uwagi na równoczesne zatrudnienie na pełny etat) i do nich nie przystępuje, przekazuje druk ZUS ZZA i zgłasza się wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego. Składki wykazuje w deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA (kod tytułu do ubezpieczeń 05 43 xx). Jeżeli spółka zatrudnia równocześnie np. pracowników, zleceniobiorców, składki za te osoby rozlicza w odrębnej deklaracji. Wspólnik może wtedy jednak złożyć swoją deklarację i uiścić składki za siebie do 15 następnego miesiąca.

W takiej sytuacji w bloku I formularza ZUS ZUA w pole 01 „termin przesyłania deklaracji i raportów” wpisuje 4, a gdy spółka nie rozlicza składek za inne osoby – 1. Wtedy wspólnik przekazuje swoją deklarację i składki do 10 następnego miesiąca.

Wspólnicy spółki handlowej i cywilnej regulujący składki wyłącznie za siebie od 60 proc. przeciętnego wynagrodzenia są zwolnieni z obowiązku składania deklaracji rozliczeniowej za kolejny miesiąc, jeżeli:

- w ostatnio złożonej deklaracji lub raporcie zadeklarowali do podstawy składek na ubezpieczenia społeczne 60 proc. średniej płacy, na zdrowotne 75 proc. przeciętnego wynagrodzenia,

- do chwili kolejnych rozliczeń nic się nie zmieniło lub zmieniły się wyłącznie przeciętne pensje.

Jeżeli wiec wspólnik zgłosił się do ubezpieczeń np. od 7 kwietnia br., powinien złożyć deklarację za kwiecień i maj, a za kolejne miesiące nie musi, jeżeli nic się nie zmienia. Wówczas wpłaca jedynie składki.

Są dopuszczalne dwa sposoby rozliczania takich osób w dokumentach ubezpieczeniowych: samodzielnie przez zainteresowanych lub korzystając z pośrednictwa spółki

W zakresie ubezpieczeń społecznych oraz zdrowotnego wspólników spółek cywilnych traktujemy jak osoby prowadzące pozarolniczą działalność gospodarczą. Stosujemy do nich opisane zasady, z tym że wspólnicy spółki cywilnej rozpoczynający dopiero biznes mają prawo uiszczać składki na ubezpieczenia społeczne od 30 proc. minimalnego wynagrodzenia.

Jeżeli spółka cywilna zatrudnia np. pracowników, zleceniobiorców, wspólnicy mogą się sami rozliczać, a płatnikiem składek na ubezpieczenia pracowników i zleceniobiorców jest sama spółka. W takiej sytuacji wspólnik w ciągu siedmiu dni od daty powstania obowiązku ubezpieczeń emerytalnego i rentowych sam odrębnie składa zgłoszenie płatnika na formularzu ZUS ZFA, posługując się swoimi danymi identyfikacyjnymi, w tym numerem NIP. Odrębnie też zgłasza się do ubezpieczeń na druku ZUS ZUA lub ZUS ZZA, jeżeli podlega tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu. Spółka cywilna zgłasza się natomiast jako płatnik na formularzu ZUS ZPA, posługując się numerami NIP i REGON nadanymi spółce. Zgłasza też na formularzu ZUS ZUA lub ZUS ZZA do ubezpieczeń zatrudnionych pracowników i zleceniobiorców. Rozliczeń obydwoje dokonują do 15 następnego miesiąca. Do tego dnia:

- wspólnik przesyła za siebie deklarację rozliczeniową ZUS DRA,

- spółka – deklarację rozliczeniową ZUS DRA oraz imienne raporty miesięczne za poszczególnych pracowników i innych ubezpieczonych.

Po rozwiązaniu umowy spółki wspólnicy wyrejestrowują się w ciągu siedmiu dni na druku ZUS ZWUA oraz ZUS ZWPA, a spółka siebie na ZUS ZWPA oraz pracowników i zleceniobiorców na drukach ZUS ZWUA.

Gdy wspólnicy spółki cywilnej nie zatrudniają pracowników i rozliczają składki tylko na własne ubezpieczenia, każdy zgłasza się odrębnie. Składki regulują wówczas do 10 następnego miesiąca. Chcąc, aby ich płatnikiem została spółka, powinni na bieżąco wyrejestrować się:

- jako płatnicy na formularzu ZUS ZWPA,

- z ubezpieczeń na druku ZUS ZWUA.

Spółka natomiast powinna na bieżąco zgłosić wspólników do ubezpieczeń na formularzu ZUS ZUA lub ZUS ZZA, z kodem przewidzianym dla osób prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą.

Spółka cywilna może się zgłosić jako płatnik na ubezpieczenia społeczne swoich wspólników oraz pracowników itd. Wolno jej też być płatnikiem wspólników, nawet gdy nie zatrudnia nikogo. Składa wtedy formularz ZUS ZPA oraz zgłasza do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego wspólników, pracowników itd. na drukach ZUS ZUA lub ZUS ZZA w ciągu siedmiu dni od daty:

- powstania obowiązku ubezpieczeń emerytalnego i rentowych dla wspólników,

- zatrudnienia pracownika, zleceniobiorcy itd.

We wszystkich dokumentach ubezpieczeniowych podaje swoje numery NIP i REGON. Składki za wspólników i pracowników wykazuje w jednej deklaracji ZUS DRA oraz w indywidualnych imiennych raportach miesięcznych. Reguluje je do 15 następnego miesiąca, wpisując 3 w bloku I polu 01 deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA. Będąc płatnikiem składek tylko na ubezpieczenia wspólników, też rozlicza składki do 15 następnego miesiąca. W razie rozwiązania umowy spółki wyrejestrowuje ubezpieczonych ze wszystkich ubezpieczeń na formularzu ZUS ZWUA, a także wyrejestrowuje się jako płatnik na formularzu ZUS ZWPA.