Rozliczamy osobę na urlopie wychowawczym w formularzach ZUS

Urlop wychowawczy przysługuje tylko pracownikom, czyli zatrudnionym na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania czy spółdzielczej umowy o pracę, w celu sprawowania opieki nad dzieckiem. By go dostać, zainteresowany musi się wykazać przynajmniej sześciomiesięcznym ogólnym stażem zatrudnienia. Zgodnie z art. 186 kodeksu pracy przysługuje mu maksymalnie trzy lata urlopu najpóźniej do ukończenia przez syna lub córkę czterech lat.

Rodzice bądź opiekunowie pociechy wymagającej osobistej opieki mogą skorzystać z dodatkowych trzech lat, zanim ukończy ona 18 lat. Udzielamy go najwyżej w czterech częściach.

W trakcie przebywania na urlopie wychowawczym podwładny nie podlega ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu z racji stosunku pracy. Wynika tak z art. 9 ust. 6 [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=184677]ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. DzU z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm.)[/link]. Jako pracodawcy mamy obowiązek wykazywać za niego przerwę w ubezpieczeniach z tytułu stosunku pracy. W tym celu składamy za każdy miesiąc urlopu raport imienny ZUS RSA, gdzie przerwa „od do” nie może wykraczać poza miesiąc kalendarzowy, którego dokument dotyczy. Nie może być ani wcześniejsza, ani późniejsza, musi się pokrywać z rozliczanym miesiącem.

[ramka][b]Przykład 1[/b]

Spółka udzieliła urlopu wychowawczego na okres od 28 kwietnia br. do 31 maja 2009 r. Przerwę tę powinna wykazać w raporcie ZUS RSA z kodem tytułu do ubezpieczeń 01 10 xx składanym za kwiecień, podając jako okres przerwy 28.04 – 30.04, kod świadczenia przerwy 121. Jeśli urlop potrwa kolejne miesiące, szef powinien wykazywać w raportach ZUS RSA przekazywanych za te miesiące. W raporcie ZUS RSA za maj podaje okres 01.05 – 31.05 i kod świadczenia przerwy121. [/ramka]

[b]Po zbadaniu sytuacji podwładnego korzystającego z urlopu wychowawczego musimy go zgłosić do ubezpieczeń z tytułu tego urlopu. Służą do tego formularze ZUS RCA lub ZUS RZA[/b]

Zaznaczam jednak, że osoby przebywające na urlopie wychowawczym są objęte z tego tytułu obowiązkowymi ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi, jeżeli nie mają ustalonego prawa do emerytury lub renty i innych tytułów rodzących obowiązek takich ubezpieczeń niż ten, z którego nabyły prawo do urlopu (stosunek pracy). Rentą jest natomiast wyłącznie świadczenie pieniężne z systemu ubezpieczenia społecznego realizowanego w naszym kraju przez ZUS lub KRUS bądź z zaopatrzenia emerytalnego, np. żołnierzy zawodowych, funkcjonariuszy policji. Nie ma przy tym znaczenia, czy pochodzi z polskiego, czy zagranicznego systemu ubezpieczeniowego lub zaopatrzeniowego. Nie zaliczamy tu zatem renty socjalnej. Każdy pracownik będący na urlopie wychowawczym jest zobowiązany poinformować nas o okolicznościach mogących wpłynąć na jego status, czyli o:

- ustaleniu prawa do emerytury lub renty,

- posiadaniu innego tytułu do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych.

Zanim więc przystąpimy do jego rozliczania, odbierzmy oświadczenie o spełnianiu bądź nie podanych warunków.

Nie przekazujemy za niego zatem druków zgłoszeniowych ZUS ZUA czy ZUS RZA. Zgłoszenia dokonujemy, wykazując go w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA, gdy chodzi zarówno o ubezpieczenia społeczne, jak i zdrowotne, lub wyłącznie w ZUS RZA – o te ostatnie. W obydwu dokumentach rozliczeniowych posługujemy się kodem tytułu ubezpieczenia 12 11 xx. Formalności te nie zwalniają nas jednak z obowiązku złożenia za tę osobę kompletu formularzy ZUS RSA o przerwie w opłacaniu składek emerytalnych i rentowych z racji zatrudnienia.

[wyimek]420 zł - od takiej to kwoty (wysokość świadczenia pielęgnacyjnego) naliczamy składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i zdrowotne za pracownicę na urlopie wychowawczym[/wyimek]

Za osobę przebywającą na urlopie wychowawczym sporządzamy wprawdzie dokumenty rozliczeniowe, wykazując należne składki, ale nie wpłacamy tych składek. Finansuje je bowiem budżet państwa. Podstawę wymiaru składek emerytalnych i rentowych podajemy w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA w bloku III.B, IV.B... w polu 04, a składki w polach 11 (składka emerytalna finansowana przez płatnika) i 12 (składki rentowe pokrywane przez płatnika). Same składki emerytalne i rentowe – zsumowane z poszczególnych raportów ZUS RCA, wykazujemy w zbiorczej deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA w bloku IV pola 10, 11 oraz 12 (składki finansowane przez budżet państwa). Podstawę wymiaru składki zdrowotnej ujmujemy w imiennym raporcie ZUS RCA w polu 06 blok III.B, IV.B... lub ZUS RZA w polu 02 blok III.B, IV.B.

[b]Za podwładnego korzystającego z urlopu wychowawczego ustalamy składki od kwoty świadczenia pielęgnacyjnego, czyli od 420 zł[/b]

Naliczone wpisujemy do raportów i na tym kończymy swoje obowiązki.

Składka emerytalna wynosi 19,52 proc. podstawy wymiaru, a rentowe 6 proc. Dla osób przebywających na urlopach wychowawczych podstawę ich wymiaru stanowi kwota świadczenia pielęgnacyjnego 420 zł. Szacując tę podstawę, zmniejszamy ją proporcjonalnie za miesiąc, kiedy ubezpieczenia z tytułu urlopu trwały przez jego część. Czyli wtedy, gdy rozpoczęcie lub zakończenie urlopu nastąpiło w trakcie miesiąca. Podstawę wymiaru dzielimy wówczas przez liczbę dni kalendarzowych tego miesiąca i mnożymy przez liczbę dni podlegania ubezpieczeniom.

Obowiązkiem ubezpieczenia zdrowotnego są objęte osoby przebywające na urlopach wychowawczych niepodlegające temu ubezpieczeniu z innego tytułu. Stanowi tak art. 66 ust. 1 pkt 32 [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=175065]ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (DzU nr 210, poz. 2135 ze zm.)[/link]. Pod pojęciem „podleganie ubezpieczeniu zdrowotnemu z innego tytułu” rozumiemy inny tytuł rodzący obowiązek ubezpieczenia np. w trakcie przebywania na urlopie wychowawczym.

Dla przykładu: jeśli mama, której udzieliliśmy urlopu wychowawczego, zawrze umowę-zlecenie, jest objęta ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi oraz zdrowotnym ze zlecenia. Nie podlega natomiast ubezpieczeniom z tytułu urlopu. O podjęciu zatrudnienia na zlecenie ma obowiązek poinformować pracodawcę, który udzielił jej urlopu wychowawczego.

Składkę zdrowotną, wynoszącą 9 proc. podstawy wymiaru, też naliczamy za zatrudnionego przebywającego na urlopie wychowawczym od kwoty świadczenia pielęgnacyjnego, czyli od 420 zł. Podstawy tej nie redukujemy jednak stosownie do liczby dni podlegania ubezpieczeniom z racji urlopu w danym miesiącu. Jeśli nawet kobieta korzysta z urlopu wychowawczego tylko jeden dzień w miesiącu, to i tak składkę zdrowotną naliczamy od pełnej podstawy, czyli od 420 zł.

[b]Nie ma przeszkód, by pracownik będący na urlopie wychowawczym podjął dodatkowe zajęcie. Musimy o tym jednak wiedzieć, by go poprawnie rozliczać[/b]

Osoba przebywająca na dwóch lub więcej urlopach wychowawczych (pozostając w kilku stosunkach pracy) podlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z jednego, wybranego przez nią urlopu. Gdy urodzi podczas urlopu wychowawczego i nabędzie prawo do zasiłku macierzyńskiego, jest obejmowana tymi ubezpieczeniami z racji pobierania zasiłku. Jeśli wyczerpie świadczenie przed zakończeniem urlopu wychowawczego, naliczamy za nią nadal składki z tytułu urlopu wychowawczego.

Jeżeli w trakcie urlopu wychowawczego zaangażuje się gdzieś np. na zlecenie, wówczas od dnia rozpoczęcia wykonywania umowy cywilnej do dnia jej wygaśnięcia nie ustalamy za nią składek emerytalnych i rentowych z urlopu wychowawczego. Podlega ona wówczas obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tytułu umowy-zlecenia.

Podobnie jest, gdy pracownik na urlopie wychowawczym otworzy własną firmę. Od dnia rozpoczęcia prowadzenia działalności nie podlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym jako osoba przebywająca na urlopie wychowawczym, a obowiązkowo podlega tym ubezpieczeniom z tytułu firmy. Jeżeli pracownik nie poinformuje nas o rozpoczęciu zlecenia lub biznesu w trakcie urlopu wychowawczego, nadal naliczamy za niego składki na ubezpieczenia z tytułu urlopu wychowawczego. Oczywiście nie zwalnia to pracownika z podlegania ubezpieczeniom z umowy-zlecenia czy działalności.

[ramka][b]Przykład 2[/b]

Pani Marzena od dwóch lat przebywa na urlopie wychowawczym. Od 1 stycznia rozpoczęła prowadzenie działalności gospodarczej, o czym poinformowała szefa dopiero 17 kwietnia. Wobec tego za styczeń, luty i marzec pracodawca wykazywał za nią składki z racji urlopu, mimo że należało wyłącznie z działalności gospodarczej. Pracodawca ma obowiązek złożyć korektę dokumentów rozliczeniowych za wymienione miesiące. Za styczeń powinien złożyć korektę raportu ZUS RCA z kodem 12 11 xx, podając zerową podstawę wymiaru składek emerytalnej, rentowych i zdrowotnej oraz zerowe kwoty składek na te ubezpieczenia. Oczywiście oprócz korekty raportu ma złożyć korektę deklaracji rozliczeniowej za styczeń, wykazując dane z raportów poprawnych i skorygowanego. Jeżeli nie poprawiał wcześniej raportów za ten miesiąc, w polu „identyfikator raportu” wpisuje 02.01.2008. W taki sam sposób powinien skorygować dokumenty za luty i marzec. Pani Marzena podlega od 1 stycznia br. obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym, wypadkowemu i zdrowotnemu z działalności gospodarczej. Jeżeli nie opłacała za siebie składek, uważając, że w tym okresie podlega ubezpieczeniom z urlopu wychowawczego, ma na swoim koncie zadłużenie. Musi je uregulować wraz z odsetkami za zwłokę.[/ramka]

Na ubezpieczenia z tytułu urlopu wychowawczego nie wpływa natomiast w żaden sposób wypłata jej w trakcie urlopu wynagrodzenia za okres, kiedy wykonywała pracę. Mimo że urlopowany uzyska w danym miesiącu oskładkowany przychód, tytułem do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych wciąż będzie urlop wychowawczy.

[ramka][b]Przykład 3[/b]

Pani Marta od marca br. przebywa na urlopie wychowawczym i spełnia warunki do podlegania z tego tytułu ubezpieczeniom. W kwietniu pracodawca wypłaci jej nagrodę z zysku za ubiegły rok w wysokości 2000 zł. Za kwiecień powinien złożyć za nią imienne raporty miesięczne:

- ZUS RSA z kodem tytułu do ubezpieczeń 01 10 xx, wykazując przerwę w opłacaniu składek z racji stosunku pracy 01.04 – 30.04 i kod świadczenia przerwy 121 (urlop wychowawczy),

- ZUS RCA z kodem tytułu do ubezpieczeń 12 11 xx (urlop wychowawczy), naliczając składki emerytalną, rentowe i zdrowotną od podstawy 420 zł,

- ZUS RCA z kodem tytułu do ubezpieczeń 01 10 xx (pracownik), naliczając składki na ubezpieczenia społeczne od podstawy 2000 zł, a na zdrowotne od podstawy 1725,80 zł (2000 zł – 274,20 zł).[/ramka]

Osoba przebywająca na urlopie wychowawczym nie ma statusu „własnego pracownika”. Gdy udzieliliśmy urlopu wychowawczego i kontynuujemy współpracę z młodą mamą na zlecenie, podlega ona obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym i zdrowotnemu z tytułu umowy-zlecenia. Zgłaszamy ją do ubezpieczeń jako zleceniobiorcę z kodem tytułu do ubezpieczeń 04 xx xx, a od uiszczanego jej wynagrodzenia naliczamy i opłacamy należne składki.