Ministerstwo Gospodarki analizuje możliwości wprowadzenia uproszczeń w zakresie przechowywania akt pracowniczych – informuje resort w komunikacie przedstawiającym planowane działania deregulacyjne.
Analizy prowadzone są we współpracy z ministerstwami: pracy, sprawiedliwości oraz kultury. – Propozycje zmian powinny dotyczyć przede wszystkim przechowywania dokumentów pracowników w postaci elektronicznej – czytamy w komunikacie. Dziś trzeba je gromadzić przez 50 lat w formie papierowej. Jak wyjaśniają urzędnicy resortu, możliwość gromadzenia różnych informacji dotyczących przebiegu pracy danej osoby na e-nośnikach dotyczyć ma przede wszystkich nowych dokumentów. Pytanie, co zrobić ze stertą starszych teczek z aktami osobowymi, listami płac, świadectwami pracy itp.? Część zapewne można w dosyć łatwy sposób odtworzyć jako komputerowe pliki, ale na pewno nie wszystkie. Digitalizacja starych zasobów mogłaby okazać się bardziej kosztowna niż ich trzymanie w magazynach.
Trzeba też przeanalizować dylematy technologiczne – jak i gdzie mają być zapisywana e-informacje o pracownikach, tak by były bezpieczne, najmniej narażone na zniszczenia, skasowanie, zawirusowanie, kradzież itp.
Kierunek proponowanych zmian jest oczywiście dobrze oceniony przez pracodawców. Obowiązek przechowywania przez 50 lat dokumentacji pracowniczej w formie papierowej to jedna z największych uciążliwości biurokratycznych wskazywanych przez firmy. Znajduje na liście „7 grzechów głównych polskiej administracji", czyli najbardziej absurdalnych przepisów, przygotowanej na podstawie badań Rzetelnej Firmy. Ministerstwo Gospodarki wyliczyło, że roczne koszty, np. z tytułu wynajmowania specjalnych pomieszczeń, w których dokumenty te są latami przechowywane, to ok. 160 mln zł. A za niedopełnienie tego obowiązku grozi grzywna – od 1 tys. do 30 tys. zł.
Przedsiębiorcy apelują także, by w ogóle skrócić okres przechowywania informacji dotyczących pracowników np. do czasu ich przejścia na emeryturę czy rentę. Resort gospodarki na razie jednak o tym nic nie wspomina.
Inny problem to to, że prace ministerstwa znajdują się na wczesnym etapie przygotowań. Co więcej, najprawdopodobniej jest to wciąż ten sam etap, co prawie trzy lata temu, gdy po raz pierwszy przedstawiony został plan działań deregulacyjnych (marzec 2011 r.).
Waldemar Sokołowski, prezes Rzetelnej Firmy
Obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej w formie papierowej przez 50 lat mija się z celem. Dla większych firm jest to całkiem duży wydatek. Z kolei małe przedsiębiorstwa często sobie z tym nie radzą i, co też się często zdarza, po prostu „gubią" dokumenty. Przedsiębiorstwa często zmieniają siedziby, nie mają możliwości przechowywania dokumentów u siebie, więc zdane są na wyspecjalizowane firmy, którym trzeba słono płacić za usługę. Pracodawca też odpowiada za ewentualne zniszczenia, które przecież nie muszą zależeć od niego, a od wypadków losowych np. zalania czy spłonięcia dokumentów. Zdaniem przedsiębiorców zrzeszonych w programie Rzetelna Firma najlepiej byłoby skrócić okres przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej oraz umożliwić ich przechowanie w formie elektronicznej. Dobrze byłoby, aby dokumenty te przechowywane były tylko do czasu przejścia ubezpieczonego na rentę lub emeryturę.
