Ministerstwo Gospodarki analizuje możliwości wprowadzenia uproszczeń w zakresie przechowywania akt pracowniczych – informuje resort w komunikacie przedstawiającym planowane działania deregulacyjne.
Analizy prowadzone są we współpracy z ministerstwami: pracy, sprawiedliwości oraz kultury. – Propozycje zmian powinny dotyczyć przede wszystkim przechowywania dokumentów pracowników w postaci elektronicznej – czytamy w komunikacie. Dziś trzeba je gromadzić przez 50 lat w formie papierowej. Jak wyjaśniają urzędnicy resortu, możliwość gromadzenia różnych informacji dotyczących przebiegu pracy danej osoby na e-nośnikach dotyczyć ma przede wszystkich nowych dokumentów. Pytanie, co zrobić ze stertą starszych teczek z aktami osobowymi, listami płac, świadectwami pracy itp.? Część zapewne można w dosyć łatwy sposób odtworzyć jako komputerowe pliki, ale na pewno nie wszystkie. Digitalizacja starych zasobów mogłaby okazać się bardziej kosztowna niż ich trzymanie w magazynach.
Trzeba też przeanalizować dylematy technologiczne – jak i gdzie mają być zapisywana e-informacje o pracownikach, tak by były bezpieczne, najmniej narażone na zniszczenia, skasowanie, zawirusowanie, kradzież itp.
Kierunek proponowanych zmian jest oczywiście dobrze oceniony przez pracodawców. Obowiązek przechowywania przez 50 lat dokumentacji pracowniczej w formie papierowej to jedna z największych uciążliwości biurokratycznych wskazywanych przez firmy. Znajduje na liście „7 grzechów głównych polskiej administracji", czyli najbardziej absurdalnych przepisów, przygotowanej na podstawie badań Rzetelnej Firmy. Ministerstwo Gospodarki wyliczyło, że roczne koszty, np. z tytułu wynajmowania specjalnych pomieszczeń, w których dokumenty te są latami przechowywane, to ok. 160 mln zł. A za niedopełnienie tego obowiązku grozi grzywna – od 1 tys. do 30 tys. zł.
Przedsiębiorcy apelują także, by w ogóle skrócić okres przechowywania informacji dotyczących pracowników np. do czasu ich przejścia na emeryturę czy rentę. Resort gospodarki na razie jednak o tym nic nie wspomina.
