Ciągłe zmiany przepisów podatkowych, coraz większe wymagania technologiczne od systemów informatycznych i dodatkowo stan zagrożenia epidemicznego mają ogromny wpływ na działalność podmiotów gospodarczych. Sytuacja gospodarcza w kraju wywołuje niepokój u osób zarządzających, którzy potrzebują stabilnego partnera biznesowego, zapewniającego bezpieczeństwo dla prowadzonej działalności.
Czytaj także: W czasie pandemii czas na e-księgowość i e-biura rachunkowe
Wśród kluczowych aspektów budujących zaufanie do biura rachunkowego, wymienić należy:
1. Odpowiednie zaplecze kadrowe
W sytuacji coraz częstszych zwolnień chorobowych czy konieczności opieki nad dziećmi ze względu na zamykane szkoły, małe biura rachunkowe mogą nie być w stanie zapewnić ciągłości obsługi.
2. Odpowiednie zaplecze technologiczne
Nie tylko w czasach epidemii, ale w szczególności teraz odpowiednie technologie wdrożone w biurze rachunkowym są gwarantem rzetelnie wykonywanej usługi. Systemy informatyczne rachunkowości muszą być na bieżąco dostosowywane do zmian przepisów prawa (np. w zakresie nowych JPK VAT), a infrastruktura techniczna obiegu dokumentów musi zapewnić ich odpowiednie zabezpieczenie (ze względu na przepisy RODO, jak i cyberbezpieczeństwo). W dobie powszechnej pracy zdalnej szybkość adaptacji biura rachunkowego do nowych warunków (wdrożenie elektronicznej i bezpiecznej wymiany dokumentów) ma kluczowe znaczenie dla zabezpieczenia interesów klientów.
3. Elastyczność i odpowiednia wiedza merytorycznej
W dzisiejszych czasach biznesy klientów rozwijają się bardzo dynamicznie, co w powiązaniu z ciągłymi zmianami przepisów podatkowych wymaga od księgowych dużej elastyczności i wiedzy merytorycznej, bycia ciągle „na czasie" z nowinkami legislacyjnymi. Odpowiednie zaplecze doradcze księgowych (doradcy podatkowi, radcy prawni) gwarantują wysoką jakość świadczonych usług.
4. Dobra komunikacja
Ciągła komunikacja (również w języku obcym), w tym regularne odpowiedzi na maile i inne zapytania są podstawą dobrej współpracy.
5. Cena usługi
Oczywiste jest, że firmy oczekują usługi w korzystnej cenie. Szczególnie w dobie kryzysu zarządy przyglądają się kosztom stałym i próbują je zminimalizować. Gdy wszystkie obszary współpracy funkcjonują prawidłowo, cena nie przesądza o jej zakończeniu.
Powyższe czynniki budują zaufanie między zarządami spółek a biurem rachunkowym. Gdy to zaufanie jest zachwiane, podjęcie decyzji o zmianie podmiotu prowadzącego księgi rachunkowe jest tylko kwestią czasu.
Jest decyzja, co dalej
Rozstanie z biurem rachunkowym, tak jak w życiu, może odbywać się w zgodzie lub w konflikcie (wynikającym z narastających nieporozumień, błędnych oczekiwań obu stron, a także z powodu rażących błędów ze strony dostawcy usług rachunkowych). W tym drugim przypadku, dobrze jest zabezpieczyć swoje interesy korzystając z usług radcy prawnego.
O czym należy pamiętać
Przygotowując się do zmiany biura rachunkowego należy pamiętać o kilku formalnościach.
1. Umowa z nowym biurem
Przed złożeniem wypowiedzenia zarządy powinny wybrać nowego dostawcę usług. Takie podejście wpłynie na sprawniejszą organizację procesu przekazania ksiąg (koordynacja procesu przez przedstawicieli nowego biura), w tym w szczególności wcześniejsze uzgodnienie terminów i zarezerwowanie dostępności osób merytorycznie odpowiedzialnych za przejęcie procesów księgowych od dotychczasowego biura.
2. Wypowiedzenie umowy
Każda umowa o prowadzenie usług księgowych powinna mieć doprecyzowany okres wypowiedzenia. Uzgadniając z nowym biurem termin przejęcia ksiąg uwzględnić należy uregulowania umowne z dotychczasowym biurem rachunkowym. Wypowiedzenie i uzgodnienia po jego złożeniu powinny obejmować w szczególności:
- ustalenie terminów zakończenia świadczenia usług,
- ustalenie max. terminów na przekazanie dokumentacji księgowej,
- ustalenie terminów na przekazanie procesów księgowych (w szczególności istotne dla dużych spółek, które przeprowadzają skomplikowane operacje we własnym systemie księgowym – by zapewnić ciągłość stosowanych rozwiązań, zasad rachunkowości),
- doprecyzowanie zakresu odpowiedzialności dotychczasowego biura rachunkowego (zamknięcie miesiąca/roku, sporządzenie deklaracji, korekty deklaracji, uzgodnienie kont – w przypadku nieprawidłowości).
3. Przekazanie procesów księgowych, dokumentów i baz danych
Przekazując księgi rachunkowe dobrze jest uzgodnić z biurem rachunkowym, by to jego przedstawiciele koordynowali proces przejęcia. Mają oni niejednokrotnie opracowane wewnętrzne procedury przekazywania ksiąg, przygotowane wzory dokumentów, a w szczególności wiedzę i doświadczenie umożliwiającą dochowanie wszelkich wymogów formalno-prawnych i bezpieczeństwa transferu danych.
W obowiązku dotychczasowego biura rachunkowego jest przekazanie wszelkich dokumentów i wyjaśnień (oryginały dokumentów księgowych, wydruki z ksiąg, kopie zapasowe ksiąg rachunkowych, certyfikaty dostępów do portali sprawozdawczych). Doprecyzowania często potrzebuje wynagrodzenie w okresie wypowiedzenia, za czas poświęcony na przekazanie procesów księgowych czy składanie wyjaśnień.
4. Protokół
W trakcie przekazywania ksiąg rachunkowych dochodzi do przemieszczenia dużej ilości cennych dla spółki dokumentów. Chcąc nie dopuścić do ich zagubienia, bardzo ważne jest sporządzenie protokołu z przekazywanych dokumentów. Będzie on dowodem zarówno dla klienta, jak i poprzedniego biura rachunkowego, czy dany dokument został spółce zwrócony czy nie i po której stronie leży ewentualna odpowiedzialność za jego zagubienie. Protokół powinien być przez obie strony szczegółowo zweryfikowany i podpisany.
Obowiązek przekazania ksiąg rachunkowych wynika bezpośrednio z art. 740 Kodeksu cywilnego, regulującego zasady zawierania i rozwiązywania umów zlecenia. Zgodnie z tym artykułem, spółka może wymagać również od dotychczasowego biura rachunkowego sporządzenia sprawozdania z wykonania zlecenia.
PRZYKŁAD
Z treści wypowiedzenia usług księgowych może wynikać obowiązek sporządzenia sprawozdania z wykonania zlecenia. Można go sformułować następująco:
„Zgodnie z art. 740 k.c. (w zw. z art. 750 k.c.), w związku z zakończeniem współpracy, prosimy o sporządzenie na piśmie sprawozdania z wykonywania umowy. Sprawozdanie powinno odnosić się do całego okresu trwania umowy, w tym w szczególności do ostatnio wykonywanych czynności i ich wyniku."
5. Odwołanie pełnomocnictw
Nawiązując współpracę z biurem rachunkowym, spółka musi udzielić szeregu pełnomocnictw i dostępów do systemów osobom prowadzącym księgi rachunkowe. Wypowiadając umowę nie należy zapomnieć o odwołaniu tych pełnomocnictw i anulowaniu dostępów. W szczególności należy pamiętać o:
- zablokowaniu dostępu do systemu księgowego (jeżeli księgowość prowadzona była na systemie klienta) i innych systemów informatycznych klienta,
- anulowaniu możliwości dostępu do bankowości elektronicznej,
- odwołaniu udzielonych pełnomocnictw w Urzędzie Skarbowym (UPL-1) i ZUS (ZUS-PEL);
- ewentualnej zmianie haseł dostępowych do portali sprawozdawczości statystycznej, odebraniu certyfikatów (NBP, GUS).
6. Powiadomienie urzędów
W związku ze zmianą miejsca prowadzenia ksiąg rachunkowych, należy też pamiętać o obowiązku powiadomienia Urzędu Skarbowego o tym fakcie. Zgodnie z art. 11a ustawy o rachunkowości na zawiadomienie mamy 15 dni od dnia wydania ksiąg/przekazania ksiąg do nowego biura.
Kiedy najlepiej dokonać zmiany
Zmiana podmiotu prowadzącego księgi rachunkowe wiąże się z szeregiem obowiązków i nawet przy profesjonalnym przeprowadzeniu przekazania ksiąg wiąże się z dodatkowym zaangażowaniem osób zarządzających spółką (w wyniku występujących w trakcie problemów). W związku z tym, kiedy jest najlepszy moment na zmianę? Czy zdecydować się na przekazanie księgowości w ciągu roku obrotowego czy jednak z początkiem nowego roku? Każde rozwiązanie ma swoje wady i zalety, o głównych mowa >w tabeli poniżej.
Termin zmiany najlepiej omówić z nowym dostawcą usług, ze względu na jego dyspozycję czasową, ale też ze względu na uzgodnioną w umowie odpowiedzialność za roczną sprawozdawczość finansową.
zdaniem autorki
Alicja Kupczak, biegły rewident w Rödl & Partner
Zmiana podmiotu prowadzącego księgi rachunkowe powinna być procesem dobrze zaplanowanym i koordynowanym, zarówno przez przedstawicieli nowego usługodawcy, jak i osób zarządzających spółką. Od tego jak zostanie zorganizowane przekazanie ksiąg rachunkowych zależy późniejsza sprawna współpraca z nowym dostawcą usług księgowych. Zabezpieczenie swoich interesów przez zarządy na tym etapie ułatwi również w przyszłości rozwiązywanie ewentualnych konfliktów z dotychczasowym biurem (w przypadku zagubienia dokumentacji, konieczności korekty błędów czy zwykłego wyjaśnienia niejasnych transakcji).
