Budzi obecnie zainteresowanie ze względu na długo oczekiwane wdrożenie do polskiego porządku prawnego ustawy o ochronie sygnalistów. W przestrzeni publicznej toczą się dyskusje na temat wdrażania tej regulacji. Milton Friedman z pewnością zapytałby dziś, ile musimy na tym stracić. W nowym modelu biznesowym opartym na ESG pytamy, jak możemy na tym zyskać. I taką perspektywę oferują nam Wytyczne ONZ dotyczące biznesu i praw człowieka. Mechanizm skargowy możemy potraktować jako opresyjny obowiązek nałożony przez państwo lub jako narzędzie zarządzania, które wzmocni nasz biznes. Jak by to wyglądało z tej drugiej perspektywy?

Kanały zgłoszeniowe

W defensywnym podejściu do wdrożenia mechanizmu skargowego organizacje wdrożą tylko co niezbędne, stworzą minimalną wymaganą prawem liczbę kanałów zgłoszeniowych, zaangażują jak najmniej środków finansowych. W podejściu proaktywnym organizacje wyjdą poza obowiązek prawny, liczbę kanałów zgłoszeniowych dostosują do potrzeb interesariuszy i realizacji celów ESG, angażując ludzi i nakłady finansowe. W pierwszym podejściu będzie liczyć się głównie koszt wdrożenia narzędzia, w drugim jego skuteczność. Jeśli nawet liczba kanałów będzie się pokrywać z liczbą wyinterpretowaną z prawa, to różne będą koszty i zakres prac poniesionych w celu poczynienia takich ustaleń. W pierwszym przypadku będzie to decyzja zarządu poprzedzona ekspertyzą prawną, być może uzupełniona konsultacjami z kierownikami wyższego szczebla. W drugim przypadku, oprócz aspektów wskazanych wyżej, ustalenie liczby kanałów zgłoszeniowych poprzedzone będzie konsultacjami z różnymi grupami interesariuszy, co wymaga czasu i zaangażowania szerokiego grona pracowników, czasem ekspertów zewnętrznych oraz środków finansowych. Poniesione nakłady takich ustaleń będą zatem znacznie się różniły, w podejściu defensywnym będą postrzegane jak koszt, zaś w proaktywnym jako długofalowa inwestycja.

Źródło wewnętrznej informacji zwrotnej

Mechanizm zgłaszania naruszeń może stanowić źródło cennej informacji zwrotnej w zakresie skuteczności wdrożonych praw człowieka, a także innych aspektów zarządzania organizacją. Każde zgłoszenie dostarcza nam informacji o działaniu narzędzi organizacyjnych i ludzi. Nie zawsze będą to zgłoszenia dotyczące naruszeń prawa, kodeksów wewnętrznych, czasem będzie to jedyny sposób dla osoby zgłaszającej, by być zauważoną. Każde zgłoszenie dostarczy nam informacji o potencjalnych obszarach wymagających organizacyjnego doskonalenia, tj. deficytów kompetencyjnych, usterek proceduralnych, wadliwej komunikacji itp. Mechanizm skargowy posłuży jako źródło informacji zwrotnej, gdy kanały komunikowania dostosowane będą do potrzeb interesariuszy, procedury postępowań będą transparentne i bezstronne. Procedury zarządzania zgłoszeniami powinny odnosić się zarówno do postępowania z przyjęciem zgłoszenia, prowadzenia postępowania wyjaśniającego, sposobów dokumentacji, ochrony prywatności osób zgłaszających, komunikacji, w tym o wynikach postępowania oraz komunikacji z załogą, jak sprawy zostały rozwiązane. Bez działań komunikacyjnych ludzie nie wiedzą, czy i jak mechanizm skargowy działa i faktycznie przyczynia się do korekty postępowania organizacyjnego. To wszystko składa się na wiarygodność i zaufanie, bez których pozyskanie jakościowej informacji zwrotnej nie będzie możliwe.

Narzędzie kultury organizacyjnej

Dobrze zaprojektowany – w konsultacji z interesariuszami i sprawnie działający – mechanizm skargowy wspiera budowanie włączającej kultury organizacyjnej, opartej na przejrzystości, uczciwości i spójności między wartościami deklarowanymi a stosowanymi w codzienności operacyjnej organizacji. Sprawnie działający mechanizm umożliwia wykrycie naruszeń i reakcję na nie, podjęcie działań zmierzających do korekty zachowania organizacyjnego, działań prewencyjnych w stosunku do podobnych ryzyk w przyszłości. To buduje zaufanie pracowników do narzędzia i samego przedsiębiorstwa, co będzie pozytywnie wpływać na poziom ich zaangażowania oraz chęć pozostania i rozwijania się w danej organizacji – bo kto by chciał się zwalniać z firmy, która dba o to, by pracownicy byli godnie i sprawiedliwie wynagradzani, realizowali się w różnych rolach nie tylko zawodowych, nie byli dyskryminowani, byli równi wobec korporacyjnych regulacji bez względu na kolor kołnierzyka i „C” na wizytówce oraz partycypowali w zarządzaniu organizacją?

Źródło informacji zewnętrznej w łańcuchu wartości

Podobnie jak inne narzędzia zarządzania ryzykami naruszeń praw człowieka także aspekty dotyczące sytuacji naruszeń i nieprawidłowości powinny być komunikowane także na zewnątrz. Nie chodzi tutaj o szczegółowe informacje charakterystyczne dla procesów komunikowania w relacjach z interesariuszami wewnętrznymi, lecz o wskazanie informacji na temat zdarzenia oraz działań podjętych w związku z tym zdarzeniem. Czytelnik – strona zainteresowana, nie musi znać wszystkich szczegółów, ale ma wiedzieć, co się wydarzyło, jak zareagowała organizacja – jakie działania podjęła, w jaki sposób zaopiekowała się osobami poszkodowanymi oraz jaką lekcję wyciągnęła z tego na przyszłość – czyli jakie działania podjęła, aby zapobiegać takim ryzykom w przyszłości. Do dobrej praktyki należy także informacja sprawozdawcza podsumowująca liczbę zgłoszeń w przyjętym okresie, obszary, których zawiadomienia dotyczyły, liczbę postępowań, liczbę zgłoszeń uznanych za zasadne oraz rozwiązanych spraw. ∑

Zdaniem autorki

Trzeba podkreślić, że mechanizm skargowy umożliwia pierwszy, podstawowy i zakładowy dostęp do środków zaradczych. Choć często o środkach zaradczych mówi się w kontekście dostępu do wymiaru sprawiedliwości i ochrony prawnej, to trzeba zaznaczyć, że środki zaradcze powinny także zostać zapewnione na poziomie przedsiębiorstwa.

Wśród organizacji wdrażających mechanizmy skargowe oraz prowadzących monitoring poszanowania praw człowieka przez podmioty rynkowe, mechanizmy skargowe oparte na dostępie do środków zaradczych są uznawane za najskuteczniejsze wśród tego typu narzędzi zarządzania ryzykiem naruszeń praw człowieka.

Zatem tylko od naszego organizacyjnego podejścia do projektowania i wdrażania mechanizmów skargowych będzie zależało, czy będziemy liderami czy „Friedmanami” ESG.