Z naszego doświadczenia wynika, że pracownicy coraz częściej posługują się w sporach z pracodawcami „wyniesionymi" dokumentami, w tym korespondencją służbową. „Wyniesienie" rozumiemy w tym przypadku szeroko – tj. nie tylko jako fizyczną czynność polegającą na zabraniu przez pracownika dokumentów w oryginale lub kopii z biura pracodawcy, ale także jako przesyłanie przez pracowników na prywatną skrzynkę dokumentów lub wiadomości e-mail związanych ze stosunkiem pracy.

Co ciekawe, w znacznej liczbie przypadków wychodzi na jaw, że pracownicy gromadzili tego rodzaju dokumenty jeszcze przed rozwiązaniem stosunku pracy. Jest to widoczne szczególnie wtedy, gdy pracodawca decyduje się odciąć pracownika od służbowej skrzynki i innych systemów informatycznych pracodawcy wraz z decyzją o rozwiązaniu umowy o pracę.

Czytaj także: Kiedy korespondencja pracownika nie podlega ochronie

W następstwie takich działań pracowników, odbierając doręczone przez sąd odwołanie, pracodawcy mogą spodziewać się w ramach załączników np. korespondencji służbowej, zrzutów ekranu z jej treścią lub dokumentów utrwalonych w inny sposób.

Wydaje się, że takie postępowanie jest wyrazem bezsilności pracownika, który często nie ma świadomości, że istnieją inne środki procesowe, które nie będą narażały go na odpowiedzialność karną i cywilną kosztem udowodnienia określonego w pozwie faktu.

Pozyskanie bez zgody i wiedzy...

Czy wynoszenie dokumentów pracodawcy jest dopuszczalne? To pytanie niemal zawsze ciśnie się na usta pracodawcom jako pierwsze.

W tym kontekście należy zwrócić uwagę na wyrok Sądu Najwyższego z 11 września 2014 r. (II PK 49/14), który stanowi, że fakt przesłania sobie przez pracownika poufnych dokumentów pracodawcy na prywatną skrzynkę mailową, o ile odbywa się to poza wiedzą i zgodą pracodawcy i nie jest uzasadnione wykonywaniem obowiązków, stanowi zagrażające interesowi pracodawcy wykorzystanie cudzych informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa (czyn nieuczciwej konkurencji), który uzasadnia rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia.

W sprawie, w której zapadł ten wyrok, zwolniona dyscyplinarnie powódka – pomimo zapisów regulaminu pracy, które zobowiązywały pracowników do nieujawniania informacji nabytych w związku z pracą – przesyłała w okresie wypowiedzenia na prywatny adres dane kontaktowe do kontrahentów, dane techniczne oraz cenniki produktów. Po zwolnieniu broniła się, że była uprawniona do takiego działania z uwagi na częstą pracę z domu, a także otrzymywanie maili służbowych na prywatną skrzynkę.

SN słusznie zauważył, że w przeciwieństwie do pracy z domu czy otrzymywania maili służbowych na prywatną skrzynkę, pracownica działała tym razem bez wiedzy i zgody pracodawcy, a przesyłane maile nie były związane z wykonywaniem przez nią obowiązków służbowych. Tym samym SN pierwotnie położył nacisk na dwie okoliczności:

- zgodę pracodawcy oraz

- charakter informacji przesyłanych w wiadomościach mailowych, które musiały stanowić tajemnicę przedsiębiorstwa.

... nie tylko tajemnic pracodawcy

To stanowisko zostało jednak zmienione na korzyść pracodawców w późniejszym wyroku z 3 kwietnia 2019 r. (II PK 334/17). Otóż SN uznał, że nawet w przypadku informacji, których nie można zakwalifikować jako tajemnicy przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 11 ust. 2 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (ze względu na niezastrzeżenie/niezabezpieczenie ich poufności), a które stanowią wymierną wartość dla pracodawcy, decydujące znaczenie ma ocena, czy takie zachowanie pracownika:

- służyło wykonywaniu jego obowiązków pracowniczych (a nie było wykorzystane do innych celów) i

- stanowiło akceptowaną przez pracodawcę praktykę, wymuszoną realiami warunków pracy.

SN odwołał się tym samym do obowiązku pracownika zapisanego w art. 100 § 2 pkt kodeksu pracy, polegającego na zachowaniu w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Obecnie tak w sferze prawnej, jak i faktycznej duże znaczenie dla oceny, czy rzeczywiście doszło do naruszeń, ma sytuacja związana z pandemią i polecaniem pracy zdalnej. Ten temat wymaga jednak rozwinięcia w odrębnym artykule.

Wyjątek – przeciwdziałanie nierównemu traktowaniu

Jak wskazują wcześniejsze akapity, posługiwanie się korespondencją służbową i jej utrwalanie do innych celów niż służbowe, jest uznawane co do zasady za przyczynę uzasadniającą zwolnienie pracownika bez wypowiedzenia. Istnieją jednak wyjątki od tej zasady, a najważniejszym wydaje się przeciwdziałanie nierównemu traktowaniu w zatrudnieniu. Takie wnioski nasuwają się po lekturze wyroku SN z 26 maja 2011 r. (II PK 304/10). Zgodnie z jego tezą, przekazanie przez pracownika innym pracownikom danych objętych tzw. klauzulą poufności wynagrodzeń w celu przeciwdziałania nierównemu traktowaniu i przejawom dyskryminacji płacowej, nie może stanowić podstawy rozwiązania umowy o pracę w trybie art. 52 k.p.

W podobnym stanie faktycznym powódka nie posługiwała się wiadomościami e-mail, ale załączyła do pozwu o zapłatę odszkodowania za naruszenie przez pracodawcę zasady równego traktowania w zakresie wynagrodzenia kopie dokumentów pochodzących z akt osobowych byłych i obecnych pracowników pozwanego w postaci zakresów obowiązków oraz świadectw pracy. W tym przypadku SN uznał w wyroku z 15 lipca 2011 r. (I PK 12/11), że powódka powinna uprawdopodobnić naruszenie równego traktowania, a nie jest to możliwe bez odwołania się do wysokości wynagrodzenia innych pracowników. W konsekwencji, w sytuacji, gdy nie doszło do zagrożenia interesów pracodawcy, a posłużenie się dokumentami zawierającymi dane o wynagrodzeniu innych pracowników miało na celu przeciwdziałanie nierównemu traktowaniu, pracodawca nie miał prawa rozwiązać umowy bez wypowiedzenia, nawet jeśli pracownica miała „naruszyć obowiązującą ją tajemnicę służbową poprzez samowolne skopiowanie, wyniesienie poza teren zakładu pracy i posłużenie się do celów prywatnych (dochodzenie roszczeń odszkodowawczych) dokumentami zgromadzonymi w aktach osobowych innych pracowników".

Pominięcie czy ocena dowodu

Nawet pomimo generalnej niedopuszczalności przesyłania korespondencji służbowej na prywatną skrzynkę, nie ma jednolitego stanowiska co do możliwości korzystania z niej w procesie. Z jednej strony można – analogicznie do tezy wyroku SA w Warszawie z 6 lipca 1999 r. (I ACa 380/99) – wskazywać, że jest to realizowanie prawa do obrony w procesie w sposób podstępny i bezprawny poprzez pozyskiwanie informacji w sposób nieuprawniony. Jednak z drugiej strony, w cytowanym wyroku o sygn. I PK 12/11 SN uznał, że pracownica miała prawo posłużyć się dokumentami, które zawierały informacje poufne, gdyż chroniła inne dobro.

W naszej ocenie, choć formalnie nie istnieje koncepcja „owoców zatrutego drzewa" w procedurze cywilnej, dominować powinno stanowisko zbieżne z oceną dokonaną przez SA w Poznaniu w wyroku z 10 stycznia 2008 r. (I ACa 1057/07), który stwierdził, że „dowody uzyskane w sposób sprzeczny z prawem nie powinny być w postępowaniu cywilnym co do zasady dopuszczane".

Z uwagi na brak formalnej podstawy pominięcia dowodu, której nie przewiduje art. 2352 kodeksu postępowania cywilnego, posłużenie się dowodami zgromadzonymi przez pracownika w sposób bezprawny powinno wiązać się z odpowiednią oceną tego faktu przez sąd rozpatrujący sprawę. W takim wypadku sąd trafia bowiem na osobę, która zachowywała się nieuczciwie w stosunku do pracodawcy (jeśli nie miała wyraźnej zgody na przesyłanie korespondencji na prywatną skrzynkę), a wręcz mogła przygotowywać się na spór sądowy, gromadząc wybiórczy materiał dowodowy.

Inne środki procesowe

Wydaje się jednak, że taka podstawa pominięcia powinna istnieć z kilku względów.

W pierwszej kolejności należy położyć nacisk na możliwość złożenia wniosku o przedstawienie dowodu przez drugą stronę, co przewiduje art. 248 k.p.c. Dodatkowo przepis ten wskazuje, że strona nie może odmówić przedstawienia dokumentu, nawet jeżeli szkoda, na którą byłaby przez to narażona, polega na przegraniu procesu. Jednocześnie taki wniosek powinien odpowiadać wymogom wskazanym w art. 2351 k.p.c., a więc nie może on np. być skonstruowany w sposób wskazujący że powód domaga się przeprowadzenia dowodu z jego wszystkich maili, gdyż taki dowód należy uznać za nieprzydatny i zmierzający do przedłużenia postępowania. Tego rodzaju wniosek powinien dodatkowo zostać złożony już na początku postępowania. Strony nie mogą bowiem traktować dowodów jako asów w rękawie i powoływać ich dopiero wtedy, gdy istnieje ryzyko przegrania przez nie sporu.

Co więcej, generalna zasada opisana w art. 3 k.p.c. wskazuje, że strony są obowiązane dokonywać czynności procesowych zgodnie z dobrymi obyczajami. Trudno uznać, by posługiwanie się dowodami zgromadzonymi w sposób, który uzasadnia rozwiązanie umowy ze względu na ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych, był jednocześnie zgodny z dobrymi obyczajami.

Zdaniem autora

Sławomir Paruch, radca prawny, partner w PCS Littler

Trudno zrozumieć argumentację Sądu Najwyższego w opisanych sprawach dotyczących przeciwdziałania nierównemu traktowaniu, w których SN uznał, że posługiwanie się informacjami o wysokości zarobków danych pracowników, do których pracownik nie był uprawniony (tak otrzymanych omyłkowo od pracodawcy, jak też wykradzionych z akt osobowych) nie jest ciężkim naruszeniem obowiązków pracowniczych. Należy zauważyć, że pracownik, który ma wątpliwości, czy pracodawca nie stosuje względem niego nierównego traktowania w zakresie wysokości płac, może i powinien, wnosząc w takiej sytuacji powództwo, złożyć w nim wniosek o zobowiązanie przez sąd pracodawcy do przedstawienia dokumentów. Pracodawca, który w takiej sytuacji będzie uchylał się od tego obowiązku, poniesie niekorzystne skutki procesowe, które mogą przesądzić o wygraniu procesu przez pracownika. Tym samym pracownik jest wyposażony w narzędzia procesowe, które umożliwią mu ochronę jego interesu.

Zdaniem autora

Bartosz Wszeborowski, adwokat w PCS Littler

Niewątpliwie ustawodawca powinien uregulować kwestię powoływania nielegalnie zdobytych dowodów w procesie cywilnym, szczególnie gdy istnieją środki i gwarancje procesowe opisane w niniejszym artykule. Do czasu, aż ustawodawca nie zdecyduje się stworzyć formalnej podstawy pomijania takich dowodów, wydaje się uzasadnione, by sąd odpowiednio oceniał takie dowody, weryfikując, czy są one rzeczywiście jedynym dostępnym środkiem pozwalającym na potwierdzenie twierdzenia przez stronę procesu. Były pracownik powinien zaś liczyć się z tym, że jego były pracodawca może wystąpić w stosunku do niego z roszczeniami cywilnymi, a nawet pociągnąć go do odpowiedzialności karnej, jeśli wypełnią się przesłanki określone w innych przepisach.