Czas pracy: Brak firmowej ewidencji nie przesądza o zapłacie za nadgodziny

- Pracownik chce wystąpić do sądu z pozwem o zapłatę za przepracowane godziny nadliczbowe. Pracodawca nie prowadził żadnej ewidencji czasu pracy, a etatowiec nie wpisywał nigdzie swoich nadgodzin. Co w takiej sytuacji może zrobić pracownik?

– pyta czytelnik.

Ewidencja czasu pracy to nic innego jak zbiór danych o czasie pracy etatowca. Jej prowadzenie jest obowiązkiem pracodawcy zgodnie z art. 149 k.p. To, co powinna obejmować taka lista, wskazuje rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm., dalej rozporządzenie).

Zgodnie z nim dla każdego etatowca pracodawca prowadzi odrębnie m.in. kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym: pracę w poszczególnych dobach, w tym w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od zadań wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy. Zapisuje tam także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy. W ewidencji młodocianych pracowników szef uwzględnia też czas ich pracy przy pracach wzbronionych takim osobom, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego. Do karty ewidencji zatrudnionego dołącza się jego wnioski o udzielenie czasu wolnego od zadań w zamian za czas przepracowany w nadgodzinach.

Pod kontrolą

Ewidencja powinna zatem zawierać też informacje o godzinach nadliczbowych przepracowanych przez podwładnego. Na jego żądanie trzeba mu ją udostępnić. Etatowcowi wolno więc sprawdzić stan swoich nadgodzin.

U czytelnika pracownik zażądał zapłaty za nadgodziny. Uzasadniał to tym, że w okresie zatrudnienia wielokrotnie pozostawał w pracy poza normalnymi godzinami i szef o tym wiedział. Przedstawił liczbę roboczych nadgodzin. Wykazał, że pracodawca nie prowadził żadnej ewidencji czasu pracy. Niemniej ten twierdzi, że etatowiec owszem pracował ponad wymiarowy czas, ale w znacznie mniejszym stopniu, niż sam określił. Nie należy mu się zatem wynagrodzenie za tyle godzin, o ilu mówi i w żądanej wysokości.

Co mówi Sąd Najwyższy

Abstrahując od ewidentnego naruszenia obowiązków przez pracodawcę, polegającego na tym, że nie prowadził wykazu czasu pracy, to sąd nie stanie po stronie podwładnego. W orzecznictwie SN przeważa pogląd, że „zaniechanie prowadzenia ewidencji czasu pracy przez pracodawcę nie stwarza domniemania wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych w wymiarze przedstawianym przez samego pracownika. Pracownik może i powinien wskazać inne środki dowodowe, które podlegają ocenie w ramach całokształtu materiału dowodowego" (wyrok SN z 14 maja 2012 r., II PK231/11).

Inny przykład wskazuje wyrok SN z 7 czerwca 2011 r. (II PK 317/10). Zgodnie z nim „w postępowaniu z zakresu prawa pracy z powództwa pracownika o wynagrodzenie obowiązuje ogólna reguła procesu, że powód powinien udowadniać słuszność swych twierdzeń w zakresie zgłoszonego żądania. Z tą jedynie modyfikacją, iż niewywiązywanie się przez pracodawcę z obowiązku rzetelnego prowadzenia dokumentacji, powoduje dla niego niekorzystne skutki procesowe wówczas, gdy pracownik udowodni swoje twierdzenia przy pomocy innych środków dowodowych niż ta dokumentacja. W takiej sytuacji pracownik jest zobowiązany do zaoferowania wszystkich możliwych dowodów na okoliczność rozmiaru faktycznie świadczonej przez niego pracy, a za wystarczające nie mogą być uznane same jego twierdzenia w tym zakresie".

Podobnie orzekł Sąd Apelacyjny we Wrocławiu w wyroku z 27 marca 2012 r. (III APa 20/11) „zaniechanie przez pracodawcę ewidencji czasu pracy pracownika nie uprawnia do domniemania faktycznego ani prawnego przesądzającego o wiarygodności wersji czasu pracy przedstawionej przez pracownika". Tym samym nie oznacza to, że sąd „każdorazowo i bezkrytycznie powinien przyjmować za miarodajną wersję czasu pracy przedstawianą przez pracownika".

Dla etatowca oznacza to tyle, że nie wystarczy pójść do sądu i powiedzieć, że szef nie prowadził dokumentacji wymaganej prawem. A zatem to z winy kierownika zakładu podwładny nie może w sądzie udowodnić swoich racji, ale to, że musi w inny dostępny sposób wykazać rzeczywistą liczbę przepracowanych godzin nadliczbowych, np. powołać świadków tej okoliczności.

Taka sytuacja jest też niekorzystna dla samego pracodawcy. Po pierwsze to, że nie prowadzi dokumentacji, jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika. Po drugie, będzie musiał przedstawić swoje dowody przeciwko dowodom pracownika. Tak m.in. stwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z 14 maja 1999 r. (I PK 62/99). Zgodnie z nim „na pracodawcy będzie spoczywał ciężar udowodnienia nieobecności pracownika, jej rozmiaru oraz wypłaconego wynagrodzenia".

Autorka jest pracownikiem administracji publicznej