Bony za podatek, ale bez składek ZUS

Zbliżają się święta. W związku z tym wiele firm ofiarowuje załodze różnego rodzaju okolicznościowe świadczenia. Często są to bony towarowe podlegające wymianie np. na prezenty lub produkty spożywcze.

Gdy pracodawca decyduje się na tego typu podarek dla pracowników, powinien pamiętać także o tych, którzy zawnioskowali o urlopy wychowawcze. Osoby te uprawnione są do otrzymania bonów według tych samych reguł co pozostali pracownicy. Pominięcie ich przy dystrybucji bonusu pozapłacowego byłoby przejawem dyskryminacji.

Wręczenie bonu wiąże się z koniecznością jego właściwego rozliczenia pod względem podatkowo-składkowym. Decydujące znaczenie w tym kontekście ma przede wszystkim źródło ich sfinansowania.

Nie tylko socjalne bez opłat

ZUS nie wzbogaci się na przyznaniu bonów pracownikom przebywającym na urlopach rodzicielskich, nawet jeśli firma opłaci je ze środków obrotowych. Urlop wychowawczy jest bowiem odrębnym od stosunku pracy tytułem do ubezpieczeń. Przychody uzyskane w tym czasie nie stanowią podstawy wymiaru składek za czas korzystania przez pracownika z tego wolnego.

W tej kwestii część ekspertów opowiada się co prawda za tym, że wszelkie świadczenia pieniężne czy niepieniężne otrzymywane przez pracownika są przypisane do nawiązanego z nim stosunku pracy i tylko z tego tytułu mu przysługują – nawet jeżeli przebywa na urlopie wychowawczym. Inaczej jednak podchodzi do tego ZUS. Wskazuje, że w sytuacji, gdy pracownik jest na tym rodzicielskim wolnym, stosunek pracy jest zawieszony i jedynym tytułem do ubezpieczeń pozostaje urlop.

Podstawę wymiaru składek za osobę korzystającą z tego wolnego ustala się natomiast na odrębnych zasadach. Otrzymane w tym czasie przychody nie zmieniają jej wysokości. Zatem jeśli pracodawca opłaca np. abonament medyczny lub przyzna bon świąteczny pracownikowi przebywającemu na urlopie wychowawczym, to uznaje się, że świadczenia te dana osoba uzyskuje z racji przebywania na urlopie wychowawczym, a nie pracy na etacie.

Jeśli zaś podczas urlopu zatrudniony otrzyma wynagrodzenie za pracę wykonywaną przed przejściem na to wolne, to trzeba opłacić od niego pracownicze składki. Będą to jednak daniny uregulowane z tytułu zatrudnienia na umowę o pracę, a nie przebywania na urlopie wychowawczym.

Całej tej dyskusji nie byłoby oczywiście wtedy, gdyby pracodawca sfinansował bony ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Wtedy ich wartość wyłączona jest z oskładkowania w pełnej wysokości i bez ograniczenia kwotowego (§ 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia MPiPS z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe – DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.), pod warunkiem, że:

- bony stanowią pomoc socjalną oraz

- zostały przyznane uprawnionym osobom w różnej wysokości i zgodnie z postanowieniami regulaminu gospodarowania zfśs.

Wspierając konkretnych pracowników świadczeniem w postaci bonu towarowego z zfśs pracodawca musi więc brać pod uwagę tzw. kryterium socjalne, czyli sytuację życiową, rodzinną i materialną uprawnionych osób. Wymaga to:

- uwzględnienia m.in. liczby członków rodziny pracownika prowadzących wspólne gospodarstwo domowe, wysokości przychodu przypadającego na jedną osobę itp.,

- rozdawania zatrudnionym bonów o zróżnicowanej wartości, stosownie do sytuacji finansowo-bytowej.

Powyższe potwierdza wyrok Sądu Najwyższego z 16 września 2009 r. (I UK 121/09), w którym czytamy:

„(...) Podstawowa zasada dysponowania środkami funduszu została określona w art. 8 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Zasada ta stanowi, że przyznawanie ulgowych świadczeń i wysokość dopłat z funduszu powinno być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby korzystającej z funduszu. Nie ma w tym zakresie wyjątków.

Nawet regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych nie może zmienić tej zasady. Stąd świadczenia wypłacone przez pracodawcę z pominięciem owej zasady podstawowej nie mogą być ocenione w sensie prawnym jako świadczenia socjalne, a jeżeli tak, to nie mogą korzystać z uprawnień przyznanych tym świadczeniom przez system ubezpieczeń społecznych (...)".

Gdy wszyscy pracownicy otrzymują bony towarowe o jednakowej wartości, to w istocie mamy do czynienia z dodatkowym świadczeniem, które powinno wejść do podstawy zusowskich składek na takich samych zasadach jak np. wynagrodzenie zasadnicze.

Z opłatą, czy bez

Z zasady każde świadczenie pieniężne i niepieniężne, które kierowane jest do pracownika, powoduje powstanie po jego stronie przychodu ze stosunku pracy. Od takich przychodów zakłady pracy, jako płatnicy, muszą naliczać i odprowadzać zaliczki podatkowe.

Z tego obowiązku firmy są zwolnione w przypadku tych należności, do których da się zastosować wyłączenie z opodatkowania na mocy art. 21 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. DzU z 2012 r., poz. 361 ze zm., dalej ustawa o PIT).

Niestety przepis ten nie obejmuje swoją dyspozycją wartości bonów towarowych. I to niezależnie od pochodzenia środków przeznaczonych na ich zakup. Zatem podatek musi trafić do skarbu państwa zarówno wtedy, gdy bony zostaną nabyte ze środków obrotowych, jak i wówczas, gdy pracodawca spożytkował środki funduszu socjalnego.

Ustawodawca przewidział co prawda wyłączenie z podatku wartości rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez zatrudnionego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, pokrytych w całości ze środków zfśs lub funduszy związków zawodowych (łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł). Jednocześnie jednak zastrzegł, że rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi (art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT).

Przychód z tytułu bonu powstaje przy tym w miesiącu, w którym pracownik otrzymał bon.

Urlop bez preferencji

Płatnicy muszą odprowadzić podatek również od wartości bonów przekazanych zatrudnionym przebywającym na urlopach wychowawczych. Ustawa o PIT nie wprowadza bowiem rozróżnienia na osoby czynne i okresowo „zawieszone" wskutek niepłatnej absencji w pracy. W świetle ww. aktu prawnego są oni podatnikami, a otrzymane przez nich od pracodawców bony są opodatkowanym przychodem ze stosunku pracy.

Błędem byłoby twierdzenie, że bon, który dostała osoba korzystająca z urlopu wychowawczego należy kwalifikować jako przychód z innych źródeł z uwagi na fakt czasowego zawieszenia stosunku pacy.

Takie podejście powodowałoby, że płatnik nie naliczałby podatku od wartości bonów i przerzucał obowiązek jego uiszczenia bezpośrednio na podwładnego, który musiałby samodzielnie rozliczyć omawiane świadczenie w zeznaniu rocznym (na podstawie sporządzonej przez zakład pracy informacji PIT-8C).

Organy skarbowe z pewnością zakwestionowałyby takie postępowanie pracodawcy, gdyż decydującym warunkiem uznania określonej korzyści majątkowej za przychód ze stosunku pracy jest jej osiągnięcie z tytułu zawartej umowy o pracę. Bez znaczenia jest tu faktyczne świadczenie obowiązków służbowych.

Z kosztami i ulgą

Kalkulując zaliczkę podatkową od bonu wręczonego pracownikowi na urlopie wychowawczym, należy:

- pomniejszyć przychód o zryczałtowane koszty uzyskania przychodu,

- od zaliczki na podatek odjąć kwotę zmniejszającą podatek (gdy pracownik przedłożył w zakładzie PIT-2).

Zryczałtowane koszty uzyskania przychodów można stosować nawet wtedy, gdy pracownik nie przepracował w miesiącu ani jednego dnia. Wystarczającą przesłanką jest tu wystąpienie przychodu ze stosunku pracy.

Potwierdził to m.in. dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 25 marca 2008 r. (ILPB1/415–11/08–2/AMN).

Najpierw wpłata

Pracownik na urlopie wychowawczym nie otrzymuje od zakładu wynagrodzenia za pracę ani żadnych innych należności pieniężnych. Skutkuje to tym, że w razie uzyskania przez niego w danym miesiącu wyłącznie świadczenia o charakterze niepieniężnym (np. bonu towarowego) pracodawca nie ma z czego potrącić mu danin publicznoprawnych.