Potrącenia przymusowe bez zgody pracownika reguluje art. 87 § 1 i 7 kodeksu pracy. Pracodawca może potrącać z wynagrodzenia tzw. należności ustawowe. Są to świadczenia alimentacyjne, inne kwoty dochodzone w drodze egzekucji, zaliczki pieniężne oraz wymierzone pracownikowi porządkowe kary pieniężne. Często wynagrodzenie jest płatne z góry. Jeśli więc pracownik otrzyma pensję za cały miesiąc, chociaż w tym miesiącu był nieobecny w pracy przez kilka dni, np. z powodu choroby, pracodawca również może dokonać odliczenia bez zgody pracownika. Może to jednak zrobić tylko w najbliższym terminie wypłaty. Jeśli natomiast nadpłacona z powodu choroby kwota nie została potrącona w tym terminie, może być odliczona w kolejnym miesiącu, ale do tego potrzebna jest już zgoda pracownika.
Pracodawca dokonuje potrąceń z wynagrodzenia netto, czyli po odliczeniach należności składkowo-podatkowych.
Inne należności niż wymienione w kodeksie pracy nie mogą być pobrane, jeśli pracownik nie wyrazi na to zgody. Są to tzw. potrącenia dobrowolne. Przykładowo: raty kredytu (pożyczki z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych), składki itp.
Banki i inne instytucje kredytowe chętnie korzystają z takiej formy zabezpieczenia. Gwarantuje to systematyczne otrzymywanie wpłat, a dłużnikowi pozwala uniknąć egzekucji. Pracodawca nie ma jednak obowiązku dokonywania tych potrąceń. Zależy to od jego woli i ewentualnej umowy łączącej go z bankiem. Jeśli jednak zdecyduje się przekazywać potrącone sumy do banku, musi pamiętać, że nie może tego zrobić bez zgody pracownika udzielonej na piśmie, inaczej nie będzie ważna (por. wyrok SN z 1 października 1998 r., sygn. I PKN 366/98). W pisemnym oświadczeniu pracownik powinien określić wysokość należnej raty oraz kredytodawcę (bank lub inną instytucję).
Pracodawca dokonuje potrąceń z wynagrodzenia netto, czyli po odliczeniach składkowo- -podatkowych
Jeśli pracodawca dokonuje dobrowolnych potrąceń, mimo że pracownik nie wyraził na to pisemnej zgody, naraża się na poważne konsekwencje. Ponieważ takie potrącenia są nieważne, pracownik może żądać ich zwrotu.
Przykład
Beata K. zaciągnęła kredyt w banku na zakup samochodu. Bank wystąpił do jej pracodawcy z wnioskiem o potrącanie raty kredytu (325 zł) z jej pensji. Beata K. ustnie zgodziła się na to potrącenie. Zgoda pracownicy jest nieważna i pracodawca nie może pobierać raty kredytu z jej wynagrodzenia.
Pracownik może w każdej chwili cofnąć swoją zgodę na potrącenie. O wycofaniu zgody powinien zawiadomić pracodawcę na piśmie. Wtedy pracodawca musi mu wypłacić pensję w pełnej wysokości.
Przykład
Marcin P. poręczył pożyczkę swojej znajomej Annie B. Gdy ta przestała spłacać pożyczkę, bank zwrócił się do zakładu pracy, w którym zatrudniony jest Marcin P., o potrącanie należnej kwoty (450 zł) z jego wynagrodzenia. Pracodawca poinformował o tym Marcina P., a ten wyraził pisemną zgodę, jednak po kilku miesiącach ją wycofał. Od tej pory pracodawca nie ma prawa pobierania raty pożyczki. Powinien więc wypłacać mu wynagrodzenie w pełnej kwocie.
Potrącenia nie mogą obejmować całego wynagrodzenia. Jeśli chodzi o dobrowolne potrącenia na rzecz innych podmiotów niż pracodawca, np. banku, pracownikowi musi pozostać co najmniej 80 proc. minimalnego wynagrodzenia netto – przy zatrudnieniu na cały etat (art. 91 § 2 pkt 2 k.p.). W 2012 r. minimalne wynagrodzenie wynosi 1500 zł.
