Na te tzw. dobrowolne potrącenia składają się zarówno należności na rzecz pracodawcy, jak i inne – czyli na rzecz osób trzecich, m.in. regulowanie za pracownika jego rachunków za media, spłatę mieszkaniowej pożyczki z zfśs. Przy ich dokonywaniu nie obowiązują maksymalne dopuszczalne kwoty potrącenia, lecz tylko kwoty wolne od potrąceń.

Uwaga!

Kwoty wolne od potrąceń dobrowolnych nie są proporcjonalne do wymiaru czasu pracy.

Przyzwolenie koniecznie na piśmie

Pisemna zgoda nie może przybrać charakteru blankietowego ani obietnicy spłacania ewentualnych przyszłych zobowiązań. Musi dotyczyć konkretnej kwoty i istniejącej, znanej wierzytelności (wyrok NSA w Warszawie z 21 grudnia 2005 r., I OSK 461/05).

Wyrażenie przez podwładnego takiego pozwolenia wbrew wskazanym zasadom (np. ustnie czy bez świadomości wielkości długu) jest nieważne, i to z mocą wsteczną – od chwili dokonania potrącenia przez szefa (orzeczenie SN z 5 maja 2004 r., I PK 529/03).

Pobraną w ten sposób sumę należy natychmiast oddać, a na żądanie pracownika – uiścić odsetki z racji spóźnionej wypłaty pełnego wynagrodzenia (wyrok SN z 1 października 1998 r., I PKN 366/98).

Nie jest zatem prawidłowe żądanie od osób przyjmujących na siebie wspólną odpowiedzialność materialną albo za mienie powierzone, aby już w umowach w sprawie tej odpowiedzialności zgadzały się na pokrywanie z ich wynagrodzeń powstałych ewentualnie w przyszłości niedoborów (uchwała SN z 4 października 1994 r., I PZP 41/94). Naganne są również praktyki odbierania od nowo zatrudnionego oświadczenia akceptującego ściąganie z jego pensji w przyszłości kwot nadpłaconych np. wskutek pomyłki księgowej.

Wolno odwołać i odmówić

Pracodawca nie ma obowiązku respektowania wniosku podwładnego o dokonywanie dobrowolnych potrąceń, zwłaszcza gdy wiążą się z tym dodatkowe koszty, np. przelewu bankowego. Jeśli się na to zgodzi, to pracownik ma prawo wskazać wysokość ujmowanych w ten sposób sum (np. procentowo czy kwotowo), określić sposób (np. jednorazowo, w ratach), a także granice czasowe (np. od maja br.).

Jednak parametry podane w piśmie są dla szefa wiążące pod warunkiem, że nie naruszają kwoty wolnej od potrąceń. Zatrudniony ma również prawo odwołać takie oświadczenie w każdej chwili (wyrok SN z 14 lutego 2002 r., I PKN 889/00).

Przykład

DOBROWOLNE POTRĄCENIE

Księgowa pomyliła się i wypłaciła pracownicy pani Izie nagrodę jubileuszową za 25, a nie 20 lat pracy zawodowej. Nadpłata wyniosła 450 zł. Pani Iza zgodziła się na piśmie na potrącenie pełnej nadwyżki z wynagrodzenia wypłacanego jej w styczniu 2012 r. W tym miesiącu dostała 1000 zł netto wynagrodzenia za pracę, 400 zł netto wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy oraz 420 zł brutto zasiłku chorobowego. Jest zatrudniona na pełny etat, przysługują jej podstawowe koszty uzyskania przychodów i złożyła PIT-2.

a) podstawa dokonania potrącenia 1000 zł + 400 zł = 1400 zł

b) kwota wolna od dobrowolnego potrącenia na rzecz pracodawcy – 100 proc. minimalnego wynagrodzenia netto 1111,86 zł

c) faktyczna możliwa kwota potrącenia – od podstawy dokonania potrącenia odejmujemy kwotę wolną 1400 zł – 1111,86 zł = 288,14 zł

d) końcowe rozliczenie

– wysokość dobrowolnego potrącenia 288,14 zł,

– wynagrodzenie na rękę 1111,86 zł netto.

Mimo że pracownica zgodziła się na potrącenie pełnej nadpłaty (450 zł), z wynagrodzenia wypłaconego w styczniu 2012 r. szef może potrącić tylko 288,14 zł. Aby odzyskać pozostałą część nadwyżki (czyli kwotę 161,86 zł), pracodawca musi odebrać od pracownicy „nową" zgodę na potrącenie w następnym miesiącu, a w razie jej braku wystąpić z roszczeniem do sądu pracy.

Przykład

ZBIEG POTRĄCENIA OBOWIĄZKOWEGO I DOBROWOLNEGO

W lutym 2012 r. pan Julian, zatrudniony na 2/3 etatu, dostał 3400 zł wynagrodzenia netto. Z jego wynagrodzenia pracodawca musi potrącać niespłacony kredyt (20 000 zł) i zgodził się potrącać opłaty pracownika za domowe media, które w lutym wyniosły 370 zł. Pracownikowi przysługują podstawowe koszty uzyskania przychodów i złożył PIT-2.

Potrącenie obowiązkowe:

a) podstawa dokonania potrącenia 3400 zł

b) maksymalna dopuszczalna kwota potrącenia tytułem świadczenia niealimentacyjnego – 1/2 podstawy dokonania potrącenia 3400 zł x 1/2 = 1700 zł

c) kwota wolna właściwa dla 2/3 etatu, podstawowych kosztów uzyskania przychodu oraz złożonego PIT-2 1111,86 zł (100 proc. minimalnego wynagrodzenia) x 2/3 = 741,24 zł

d) faktyczna możliwa kwota potrącenia 3400 zł – 741,24 zł = 2658,76 zł

Wynik jest wyższy od maksymalnej dopuszczalnej kwoty potrącenia. Dlatego potrącenie ograniczamy do tej kwoty.

e) końcowe rozliczenie

– wysokość obowiązkowego potrącenia 1700 zł

Potrącenie dobrowolne:

a) podstawa dokonania potrącenia – pierwotna podstawa dokonania potrącenia minus wysokość potrącenia obowiązkowego 3400 zł – 1700 zł = 1700 zł

b) kwota wolna tytułem potrącenia dobrowolnego na rzecz osoby trzeciej – 80 proc. pełnego minimalnego wynagrodzenia 1111,86 zł x 80 proc. = 889,49 zł

c) faktyczna możliwa kwota potrącenia 1700 zł – 889,49 zł = 810,51 zł

d) końcowe rozliczenie

– wysokość dobrowolnego potrącenia 370 zł,

– wynagrodzenie na rękę 3400 zł – (1700 zł + 370 zł) = 1330 zł netto.