dzieli potrącenia na dwie grupy:
• ustawowe, zwane przymusowymi, i
• dobrowolne, a w tym na rzecz:
– pracodawcy,
– innych podmiotów niż pracodawca (np. związek zawodowy, firma ubezpieczeniowa).
Do pierwszej kategorii zalicza się:
• sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych,
• sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne,
• zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi,
• kary pieniężne przewidziane w art. 108 k.p.
Podana tu kolejność nie jest przypadkowa. W takim bowiem porządku należy dokonać potrąceń, co świadczy o ich „ważności”. W razie zbiegu kilku ujęć wiadomo, które mają pierwszeństwo.
Potrącenia przymusowe są niezależne od woli pracownika. Kolokwialnie ujmując, oznacza to, że nie ma on nic do powiedzenia przy takich należnościach, jakie musi spłacić. Jego zgoda lub jej brak nie mają żadnego wpływu na przebieg ujęcia.
Na rzecz rodziny
Alimenty są pierwsze w kolejności. Ich ściąganie może odbywać się w trybie egzekucji komorniczej lub bez postępowania egzekucyjnego. Gdy sprawę przejmuje komornik, to on wszczyna egzekucję przez zajęcie wynagrodzenia za pracę. Po uzyskaniu orzeczenia zasądzającego alimenty, zaopatrzonego w klauzulę wykonalności, wierzyciel występuje z pisemnym wnioskiem do komornika, który odszukuje dłużnika, jego zakład pracy i zawiadamia o zajęciu pensji.
Potrąceń na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych pracodawca dokonuje też bez postępowania egzekucyjnego. Musi jednak przy tym przestrzegać wszystkich podstawowych zasad w tym zakresie. Odbywa się to na wniosek wierzyciela, na mocy przedłożonego przez niego tytułu wykonawczego.
Pracodawca nie może dokonywać potrąceń alimentacyjnych bez postępowania egzekucyjnego, gdy:
• świadczenia alimentacyjne mają być ujęte na rzecz kilku wierzycieli, a łączna suma, która może być uszczuplona, nie wystarcza na pełne pokrycie wszystkich należności alimentacyjnych,
• wynagrodzenie za pracę zostało zajęte w trybie egzekucji sądowej lub administracyjnej.
Poza alimentami
Potrącanie należności niealimentacyjnych odbywa się na podstawie tytułów wykonawczych, w trybie egzekucji sądowej, w której organem egzekucyjnym jest komornik (np. kredyty, pożyczki), bądź administracyjnej, w której niespłacone podatki czy składki na ZUS egzekwuje naczelnik urzędu skarbowego lub dyrektor oddziału ZUS.
Zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi to kwoty pobrane przez niego z zakładowej kasy na zrobienie firmowych zakupów, np. materiałów, surowców, narzędzi, paliwa, bądź na podróże służbowe. Środki te traktowane są jako mienie powierzone pracownikowi z obowiązkiem wyliczenia się.
Jeżeli nie rozliczy się z wydatków, szef może niewykorzystaną zaliczkę potrącić bez jego zgody. W rozumieniu tego przepisu zaliczką nie jest ta na poczet wynagrodzenia wypłaconego na prośbę pracownika przed terminem jego wymagalności, chyba że strony umówiły się inaczej (wyrok Sądu Najwyższego z 24 lipca 2001 r., I PKN 552/00).
Ostatnie z potrąceń przymusowych to kary pieniężne, tzw. porządkowe, nałożone przez pracodawcę na podstawie art. 108 k.p. Grożą one za to, że podwładny:
• nie przestrzegał przepisów bhp lub przeciwpożarowych,
• opuścił miejsce pracy bez usprawiedliwienia,
• stawił się do pracy nietrzeźwy lub
• spożywał alkohol w czasie pracy.
Kara pieniężna zarówno za jeden występek, jak i za każdy dzień nieusprawiedliwionej nieobecności nie może być wyższa od jednodniowego wynagrodzenia pracownika. Łącznie kary pieniężne nie mogą przekraczać 1/10 wynagrodzenia przypadającego pracownikowi do wypłaty po dokonaniu potrąceń na podstawie tytułów wykonawczych i zaliczek (art. 108 § 3 k.p.).
Dobrowolne tylko za aprobatą
Tak szczegółowo kodeks pracy nie traktuje potrąceń dobrowolnych. Jest jednak kilka ważnych reguł. Po pierwsze, potrącenia inne niż przymusowe, wymienione w art. 87 k.p., mogą być przeprowadzane tylko i wyłącznie za pisemną zgodą pracownika. Jakakolwiek inna forma aprobaty jest nieważna.
Potwierdza to wyrok SN z 1 października 1998 r. (I PKN 366/98). Warto dodać, że liczy się tylko pisemna zgoda pracownika na konkretne potrącenie co do rodzaju i kwoty. Nie można wymuszać na podwładnym podpisywania zgody na przyszłe, bliżej nieokreślone, potrącenia ani też przerzucać na niego świadczeń, które musi ponosić pracodawca, np. koszt profilaktycznych badań lekarskich czy odzieży roboczej.
Pracownik, który zgodził się na dane potrącenie, może tę akceptację w każdej chwili cofnąć, również na piśmie, i to bez uzasadnienia.
Podobnie jak przy potrąceniach przymusowych i tu ustawodawca wyznaczył kwoty wolne od ujęć, których wysokość zależy od tego, na czyją rzecz są dokonywane.
Wolna od ujęć jest kwota wynagrodzenia za pracę w wysokości określonej w art. 91 § 2 k.p., czyli:
• minimalnego wynagrodzenia za pracę, przysługującego pracownikom zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych – przy potrącaniu należności na rzecz pracodawcy,
• 80 proc. kwoty określonej wyżej – przy potrącaniu należności na rzecz innych podmiotów.
Bez rozstrzygnięć
GIP zajął stanowisko w sprawie kwoty wolnej u pracowników niepełnoetatowych przy potrąceniach dobrowolnych (GPP-364-4560-8-1/11/PE/ RP). Kodeks pracy bowiem nie rozstrzyga tego problemu. Według GIP ta kwota również powinna być dostosowana do wymiaru czasu pracy, tak jak przy potrąceniach przymusowych.
W razie zbiegu potrąceń ustawowych i tych wymagających zgody pracownika najpierw należy dokonywać potrąceń na zaspokojenie tych pierwszych. Dopiero w następnej kolejności, gdy wysokość wynagrodzenia oraz kwot wolnych na to pozwoli, można ściągać pozostałe wierzytelności.
Przykład
Zatrudniony na cały etat otrzymuje wynagrodzenie netto 3845,90 zł (koszty uzyskania przychodu 111,25 zł, PIT-2). Ma następujące potrącenia:
• przymusowe:
– alimenty – 700 zł miesięcznie
– inne niż alimentacyjne
– łącznie 12 000 zł
• dobrowolne:
– składka na ubezpieczenie grupowe na życie 50 zł,
– rata pożyczki z zfśs – 250 zł
W styczniu 2012 r., oprócz stałej pensji, otrzymał nagrodę roczną za poprzedni rok w wysokości 2283,10 zł netto (nagroda podlega opodatkowaniu i oskładkowaniu).
Granica potrącenia:
(3845,90 zł + 2283,10 zł = 6129 zł) x 3/5 = 3677,40 zł
Po odjęciu alimentów pozostaje 5429 zł (6129 zł – 700 zł)
W następnej kolejności idą potrącenia komornicze niealimentacyjne. Kwota wolna wynosi tu 1111,86 zł.
Można odliczyć na poczet należności niealimentacyjnej – 2977,40 zł; należności te wraz z alimentami nie mogą przekroczyć łącznie 3/5 wynagrodzenia, czyli kwoty 3677,40 zł; 700 zł poszło już na alimenty, więc reszta pójdzie na to potrącenie, by nie przekroczyć granicy.
Po dokonaniu potrąceń przymusowych pracownikowi zostaje 2451,60 zł (5429 zł – 2977,40 zł), kwota wolna jest zachowana. Teraz kolej na potrącenia dobrowolne.
Składka na życie to należność na rzecz innych podmiotów niż pracodawca, więc kwota wolna wynosi tu 889,49 zł. Po odjęciu składki pracownikowi zostaje 2401,60 zł. Wreszcie rata pożyczki 250 zł.
Jest to potrącenie na rzecz pracodawcy, więc kwota wolna wynosi 1111,86 zł.
Po odliczeniu raty ostatecznie pracownik otrzyma do swojej dyspozycji 2151,60 zł.
Bez zgody
Kodeks pracy przewiduje ponadto tzw. odliczenia, których dokonuje się bez zgody zatrudnionego. Z wynagrodzenia za pracę odlicza się, w pełnej wysokości, kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia (art. 87 § 7 k.p.).
Szef może więc odliczyć nadpłaconą pensję za czas nieobecności w pracy, za który pracownikowi nie przysługuje wynagrodzenie (np. z powodu urlopu bezpłatnego, choroby rozpoczętej już po wypłacie pensji), tylko w najbliższym terminie płatności przypadającym bezpośrednio po bezzasadnej wypłacie (wyrok SN z 4 października 1994 r., I PRN 71/94). W tym trybie nie wolno natomiast ująć nadpłaconego wynagrodzenia, które trafiło do pracownika wskutek pomyłki w dziale płac.
