Jak odzyskać nadpłaconą niesłusznie pensję

Na wynagrodzenie pracownika składają się liczne elementy: zasadnicze, dodatki, premie motywacyjne, wynagrodzenie za pracę w nadgodzinach i wiele innych składników wynikających bezpośrednio z umowy o pracę lub zakładowych układów zbiorowych czy regulaminów wynagradzania. W takiej sytuacji obliczenie i zsumowanie należnej pensji staje się źródłem pomyłek, w których efekcie na konto zatrudnionego wpływa za mało lub za dużo pieniędzy. A potem powstaje problem zbilansowania tej niedopłaty lub nadwyżki.

[srodtytul]Za pisemną zgodą[/srodtytul]

Gdy wypłata jest za mała, firma może i powinna jak najszybciej wypłacić wyrównanie. Sytuacja wygląda gorzej, gdy pracownikowi przelano więcej niż mu się należy. Pracodawca nie może nadwyżki potraktować jako zaliczki na poczet przyszłych wynagrodzeń i kolejnej wypłaty odpowiednio zmniejszyć. Najprostszym sposobem, jaki może zastosować, jest wyjaśnienie zatrudnionemu przyczyny pomyłki i prośba o możliwość potrącenia nadpłaconej części wynagrodzenia z przyszłych poborów.[b] W większości przypadków pracownik, by nie wchodzić w konflikt z szefem, zgodzi się na takie potrącenie. Konieczne jest jednak jego upoważnienie. Bezwarunkowo musi go udzielić w formie pisemnej [/b](art. 91 § 1 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=89125873E70D141978CC1B4E3C722CD1?id=76037]kodeksu pracy[/link], dalej k.p.). Inne formy zgody, np. ustne przy świadkach, będą nieważne.

Praktycznym z punktu widzenia pracodawcy rozwiązaniem mogłoby być podpisanie przez zatrudnianych, np. razem z umową o pracę, dokumentu, w którym zgodzą się oni na potrącanie z ich wynagrodzenia nadpłaconych w wyniku pomyłki służb kadrowo-księgowych poborów. Niestety, takie działanie jest niezgodne z prawem i nawet gdyby pracownik podpisał takie oświadczenie, to nie byłoby ono ważne i nie dawałoby podstawy do legalnego korygowania zawyżonej płacy. Co więcej, pracownik w sądzie mógłby się skutecznie domagać zwrotu potrąconej kwoty wraz odsetkami. Takie stanowisko potwierdził [b]Sąd Najwyższy. W wyroku z 5 maja 2004 r.[/b] orzekł, ze wyrażenie zgody przez pracownika na dokonanie potrąceń z jego wynagrodzenia bez wiedzy o wielkości długu i istnienia przesłanki odpowiedzialności jest nieważne [b](I PK 529/03)[/b].

[ramka][b]Przykład[/b]

Księgowa przelała na konto pana Roberta wynagrodzenie innego pracownika o tym samym nazwisku pracującego w innym wydziale firmy, którego wynagrodzenie było o 400 złotych wyższe. Swoją pomyłkę odkryła, gdy pieniądze trafiły już na rachunki bankowe zatrudnionych. Musiała przelać 400 zł pracownikowi, którego pensja została zaniżona, i odzyskać pieniądze od pana Roberta.

W tym celu zaprosiła go do siebie, podała powód pomyłki i poprosiła o zwrot nienależnie wypłaconej kwoty. Pan Robert zgodził się na potrącenie i napisał pismo, w którym potwierdził swoją zgodę.[/ramka]

Nieskuteczne i bezprawne będzie straszenie pracownika zwolnieniem dyscyplinarnym w przypadku odmowy wydania upoważnienia do potrącenia nadwyżki. Odmowa zatrudnionego na wyrażenie zgody na dokonanie potrąceń wierzytelności pracodawcy z wynagrodzenia za pracę nie może być uznana za działanie sprzeczne z zasadami współżycia społecznego szczególne wówczas, gdy wątpliwe i sporne jest istnienie tej wierzytelności – uznał [b]Sąd Najwyższy w wyroku z 14 lutego 2002 r. (I PKN 889/00)[/b].

[srodtytul]Wyjątek dla poborów z góry[/srodtytul]

Kodeks pracy przewiduje wyjątek w ograniczeniach możliwości potrącania z wynagrodzenia nadpłaconych pieniędzy. Dotyczy on tych pracowników, którzy otrzymują pensje z góry. Funkcjonariusze policji i nauczyciele to jedne z nielicznych grup zawodowych, które w taki właśnie sposób są wynagradzane. Tak jak w przypadku innych zatrudnionych zdarza się im, że w miesiącu, za który wzięli pieniądze, nie przepracowali pełnego wymiaru czasu pracy. Przyczyny niewykonywania pracy mogą być różne, od urlopu bezpłatnego, udziału w strajku aż po prozaiczne zwolnienie chorobowe.

Zgodnie z art. 87 § 7 k.p. z wynagrodzenia za pracę odlicza się w pełnej wysokości wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia. Zatem pracodawca ma możliwość odliczenia z poprzedniej pensji kwot, jakie niepotrzebnie wypłacił w tych okolicznościach. Zwłaszcza że pracownik otrzymujący wynagrodzenie „z góry” powinien liczyć się z obowiązkiem zwrotu wynagrodzenia w każdej sytuacji niewykonywania pracy, chyba że za określony czas z mocy przepisu szczególnego zachowuje do niego prawo (por. [b]uchwała SN z 8 grudnia 1994 r., I PZP 49/94[/b]).

Wiadomo, że wynagrodzenie chorobowe czy zasiłek chorobowy są z reguły niższe od normalnego wynagrodzenia należnego za dni pracy. Zgodnie z art. 92 k.p. za czas choroby pracownik ma prawo do 80 proc. wynagrodzenia przez 33 dni (14 dni – pracownicy, którzy ukończyli 50 lat w poprzednim roku) w ciągu roku kalendarzowego, a za kolejne dni zwolnienia chorobowego należy mu się zasiłek chorobowy. Prawo do 100 proc. wynagrodzenia za okres choroby i 100 proc. zasiłku przysługuje m.in. pracownikom niezdolnym do wykonywania pracy wskutek wypadku w drodze z lub do pracy albo choroby przypadającej w okresie ciąży.

Powstaje więc pytanie, czy pracodawca, który wypłacił pensje z góry, może w kolejnym miesiącu potrącić z wynagrodzenia różnicę między wypłaconym wynagrodzeniem za dni, w których pracownik był niezdolny do pracy, a należnym wynagrodzeniem chorobowym, skoro przepis pozwala potrącać tylko za nieprzepracowane dniówki, za które pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia. Przeważa opinia, że [b]wynagrodzenie chorobowe nie jest wynagrodzeniem za wykonaną pracę, dlatego dopuszczalne jest odliczenie różnicy przy wypłacie najbliższej pensji wypłacanej z góry.[/b]

[srodtytul]Z miesiąca na miesiąc[/srodtytul]

Pracodawca wypłacający pensje z góry może dokonywać potrąceń nadpłaty powstałej z tytułu niewykonywania pracy tylko w kolejnym miesiącu. Jeśli więc nadpłata powstała w lutym, bo pracownik skorzystał z urlopu bezpłatnego, to pracodawca może bez zgody pracownika przy wypłacie marcowych poborów dokonać korekty. Jeśli tego nie zrobi, wówczas w kolejnym miesiącu do potrącenia nienależnego wynagrodzenia będzie konieczna zgoda pracownika.

Potwierdza to orzecznictwo [b]Sądu Najwyższego. Zgodnie z wyrokiem z 11 października 1994 r. (I PRN 81/94) [/b]odliczanie z wynagrodzenia za pracę na podstawie art. 87 § 7 k.p. kwot wypłaconych w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia, nie wymaga zgody pracownika.

[srodtytul]Sądowa karuzela[/srodtytul]

Brak zgody pracownika na potrącenie nie oznacza, że pieniądze przepadną. Tyle że trzeba o nie walczyć w sądzie. Zawyżone wynagrodzenie lub inne świadczenie ze stosunku pracy jest tzw. świadczeniem nienależnym, o którym mowa w art. 410 § 2 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=E2ADFBA88C3D964BAB84AE63F7CD1016?id=70928]kodeksu cywilnego[/link]. Co do zasady w przypadku przyjęcia takiego świadczenia powstaje obowiązek jego zwrotu. Nie oznacza to jednak, że w każdej sytuacji wzbogacony będzie musiał oddać pieniądze. Obowiązek zwrotu otrzymanego nienależnego świadczenia wygasa bowiem, jeżeli osoba, która uzyskała korzyść (tu: pracownik), zużyła ją lub utraciła w taki sposób, że nie została wzbogacona, chyba że wyzbywając się korzyści lub zużywając ją, powinna się liczyć z obowiązkiem zwrotu (art. 409 k.c. w zw. z art. 300 k. p.).

[ramka][b]Przykład[/b]

Firma tradycyjnie w okresie Wielkanocy wypłacała świąteczne premie. Pan Dariusz nie chorował w pierwszych miesiącach roku, a w regulaminie ustalania premii było to wysoko punktowane. Zdziwił się jednak, gdy na jego konto wpłynęło niespodziewanie więcej pieniędzy, niż się spodziewał. Uznał jednak, że pracodawca bardziej go po prostu docenił. W związku z tym postanowił część z nich przeznaczyć na spłatę długu, część na zakupy świąteczne, a resztę na bieżące potrzeby rodziny i funkcjonowanie domu. Tak też zrobił. Tymczasem okazało się, że księgowa popełniła błąd rachunkowy przy ustalaniu premii. Jednak pracodawcy trudno będzie odzyskać pieniądze, bo pan Dariusz już je wydał, a ich zwrot zachwiałby jego domowym budżetem. Sprawa by inaczej wyglądała, gdyby za niespodziewanie wysoką premię pan Dariusz kupił np. kino domowe i telewizor. W takim wypadku można uznać, że pracownik został wzbogacony – a nowo nabyty sprzęt można sprzedać, by oddać firmie zawyżoną część premii świątecznej.[/ramka]

[srodtytul]Profesjonalizm czasem szkodzi[/srodtytul]

Z reguły listy płac i przelewy wynagrodzeń przygotowują wyspecjalizowane służby finansowo-księgowe. Pracownik ma więc podstawy, by sądzić, że wysokość świadczeń, jakie wpłynęły na jego konto, została ustalona w sposób rzetelny i zgodny z przepisami. Sądy orzekające w tego typu sprawach dostrzegły fakt, że to na pracodawcy ciąży obowiązek wypłacenia odpowiedniej kwoty odpowiadającej wykonaniu umówionej pracy. Zgodnie[b] z wyrokiem z 7 sierpnia 2001 r. (I PKN 408/00)[/b] pracownik ma prawo uważać, że świadczenie wypłacane przez pracodawcę posługującego się wyspecjalizowanymi służbami jest spełniane zasadnie i zgodnie z prawem, a więc nie musi liczyć się z obowiązkiem jego zwrotu (art. 409 k.c.). Stanowisko to potwierdzone zostało [b]w wyroku SN z 9 stycznia 2007 r. (II PK 138/06)[/b]. Tu SN uznał, że zatrudniony ma prawo uważać, że świadczenie wypłacane przez pracodawcę posługującego się wyspecjalizowanymi służbami jest spełniane zasadnie i zgodnie z prawem, a więc jego obowiązek liczenia się ze zwrotem świadczenia ogranicza się zasadniczo do sytuacji, w których ma świadomość otrzymania nienależnego świadczenia (art. 409 k.c. w związku z art. 410 § 1 k.c. i w związku z art. 300 k.p.). Z kolei w wyroku z 18 maja 2007 r. SN stwierdził, że pobranie przez pracownika nagrody przyznanej przez upoważniony organ pracodawcy nie stanowi bezpodstawnego wzbogacenia w rozumieniu art. 405 k.c., chociażby pracodawca wadliwie udzielił upoważnienia [b](I PK 358/06)[/b].

Jeżeli więc profesjonaliści zawiedli pracodawcę i w wyniku ich błędu pracownik dostał wyższą pensję od tej, która mu się faktycznie należy może to utrudnić odzyskanie nadpłaty. Obowiązek zwrotu korzyści przez pracownika mógłby powstać tylko wtedy, gdyby można mu było przypisać złą wiarę w pobraniu nienależnego mu wynagrodzenia lub innego świadczenia wynikającego ze stosunku pracy. Zatem szanse na odzyskanie przez firmę pieniędzy rosną, gdy bezpodstawnie wzbogacony pracownik miał świadomość tego, że ekstrakasa od zakładu, która nagle znalazła się w jego dyspozycji, mu się nie należy. Ale zatrudniający musi to udowodnić. Ciężar dowodu faktów, na podstawie których się twierdzi, że pracownik powinien się liczyć z obowiązkiem zwrotu korzyści, obciąża pracodawcę żądającego zwrotu nienależnej części wynagrodzenia – stwierdził bowiem [b]Sąd Najwyższy w wyroku z 27 maja 1999 r. (I PKN 78/99)[/b].

W trudniejszej sytuacji przy dochodzeniu nadpłaconej pensji będzie pracodawca, u którego był stosowany system wynagrodzeń składający się z wielu zmiennych elementów wpływających na wysokość pensji. Można powiedzieć, że im częściej wysokość wypłaty była zmieniana, tym trudniej wykazać, że większe pieniądze na koncie pracownika powinny wzbudzić jego wątpliwości co do prawidłowości wyliczeń służb płacowych.

[ramka][b]Przykład[/b]

W firmie pani Iwony pracodawca w zależności od wyników sprzedaży przyznawał załodze premie. Firma radziła sobie różnie, więc się zdarzało, że wypłaty premii przesuwały się w czasie, a jej wysokość zmieniała się w zależności od wyników finansowych. Z tego powodu, gdy w lutym na konto pani Iwony wpłynęło 500 złotych więcej, niż się spodziewała, uznała nadwyżkę za jedną z zaległości firmy. Wydała więc te pieniądze na bieżące potrzeby. Pracodawcy w tym przypadku trudno będzie udowodnić złą wiarę pracownicy ze względu na wadliwie funkcjonujący system regulowania zobowiązań wobec załogi.[/ramka]

[ramka][b]Przykład[/b]

Pan Tadeusz za picie w pracy alkoholu został ukarany naganą. Z regulaminu wynagradzania wyraźnie wynika, że kara ta skutkuje pozbawieniem prawa do kwartalnej premii. Kadry poinformowały więc pana Tadeusza, że za pierwszy kwartał nie będzie go na liście premiowej. Ale nie przekazały tej informacji do płac, w konsekwencji na konto pana Tadeusza wpłynęły pieniądze, które ten szybko wydał. W tym przypadku pracodawcy będzie łatwo wykazać złą wiarę pracownika i fakt, że pieniędzy już nie ma, nie będzie miał znaczenia dla skutecznych roszczeń pracodawcy.[/ramka]

Pracownik ma także obowiązek zwrotu nienależnego świadczenia, jeżeli do jego uzyskania doszło wskutek jego świadomego i nieuczciwego działania wobec pracodawcy. W tym wypadku nie ma znaczenia, czy doszło u niego z tego tytułu do wzbogacenia czy nie.

[ramka][b]Przykład[/b]

Pan Zdzisław pracował w firmie reklamowej. Część jego wynagrodzenia była uzależniona od liczby przejechanych kilometrów samochodem reklamującym obsługiwane przez firmę imprezy czy promocje. Pan Zdzisław wpadł na pomysł, że dzięki tzw. podkręcaniu licznika powiększy swoją pensję. Proceder działał do czasu przeglądu służbowego samochodu, kiedy ujawniono fałszerstwo i fakt bezzasadnego uzyskiwania części wynagrodzenia.

Zatem pracodawca może skutecznie dochodzić zwrotu nienależnie pobranych pieniędzy. Zgodnie z niepublikowanym [b]wyrokiem SN z 13 maja 1986 r.[/b] pracownik uzyskujący wynagrodzenie na podstawie nierzetelnych zapisów musi się liczyć z obowiązkiem jego zwrotu nawet wówczas, gdy sposób zużycia nie przysporzył wzbogacenia [b](IV PR 176/85)[/b].[/ramka]

[ramka][b]Kwota wolna musi zostać[/b]

Pracodawca, dokonując potrąceń z wynagrodzenia, musi pamiętać, by podwładny miał za co przeżyć.

Fakt uzyskania pisemnego upoważnienia nie oznacza, że firma może w sposób nieograniczony jednorazowo wyrównać swoje straty. W przypadku gdy pracownik zarabia na granicy najniższego dopuszczalnego wynagrodzenia bardzo łatwo naruszyć gwarantowane przez prawo limity środków, jakie mają być do dyspozycji zatrudnionego po dokonaniu potrącenia. Zgodnie z art. 92 § 2 pkt 1 k.p. kwota wolna od potrąceń w przypadku pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy odpowiada minimalnemu wynagrodzeniu za pracę po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne i zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych. [/ramka]

[ramka][b]Przykład[/b]

Pani Irena pracująca jako nauczycielka musiała wziąć cztery dni urlopu bezpłatnego w marcu. Otrzymała za nie pensję, bo na początku tego miesiąca były wypłacane wynagrodzenia za marzec. W związku z tym jej kwietniowa pensja zostanie zmniejszona o wynagrodzenie należne za dni, w których nie pracowała.[/ramka]

[ramka][b]Przykład[/b]

Pan Jan na początku lutego pobrał z góry wynagrodzenie za ten miesiąc. Niestety, później zachorował i przez tydzień przebywał na zwolnieniu. To była jego pierwsza choroba w tym roku, więc za czas niewykonywania pracy należało mu się wynagrodzenie chorobowe. W związku z tym przy wypłacie marcowych poborów pracodawca potrącił nadpłaconą w lutym kwotę będącą różnicą między wynagrodzeniem za pracę a wynagrodzeniem chorobowym przysługującym za czas zwolnienia lekarskiego.[/ramka]

[ramka][b]Przykład[/b]

Pan Jan, nauczyciel, brał udział w lutym w jednodniowym strajku ostrzegawczym w ramach sporu zbiorowego dotyczącego wynagrodzeń. Marcowe pobory otrzymał w pełnej wysokości, bo księgowa nie uwzględniła faktu, że za czas strajku pracownicy, którzy przerwali pracę nawet w ramach legalnej akcji strajkowej, nie mają prawa do wynagrodzenia za ten czas. Firma dopiero w kwietniu się zorientowała, że powinna zmniejszyć wynagrodzenia protestującym nauczycielom.

Jednak w kwietniu nie mogła dokonać samodzielnie potrącenia, gdyż miała do tego prawo tylko przy poborach marcowych.[/ramka]