Obowiązek ten mają pracodawcy ze sfery budżetowej bez względu na liczebność personelu oraz pozostali, zatrudniający 1 stycznia:

- co najmniej 20 osób w przeliczeniu na pełne etaty, jeśli nie odstąpili od tworzenia funduszu w sposób przewidziany przepisami,

- mniej, gdy zdecydowali się na prowadzenie funduszu (a nie wypłatę świadczeń urlopowych).

Wynika tak z art. 3 i 4 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. DzU z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.).

Przedsiębiorcy ci muszą ustalać zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, przekazując na konto funduszu za każdego pracownika oddzielny odpis – odpowiedni odsetek średniej płacy w poprzednim roku lub w drugim jego półroczu, w zależności która okaże się wyższa. Potem pieniądze te przeznaczają wyłącznie na pomoc dla niezamożnych pracowników i ich bliskich. Dają zapomogi, pożyczki mieszkaniowe, darmowe karnety na basen czy do kina albo bony do supermarketu. Co ważne, wsparcie wartościują na podstawie kryterium sytuacji materialnej, bytowej i rodzinnej zainteresowanego. Znaczy to, że nie wolno przyznawać jednakowej pomocy wszystkim podwładnym ani wydawać środków funduszu na inne cele niż określone w ustawie. Nie możemy z nich np. finansować karnetów do prywatnej kliniki czy szkoleń personelu. Do końca maja musimy przekazać na wyodrębnione konto funduszu socjalnego w wysokości 75 proc. tylko odpisów podstawowych (>patrz ramka niżej). Resztę, czyli 25 proc. tej puli, odpisy dobrowolne oraz pozostałe zwiększenia funduszu możemy przelać w drugim terminie – do końca września. Na koniec roku dokonujemy natomiast ostatecznego bilansu środków socjalnych. Przedstawiamy krok po kroku, jak naliczyć i wysłać pierwszą transzę pieniędzy.

Odpisów dokonujemy na podstawie prognozowanego średniorocznego zatrudnienia przeliczonego na pełne etaty, uwzględniając przewidywane rotacje kadrowe w naszej firmie w bieżącym roku. Zanim zaczniemy planowanie, zastanówmy się zatem, ile osób zamierzamy przyjąć w tym roku oraz ile może odejść, np. na emeryturę czy z powodu redukcji grupowych. Warto przyłożyć się do wyliczeń, by jak najbardziej odzwierciedlały rzeczywistość, gdyż w ten sposób zapobiegniemy końcowej korekcie odpisów albo znacznie ją uprościmy. Najpierw ustalamy średni stan zatrudnienia w przeliczeniu na pełne etaty w każdym miesiącu 2008 r.

Do liczby zatrudnionych wliczamy pracowników, czyli zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania czy spółdzielczej umowy o pracę. Nie ma przy tym znaczenia rodzaj angażu (terminowy, na zastępstwo czy stały) ani rozmiar etatu. W limicie tym uwzględniamy też przebywających na urlopach macierzyńskich czy wychowawczych, chałupników oraz agentów wykonujących dla nas umowę cywilną przez co najmniej 30 dni w miesiącu. Pomijamy natomiast:

- wykonawców innych umów cywilnych, np. o dzieło, zleceń czy kontraktu menedżerskiego,

- pracowników tymczasowych,

- przebywających na urlopach bezpłatnych,

- odbywających u nas zastępczą służbę poborowych.

Szczególną kategorię stanowią młodociani, za których naliczamy odpisy, ale których wyłączamy z limitu średniozatrudnionych.

Osoby wchodzące do limitu przeliczamy na pełne etaty. Jednego agenta lub jednego chałupnika zawsze uważamy za pełny etat (patrz interpretacja resortu pracy opublikowana w DF z 30 maja 2007 r.). Jeśli więc zatrudnionemu u nas na umowę o pracę chałupniczą płacimy minimum, czyli 380 zł miesięcznie, też go traktujemy jako pełny etat. Dotyczy to również agenta zaangażowanego nieprzerwanie przez 30 dni, któremu uiściliśmy tylko np. 300 zł. Przeliczenia wyglądają następująco.

Spółka zatrudniała 1 kwietnia:

- w normalnych warunkach: 27 osób na pełnych etatach, 13 na pół etatu i cztery na 1/5 etatu

- w warunkach szczególnie uciążliwych: trzy osoby na 6/7 etatu i jedną w wymiarze 120 godzin na miesiąc

- pięciu chałupników

- dwóch agentów przez cały ten miesiąc

- siedmioro zleceniobiorców

- trzech wykonawców dzieła.

Ustalając planowanie średnie zatrudnienie, pomijamy od razu zleceniobiorców i pracujących na umowę o dzieło. Przeliczeń na pełne etaty dokonujemy odrębnie dla poszczególnych kategorii zatrudnionych po to, by potem wiedzieć, ile etatów na nie przypada w ramach średniorocznego planowanego zatrudnienia. W ten sposób zastosujemy odpowiednią stopę procentową odpisu do prawidłowej kategorii zatrudnionych >patrz tabela.

Kiedy już ustalimy, kto wchodzi do limitu, i przeliczymy wszystkich na pełne etaty, ustalamy przeciętną liczbę takich pracobiorców w każdym miesiącu bieżącego roku. Stosujemy jedną z trzech metod statystycznych:

- uproszczona – do obliczania przeciętnego stanu zatrudnienia w firmach o stabilnym personelu; zsumowaną liczbę pracowników w przeliczeniu na pełne etaty z pierwszego i ostatniego dnia miesiąca dzielimy po prostu przez 2;

- średnia chronologiczna – dodajemy połowę stanu zatrudnienia z pierwszego dnia miesiąca przeliczonego na pełne etaty, pełnej liczby zatrudnionych z 15 dnia miesiąca w przeliczeniu na pełne etaty oraz połowę z ostatniego, też w przeliczeniu na pełne etaty, a wynik dzielimy przez 2; mogą jej używać firmy o małej rotacji kadr zamiast metody uproszczonej;

- średnia arytmetyczna – polecana przedsiębiorstwom o dużej rotacji personelu, np. angażującym pracowników sezonowych, czy agencjom pracy tymczasowej. Dobra będzie także w zakładach, które zaczęły działać w trakcie miesiąca. Polega na dodaniu zatrudnionych w poszczególnych dniach miesiąca w przeliczeniu na pełne etaty. Bierzemy przy tym pod uwagę nie tylko dni robocze, ale także niedziele, święta i dni wolne z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, przyjmując dla nich liczbę pracowników z dnia poprzedniego. Uzyskaną sumę dzielimy przez dni kalendarzowe miesiąca.

Przedsiębiorstwo zatrudniało 1 kwietnia br. 40 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty (w sposób określony w przykładzie 1), a ostatniego dnia tego miesiąca 70 w przeliczeniu na pełne etaty. Szacując przeciętne zatrudnienie w tym miesiącu, skorzystano z metody uproszczonej. Dodano stan zatrudnienia z pierwszego i ostatniego dnia września (40 etatów + 70 etatów) i podzielono przez 2. Przeciętna liczba zatrudnionych w danym miesiącu wynosi zatem 55 pełnych etatów.

Przeciętne planowane zatrudnienie to suma średniej liczby pracowników w poszczególnych miesiącach roku podzielona przez 12. Dlatego opisanych ustaleń limitów i przeliczeń dokonujemy dla każdego miesiąca 2008 r. Potem dodajemy wyniki z poszczególnych miesięcy i dzielimy przez 12.

Spółka opisana w poprzednim przykładzie ustaliła dla celów funduszu socjalnego przeciętny stan zatrudnienia w poszczególnych miesiącach 2008 r. w przeliczeniu na pełne etaty na poziomie: styczeń 58 pełnych etatów, luty 56, marzec 55, kwiecień 42,80, maj 43, czerwiec 45, lipiec 45, sierpień 42,73, wrzesień 42,73, październik 42, listopad 42, grudzień 42. Wyniki sumujemy i dzielimy przez 12. Daje to 46,36 pełnego etatu średniorocznego zatrudnienia.

Teraz możemy już ustalić wartość odpisów. Zakładamy, że spośród 46,36 pełnego etatu średniorocznego zatrudnienia 29 etatów zajmują zatrudnieni w normalnych warunkach, 10 w szczególnie uciążliwych, 4 chałupnicy i 3,36 agenci na długich umowach. Oprócz tego spółka podwyższa o 6,25 proc. odpis za zatrudnionych w szczególnie uciążliwych warunkach dla dwóch niepełnosprawnych w stopniu znacznym mających połówki etatu. Całoroczne odpisy wynoszą za zatrudnionych:

- w normalnych warunkach 26291,69 zł (29 etatów x 906,61 zł)

- w szczególnie uciążliwych warunkach 12088,20 zł (10 etatów x 1208,82 zł)

Razem jest to 38379,89 zł.

Do końca maja przelewamy 75 proc. odpisów podstawowych, czyli 28784,92 zł (38379,89 zł x 75 proc.). Powinny tam trafić fizycznie 31 maja.

Dopiero po ich rzeczywistym przelaniu mamy prawo je zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu firmy. Zwiększenie odpisów na niepełnosprawnych zatrudnionych w warunkach szczególnie uciążliwych, chałupników i agentów możemy przelać do końca września.

Kwotą bazową do ustalenia tegorocznych odpisów socjalnych jest 2417,63 zł, czyli przeciętna pensja z drugiego półrocza poprzedniego roku. Odpisy wynoszą zatem:

- podstawowe, obowiązkowe za zatrudnionego:

– w normalnych warunkach (37,5 proc. z 2417,63 zł) 906,61 zł

– w warunkach szczególnie uciążliwych (50 proc.) 1208,82 zł– małoletniego w pierwszym roku nauki (5 proc.) 120,88 zł, w drugim (6 proc.) 145,06 zł i w trzecim (7 proc.) 169,23 zł

- dodatkowe, dobrowolne polegające na zwiększeniu:

– odpisu podstawowego o 6,25 proc. na pracownika o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności, np. odpis za zatrudnionego w normalnych warunkach o znacznym stopniu niepełnosprawności to 43,75 proc. (37,5 proc. + 6,25 proc.), czyli 1057,71 zł

– samego funduszu o 6,25 proc., czyli o 151,10 zł za każdego emeryta i rencistę objętego naszą opieką.