Sposób postępowania pracodawcy w takiej sytuacji zależy od tego, z jakich powodów i w jakich okolicznościach powstała nadpłata. W grę wchodzą dwie przyczyny:

- pomyłka osoby dokonującej wypłaty,

- wypłata wynagrodzenia z góry za miesiąc, w którym pracownik nie ma prawa do pensji za wszystkie dni.

Z wynagrodzenia za pracę odliczamy w pełnej wysokości wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który podwładny nie zachowuje prawa do wynagrodzenia. Wynika tak z art. 87 § 7 kodeksu pracy, który stosujemy przy wypłacie pensji z góry za dany miesiąc. Nie wiadomo bowiem wtedy, czy zatrudniony przepracuje wszystkie dni miesiąca zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy i czy za wszystkie te dni będzie mu przysługiwać wynagrodzenie. Gdyby się więc tak zdarzyło, że będzie nieobecny w pracy bez prawa do wynagrodzenia za te dni, wówczas sami możemy odliczyć z następnej pensji wynagrodzenie nienależnie uiszczone.

Pani Joanna, nauczycielka, otrzymała za październik wypłatę z góry. W tym miesiącu musiała jednak skorzystać z trzech dni urlopu bezpłatnego. Ponieważ za te dni nie należy jej się wynagrodzenie, szkoła wypłaciła pensję za listopad, pomniejszoną o jego wysokość.

Nie ma pewności co do tego, czy opisane zasady stosujemy w razie absencji chorobowej zatrudnionego, za którą wypłaciliśmy zbyt wysokie wynagrodzenie chorobowe. W świetle art. 92 kodeksu za taki okres przysługuje minimum 80 proc. wynagrodzenia przez 33 dni choroby w ciągu roku kalendarzowego, a potem zasiłek chorobowy. Zasiłek nie jest wynagrodzeniem, więc sprawa jest jasna – pracodawca może samodzielnie odliczyć nadpłaconą pensję. Ale co z wynagrodzeniem chorobowym, jeśli art. 87 § 7 kodeksu pozwala dokonywać odliczeń tylko za dni, za które pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia? Według jednego stanowiska nie można dokonywać odliczenia, bo wynagrodzenie chorobowe to cały czas wynagrodzenie. Według drugiego – trzeba postępować dokładnie odwrotnie. Moim zdaniem ta druga opinia jest właściwa. Wynagrodzenie za czas choroby nie jest wynagrodzeniem za pracę i nie należy się w tej samej wysokości, w związku z tym nadpłatę pracodawca ma prawo odliczyć z najbliższej pensji wypłacanej z góry (tak też „Kodeks pracy. Komentarz” pod redakcją prof. W. Muszalskiego, 5. wydanie, Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2005, s. 224).

Pan Jan, nauczyciel, otrzymał wynagrodzenie za listopad z góry, jak co miesiąc. W dwa dni później rozchorował się i był na zwolnieniu lekarskim (pierwszym w tym roku) przez dwa tygodnie. W związku z tym z wynagrodzenia za grudzień pracodawca odliczył nadpłaconą kwotę, stanowiącą różnicę między wynagrodzeniem za pracę a wynagrodzeniem chorobowym, które należało się panu Janowi za czas choroby.

Do odliczania nadpłaty wynagrodzenia za poprzedni miesiąc w miesiącu następnym na podstawie art. 87 § 7 kodeksu nie potrzebujemy zgody pracownika. Wolno to jednak uczynić tylko miesiąc po miesiącu. Znaczy to, że jeśli nadpłata powstała dwa miesiące wcześniej a pracodawca jej nie zauważył i nie odebrał w następnym miesiącu, teraz może ją potrącić tylko za zgodą pracownika (por. wyrok SN z 2 kwietnia 1996 r., I PRN 19/96).

Załóżmy, że pani Joanna z przykładu 1 po trzydniowym urlopie bezpłatnym w październiku, za który dostała przecież pełne wynagrodzenie, za listopad również otrzymała normalną pensję. Księgowa zapomniała jednak o pomniejszeniu jej z tytułu urlopu bezpłatnego. W tej sytuacji pracodawca nie może już samodzielnie odliczyć tej nadpłaty. Zanim dokona potrącenia, musi uzyskać zgodę pani Joanny, i to na piśmie. Pani Joanna powinna się zgodzić, ponieważ osoby otrzymujące wynagrodzenie z góry muszą się liczyć z obowiązkiem ich zwrotu, gdyby pobrały je nienależnie (por. uchwała SN z 8 grudnia 1994 r., I PZP 49/94).

Pomyłka w naliczaniu i wypłacie wynagrodzenia na korzyść pracownika (patrz przykłady 3 i 4) pozbawia szefa możliwości samodzielnego odebrania nadpłaty. Nie wolno mu jej odliczyć na podstawie art. 87 § 3 kodeksu. Może ją natomiast potrącić z wynagrodzenia pod warunkiem, że uzyska pisemną zgodę pracownika (por. art. 91 § 1 kodeksu). Zgoda musi być koniecznie na piśmie, a każda inna forma (np. ustna) będzie nieważna i da pracownikowi możliwość żądania zwrotu potrąconej kwoty wraz z odsetkami. Nieważna będzie też zgoda pracownika udzielona na potrącenia z wynagrodzenia kwot, których wysokości nie zna i nie wie, dlaczego mają być potrącone (por. wyrok SN z 5 maja 2004 r., I PK 529/03). Zatem pracodawca powinien wyjawić mu zarówno powody, z których chce dokonać potrącenia, jak i jego wysokość.

Księgowa firmy A przelała na konto pana Tadeusza o 100 zł za dużo w stosunku do wynagrodzenia, jakie mu się należało za listopad. Zauważyła swój błąd w momencie, kiedy przelewu nie można już było anulować. Nie pozostawało jej nic innego, jak zwrócić się do pana Tadeusza z prośbą o zgodę na dokonanie potrącenia. Zrobiła to tego samego dnia, wyjaśniając swoją pomyłkę i podając wysokość kwoty. Ponieważ pan Tadeusz nie zdążył wydać tych pieniędzy (jeszcze ich faktycznie nie otrzymał) i był życzliwym człowiekiem, napisał odręcznie zgodę.

A co ma zrobić szef, jeśli pracownik nie zgodzi się na potrącenie? Zwłaszcza że w opinii SN „odmowa pracownika wyrażenia zgody na dokonanie potrąceń wierzytelności pracodawcy z wynagrodzenia za pracę (art. 91 k.p.) nie może być uznana za działanie sprzeczne z zasadami współżycia społecznego (art. 8 k.p.) szczególnie wówczas, gdy wątpliwe i sporne jest istnienie tej wierzytelności” (wyrok z 14 lutego 2002 r., I PKN 889/00). Musi iść do sądu, pozywając pracownika z powodu bezpodstawnego wzbogacenia (uzyskał przecież korzyść – zawyżone wynagrodzenie bez żadnej podstawy prawnej, a jedynie wskutek błędu innego pracownika lub samego pracodawcy; por. art. 405 k.c. w zw. z art. 300 k.p.).

Ale pracodawca nie może być pewien wygranej, bo „pracownik ma prawo uważać, że świadczenie wypłacane przez pracodawcę posługującego się wyspecjalizowanymi służbami jest spełniane zasadnie i zgodnie z prawem, a więc nie musi liczyć się z obowiązkiem jego zwrotu (art. 409 k.c.)” – uznał Sąd Najwyższy w wyroku z 7 sierpnia 2001 r. (I PKN 408/00). A w wyroku z 20 czerwca 2001 r. (I PKN 511/00) stwierdził, że „przypisanie pracownikowi powinności liczenia się z obowiązkiem zwrotu nienależnie pobranego wynagrodzenia za pracę (art. 409 k.c. w związku z art. 405 k.c. i art. 300 k.p.) musi uwzględniać, że zgodnie z art. 18 k.p. pracodawca może indywidualnym aktem przyznać pracownikowi wynagrodzenie w rozmiarze większym niż wynikający z obowiązujących przepisów płacowych”.

Firma B wypłaca swoim pracownikom nieregularnie nagrody. Kiedy więc pani Anna odnotowała na swoim koncie wpłatę wyższą o 500 zł niż zwykle, uznała, że to właśnie nagroda. W takich mniej więcej kwotach osiągała ją bowiem wcześniej. Nie miała pojęcia, że to błąd specjalisty płacowego, bo nikt jej o tym przez miesiąc nie powiedział. Wydała zatem swoją „nagrodę” z czystym sumieniem. Kiedy półtora miesiąca później przełożony zwrócił się do niej o zgodę na potrącenie tej kwoty, odmówiła. Nie miała już tych pieniędzy i nie miała pojęcia, że mogłaby zaistnieć konieczność ich zwrotu. Firmie pozostawało w tej sytuacji zwrócić się do sądu, ale nie uczyniła tego, lecz wpisała tę kwotę w straty. Nie mogłaby twierdzić, że pani Anna bezpodstawnie się wzbogaciła, ponieważ wydała pieniądze, w efekcie czego jej obowiązek zwrotu wygasł (art. 409 k.c.). Nie była też w stanie udowodnić, że nie było podstaw prawnych do wypłaty spornej nagrody. Regulamin przewidywał nieregularne nagrody, a więc te 500 zł mogło taką być.

Zarówno przytoczone orzeczenia, jak i przykład 5 wskazują, że sąd wcale nie musi nakazać zwrotu wypłaconej omyłkowo nadwyżki ponad normalne wynagrodzenie pracownika. Jest to prawdopodobne, gdy pracownik (jak pani Anna z przykładu 5) wyda już pieniądze. Stosujemy wówczas bowiem art. 409 k.c. w związku z art. 300 k.p, w świetle których obowiązek wydania korzyści lub zwrotu jej wartości wygasa, jeżeli ten, kto korzyść uzyskał, zużył ją lub utracił w taki sposób, że nie jest już wzbogacony. Obowiązek ten istniałby, gdyby pracownik – wydając zawyżoną wypłatę – musiał się liczyć z jej zwrotem, a przecież nie musi się liczyć, jeśli nie otrzymuje wynagrodzenia z góry. W konsekwencji, aby odzyskać nadpłaconą przez pomyłkę pensję, pracodawca musiałby udowodnić, że pracownik powinien był liczyć się z tym, że niesłusznie otrzymał zawyżone wynagrodzenie i że będzie musiał je zwrócić. Powinien więc wykazać, że nie było jakichkolwiek podstaw faktycznych lub prawnych do tego, aby – mając na względzie art. 18 k.p. – przyznał pracownikowi wynagrodzenie w rozmiarze wyższym niż wynikający z obowiązujących przepisów płacowych (por. uzasadnienie wyroku SN z 20 czerwca 2001 r.).

Uzyskanie pisemnej zgody pracownika na potrącenie nadpłaty pensji, która powstała w wyniku pomyłki, to pierwszy z warunków, jakie pracodawca musi spełnić. Drugi wymóg to obowiązek zostawienia zatrudnionemu kwoty wolnej od potrąceń. Dla zatrudnionego na pełnym etacie wynosi ona minimalne wynagrodzenie za pracę po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne i zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych (por. art. 91 § 2 pkt 1 kodeksu).