Środki funduszu socjalnego (dalej: zfśs)  można wydatkować m.in. na finansowanie działalności socjalnej w rozumieniu art. 2 pkt 1 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. DzU z 2012 r., poz. 592 ze zm.). Za taką działalność uznaje się usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej albo bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.

Wartość poprawnie przyznanych świadczeń z funduszu jest zwolniona ze składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Niestety  szczegółowe regulacje dotyczące możliwości skorzystania z tej ulgi, orzeczenia sądów oraz stanowisko ZUS nie są jednomyślne.

Wypłacone pracownikowi refundacja jest zwolniona z opodatkowania (w ograniczonym zakresie) oraz oskładkowania (w całości) – pod warunkiem, że środki przyznano zgodnie z ustawą o zfśs. Odpowiednie zastosowanie mają tu:

Aby skorzystać ze zwolnienia z oskładkowania i opodatkowania, świadczenia muszą być finansowane zgodnie z ustawą o zfśs. Ale co to znaczy w praktyce?  W skrócie można podać 4 warunki, które muszą zostać bezwzględnie spełnione. Mianowicie trzeba zwrócić uwagę na:

1.

źródło finansowania – składkom nie podlegają wyłącznie świadczenia pokryte z zfśs.

Jeżeli częściowo zostaną opłacone z zfśs, a reszta ze środków obrotowych pracodawcy, to zwolnienie obejmie jedynie wartość sfinansowaną ze środków socjalnych.

2.

związek z działalnością socjalną – aby prawidłowo zastosować wyłączenie  składkowe, świadczenie musi mieć związek z finansowaniem działalności socjalnej (określonej przepisami ustawy o zfśs w art. 2 pkt 1).

Charakter niektórych świadczeń może budzić wątpliwości, czy przy ich przyznawaniu zostało spełnione kryterium socjalne. Pomocna może się tu okazać analiza wyroków, które zapadają w tego rodzaju sprawach. Niestety nie są one jednolite. W 2008 r. Sąd Najwyższy uznał za działalność socjalną nie tylko przyznawane poszczególnym pracownikom  świadczenia, ale również te niezależnie od poziomu ich dochodów np. imprezy integracyjne (wyrok z 23 października 2008 r., II PK 74/08, OSNP 2010/7–8/88). Jednak przeważa pogląd, że żadne świadczenie przyznane bez zachowania tzw. kryterium socjalnego, nie spełnia definicji działalności socjalnej w rozumieniu ustawy o zfśs. Taką wykładnię przyjmuje także ZUS i jest ona prezentowana w znacznej części orzeczeń sądowych (np. wyrok SN z 16 września 2009 r., I UK 121/09, OSNP 2011/9–10/133).

3.

dysponowanie środkami zfśs – zwolnienie ze składek dotyczy tylko wartości świadczeń z funduszu socjalnego, które są prawidłowo rozdysponowywane – tzn. zgodnie z regulaminem zfśs oraz z zachowaniem zasady zróżnicowania wysokości świadczeń na podstawie sytuacji socjalno-bytowej uprawnionych  do korzystania z funduszu.

ZUS restrykcyjnie podchodzi do zasady stosowania kryterium socjalnego. Jeżeli pracodawca określa sytuację materialno-bytową uprawnionych  jedynie na podstawie poziomu uzyskiwanych u niego zarobków, to ZUS może zakwestionować wyłączenie składkowe. Zakwestionował to w 2012 r. sąd apelacyjny. U płatnika, którego dotyczył wyrok, regulamin zfśs przewidywał, że jednym ze świadczeń socjalnych, są bony towarowe. Kryterium ich przyznawania był dochód netto pracownika w spółce. Od wartości bonów pracodawca nie opłacił składek, a ZUS w trakcie kontroli to zakwestionował. Uznał, że ich wysokość nie była uzależniona od faktycznej sytuacji materialno-bytowej uprawnionych. Sąd przyznał rację płatnikowi, a ponadto wskazał, że ZUS nie ma uprawnień do kwestionowania sposobu wydatkowania funduszy zfśs (wyrok SN z 11 stycznia 2012r., III A Ua 1421/11). Uprawnienia kontrolne  ustawa o zfśs przyznała jedynie związkom zawodowym.

4.

uprawnionych do korzystania z zfśs

– wyłączenie składkowe dotyczy tylko tych osób, które regulamin zfśs wskazuje jako uprawnione.

Mogą to być pracownicy, a także inne osoby – np. ich rodziny oraz byli zatrudnieni w firmie. Warunkiem jest to, aby pracodawca wskazał ich w regulaminie zfśs jako uprawnionych. Przy czym dofinansowanie na np. dzieci pracownika stanowi wtedy przychód zatrudnionego, ale wyłączony z oskładkowania.