Nieprawidłowa gospodarka
Pracodawca, który przekazał na wyodrębniony rachunek zfśs należne środki, a następnie wycofał je i rozdysponował na potrzeby swojej działalności gospodarczej, nie może ich uznać za koszty uzyskania przychodów (wyrok WSA w Gliwicach z 15 grudnia 2011 r., I SA/Gl 527/2011).
Wydatki administracyjne
Do kosztów uzyskania przychodów wolno zakwalifikować inne wydatki niż odpisy i zwiększenia na zfśs związane z prowadzeniem rachunku bankowego zfśs, niezbędne do prawidłowego funkcjonowania zfśś w zakładzie (pismo Ministra Finansów z 30 grudnia 1998 r., PB 3-5656/722-571/WK/98).
Wsparcie wydatkowane z funduszu
Świadczeń socjalnych wypłacanych z zfśs nie kwalifikujemy do kosztów uzyskania przychodów, ponieważ zostały one wrzucone w ciężar kosztów na etapie dokonywania i przekazania na rachunek zfśs odpisów i zwiększeń (art. 16 ust. 1 pkt 45 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, wyrok WSA w Gliwicach z 15 grudnia 2011 r., I SA/Gl 527/2011).
Świadczenia urlopowe w kosztach
Świadczenia urlopowe wypłacone zgodnie z ustawą o zfśs stanowią koszt uzyskania przychodu pracodawcy (art. 23 ust. 1 pkt 42 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i art. 16 ust. 1 pkt 45 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych). Aby więc zakład mógł je zaliczyć do kosztów podatkowych, muszą zostać spełnione następujące warunki:
• uiścił je pracodawca uprawniony do tego na podstawie ustawy o zfśs, czyli spoza sektora finansów publicznych, zatrudniający 1 stycznia poniżej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, który wybrał świadczenia urlopowe zamiast alternatywnego tworzenia zfśs,
• dostał je raz w roku kalendarzowym zatrudniony, który wziął urlop wypoczynkowy obejmujący co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych,
• wysokość świadczenia urlopowego nie przekracza poziomu ustawowych odpisów podstawowych stosownie do rodzaju zatrudnienia,
• podwładny otrzymał świadczenie urlopowe najpóźniej ostatniego dnia poprzedzającego rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego (wyrok WSA w Gliwicach z 15 grudnia 2011 r., I SA/Gl 527/2011).
Przykład
Firma, która 1 stycznia 2012 r. zatrudniała poniżej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, zdecydowała się na wypłatę świadczeń urlopowych w 2012 r. W sierpniu 2012 r. pracownik pan Adam otrzymał świadczenie urlopowe po raz drugi w 2012 r., tuż przed rozpoczęciem przez niego trzytygodniowego wypoczynku.
Tak wypłaconego świadczenia urlopowego zakład nie może wrzucić w koszty uzyskania przychodu, ponieważ nie nastąpiło to zgodnie z ustawą o zfśs.
Do kosztów podatkowych może zakwalifikować tylko pierwsze świadczenie urlopowe przekazane w 2012 r. panu Adamowi – pod warunkiem, że nastąpiło to na podstawie ustawy o zfśs.
Przekroczenie terminu
Pracodawca, który spóźnił się z wypłatą świadczeń urlopowych (nie uiścił ich najpóźniej w ostatnim dniu przed rozpoczęciem urlopu wypoczynkowego), nie może ich wrzucić w koszty uzyskania przychodu (wyroki NSA z 11 lutego 2003 r., I SA/Ka 2571/01 i z 18 grudnia 2002 r., I SA/Ka 2170/01).
Przykład
Pani Jadwiga jest pracownicą spółki, która 1 stycznia 2012 r. zatrudniała dziesięciu pracowników w przeliczeniu na pełne etaty i wypłaca w 2012 r. świadczenia urlopowe.
W lipcu 2012 r. pracownica korzystała z 26 dni urlopu wypoczynkowego. Świadczenie urlopowe pracodawca wpłacił na jej konto dopiero podczas urlopu wypoczynkowego. Firma nie ma prawa uznać tego świadczenia za koszt uzyskania przychodu, gdyż nie zostało uiszczone zgodnie z ustawą o zfśs (został przekroczony termin).
Budżetówka i duże firmy
Ustawa o zfśs zobowiązuje do tworzenia funduszu pracodawców sektora finansów publicznych (bez względu na liczebność załogi) oraz tych spoza budżetówki, którzy 1 stycznia zatrudniali przynajmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Nie mają oni prawa zrezygnować z ustalania zfśs i zamiennie wypłacać świadczenia urlopowe, czy też uiszczać je obok prowadzonego funduszu.
Takich możliwości nie przewiduje ustawa o zfśs. Jeśli mimo to postanowią regulować pracownikom na urlopach wypoczynkowych profity zbliżone do świadczeń urlopowych poza zfśs, mają zakaz ich wrzucenia w koszty podatkowe (interpretacja dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 16 marca 2010 r., IBPBI/2/423-1482/09/BG).
Przykład
Pracodawca zatrudniał 1 stycznia 2012 r. 58 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Zrezygnował z tworzenia zfśs, ale w zamian związki zawodowe zażądały wypłacania świadczeń urlopowych w wysokości ustawowych odpisów podstawowych.
Takich wypłat nie wolno zakwalifikować do kosztów uzyskania przychodu, bowiem nie są to świadczenia urlopowe wypłacane zgodnie z ustawą o zfśs. Przede wszystkim dlatego, że reguluje je zakład angażujący 1 stycznia 2012 r. powyżej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, a w świetle ustawy o zfśs świadczenia urlopowe to domena mniejszych szefów.
Przykład
Jednostka budżetowa 1 stycznia 2012 r. zatrudniała 19 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Prowadzi zfśs i obok niego wypłaca pracownikom świadczenia urlopowe na zasadzie ustawy o zfśs. Wedle ustawy o zfśs pracodawcy sektora finansów publicznych, w tym państwowe i samorządowe jednostki budżetowe, tworzą fundusz niezależnie od wielkości personelu.
Nie wolno im odstąpić od obowiązku ustalania zfśs i przejść na wypłatę świadczeń urlopowych. Wypłacone w tej sytuacji świadczenia urlopowe nie stanowią kosztów uzyskania przychodów, gdyż nie są świadczeniami urlopowymi uregulowanymi zgodnie z ustawą o zfśs.
Przykład
Zakład zatrudniający 1 stycznia 2012 r. 17 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, postanowił utworzyć w 2012 r. zfśs. Mimo to po negocjacjach ze związkami zaczął w 2012 r. wypłacać pracownikom świadczenia urlopowe poza zfśs. Takie wypłaty nie są świadczeniami urlopowymi w rozumieniu ustawy o zfśs.
Zgodnie z cytowaną ustawą świadczenia urlopowe może regulować mały pracodawca zamiast prowadzenia zfśs. Świadczenia urlopowe uiszczane obok istniejącego zfśs nie wchodzą zatem do kosztów podatkowych.
