Wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i zamienne ekwiwalenty przysługujące na podstawie przepisów BHP, jeśli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub ich aktów wykonawczych (art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT).

Woda ogólnodostępna

Pracodawca ma obowiązek zapewnić wszystkim podwładnym przez cały dzień wodę zdatną do picia lub inne napoje (§ 13 i 112 rozporządzenia MPiPS z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy; tekst jedn. DzU z 2003 r. nr 169, poz. 1650 ze zm.).

Przymus ten firmy często realizują, przekazując pracownikom pewną ilość pudełek herbaty, kawy, cukru, śmietanki itd. albo pieniądze na zakup bezpośrednio napojów czy też produktów do przyrządzenia kawy czy herbaty.

Ekwiwalenty niedopuszczalne

Organy podatkowe twierdzą natomiast, że na podstawie odrębnych ustaw lub aktów wykonawczych (tu zgodnie z rozporządzeniem o ogólnych przepisach BHP) szef musi zapewnić zatrudnionym wodę pitną bądź inne napoje w naturze. Za niedopuszczalne uważają w tym wypadku ekwiwalenty rzeczowe czy finansowe.

Przydzielenie indywidualnie pracownikowi określonej ilości paczek kawy lub herbaty fiskus kwalifikuje jako dostarczenie artykułów spożywczych. Dlatego świadczenia tego tytułu są przychodem ze stosunku pracy podlegającym opodatkowaniu.

Wartość tych produktów (w cenie brutto, z VAT) należy doliczyć do innych wynagrodzeń i należności, jakie podwładny dostał w miesiącu przekazania mu kawy i herbaty i pobrać zaliczkę na podatek dochodowy (tak interpretacje Izby Skarbowej w Katowicach: z 15 marca 2010 r., IBPII/1/415-953/09/AŻ, i z 16 grudnia 2009 r., IBPBII/1/415-734/09/BD).

Ze względów profilaktycznych

Zatrudnionym stale bądź okresowo w warunkach szczególnie uciążliwych zakład ma obowiązek zapewnić, oprócz wody, jeszcze inne napoje – o ilości, rodzaju i temperaturze dostosowanej do warunków wykonywania pracy i potrzeb zainteresowanego (art. 232 kodeksu pracy, § 112 rozporządzenia o ogólnych przepisach BHP, rozporządzenie RM z 28 maja 1996 r.  w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów; DzU nr 60, poz. 279).

Te tzw. profilaktyczne napoje powinny być udostępniane bez ograniczeń, w ilości zaspokajającej potrzeby pracowników, a ich rodzaj i temperaturę trzeba dopasować do warunków świadczenia pracy (zimne przy wysokiej temperaturze i gorące przy niskiej).

Wykaz konkretnych stanowisk, których zajmowanie uprawnia do profilaktycznych napojów, oraz dokładne zasady ich wydawania pracodawca ustala w porozumieniu z zakładową organizacją związkową, a jeśli jej nie ma, to po zasięgnięciu opinii reprezentantów personelu. Trzeba się przy tym kierować wytycznymi z rozporządzenia o ogólnych przepisach BHP.

Kto w gronie obdarowanych

Pracodawca ma obowiązek dostarczać profilaktyczne napoje zatrudnionym:

- w warunkach gorącego mikroklimatu charakteryzującego się wartością wskaźnika obciążenia termicznego (WBGT) powyżej 25°C (tu napoje należy dodatkowo wzbogacić o sole mineralne i witaminy),

- w warunkach mikroklimatu zimnego charakteryzującego się wartością wskaźnika siły chłodzącej powietrza (WCI) powyżej 1000,

- przy pracach na otwartej przestrzeni przy temperaturze otoczenia poniżej -10°C lub powyżej 25°C,

- przy pracach związanych z wysiłkiem fizycznym powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet,

- na stanowiskach pracy, na których temperatura spowodowana warunkami atmosferycznymi przekracza 28°C.

Profilaktyczne napoje należy udostępniać przez całą dniówkę roboczą, kiedy zatrudniony pracuje w warunkach szczególnie uciążliwych. Niedopuszczalne jest stosowanie pieniężnego równoważnika z tego tytułu.

I tym razem fiskus uważa, że profilaktyczne napoje wydane podwładnemu w formie paczek herbaty lub kawy nie spełniają przesłanek z rozporządzenia o profilaktycznych posiłkach i napojach, a więc nie są prawidłowo udostępnionymi profilaktycznymi napojami. Cytowane rozporządzenie wymaga bowiem zapewnienia napojów w naturze, a nie artykułów spożywczych.

Wobec tego wartość pudełka herbaty, kawy czy torebki cukru trzeba dodać do pozostałych przychodów pracownika w miesiącu ich wręczenia i razem opodatkować (tak interpretacje Izby Skarbowej w Katowicach: z 9 czerwca 2009 r., IBPB2/415-478/ 08/Asz, i z 15 marca 2010 r., IBPBII/1/415-953/09/AŻ).

Zbiorowe zaopatrzenie

Inaczej kwestia opodatkowania napojów przekazanych załodze wygląda, gdy szef zorganizuje w firmie ogólnodostępny ekspres do kawy, z którego każdy może skorzystać, kiedy chce. Wówczas pracownikowi nie da się przyporządkować konkretnego przychodu.

W takiej sytuacji, zdaniem organów podatkowych, w ogóle nie dochodzi do  powstania przychodu, a wartość zakupionych przez pracodawcę artykułów spożywczych (kawa, herbata, cukier) nie powinna być doliczana do wynagrodzeń zatrudnionych (tak m.in. interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach z 7 września 2011 r., IBPBII/1/415-589/ 11/BD, i odpowiedź Izby Skarbowej w Warszawie z 29 maja 2012 r.,  IPPB2/ 415-228/12-2/MG).