Mała firma nie ma obowiązku wypłacać pracownikom świadczeń urlopowych

Jedną z powinności pracodawcy jest podejmowanie czynności mających na celu zaspokajanie bytowych, socjalnych oraz kulturalnych potrzeb zatrudnionych. Przy czym działania takie wykonuje on stosownie do posiadanych warunków i możliwości.

Tak wynika z art. 16 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=FC5C199622A957FE2DA38D51BD3A0CAA?id=76037]kodeksu pracy[/link]. Zgodnie natomiast z art. 94 k.p. pracodawca jest zobowiązany zaspokajać w miarę posiadanych środków socjalne potrzeby pracowników. Prowadzenie działalności socjalnej jest zatem celem, do którego dążyć powinien każdy pracodawca.

[srodtytul]Fundusz to podstawa[/srodtytul]

Podstawową formą socjalnej aktywności wielu pracodawców jest zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (zfśs). Tworzą go ci pracodawcy prywatni, którzy zatrudniają co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Tak nakazuje art. 3 ust. 1 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. DzU z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.; dalej: ustawa o zfśś).

Oznacza to, że [b]jeżeli w firmie zatrudnionych jest w przeliczeniu na pełne etaty mniej niż 20 pracowników, to nie ma obowiązku tworzenia funduszu.[/b] Co wtedy? Odpowiedź daje art. 3 ust. 3 ustawy o zfśs.

Zgodnie z tym przepisem pracodawca może wówczas dobrowolnie utworzyć zfśs lub ograniczyć się do wypłaty świadczeń urlopowych.

A jak wypłacać takie świadczenia? Raz do roku, i to takiemu pracownikowi, który korzysta w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Reguluje to art. 3 ust. 5 ustawy o zfśs.

Takie określenie prawa do świadczenia urlopowego oznacza powiązanie z art. 162 k.p., zgodnie z którym urlop wypoczynkowy może być na wniosek pracownika podzielony na części, przy czym co najmniej jedna część powinna obejmować nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.

[srodtytul]Dla każdego etatowca[/srodtytul]

Sama wypłata świadczenia urlopowego następuje nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego i nie jest uzależniona od żadnego kryterium socjalnego. Dostanie ją zatem każdy pracownik, który korzysta z co najmniej dwutygodniowego wypoczynku. Znaczenia nie ma też rodzaj umowy o pracę będący podstawą zatrudnienia takiej osoby.

Ile wynosi takie świadczenie? Jego wysokość powinna zostać wyraźnie określona (np. w regulaminie wynagradzania, zarządzeniu pracodawcy itp.). Jest jednak ograniczona przez art. 3 ust. 4 ustawy o zfśs, zgodnie z którym nie może przekraczać wysokości odpisu podstawowego obowiązującego w danym roku.

W przypadku pracowników młodocianych natomiast, a także pracowników zatrudnionych w szczególnie uciążliwych warunkach, wysokość świadczenia ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika.

[srodtytul]Jak liczyć[/srodtytul]

Szczegółowe zasady ustalania liczby osób, od których uzależniony został obowiązek tworzenia zfśs, określone zostały w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (DzU nr 43, poz. 349).

Zgodnie z § 1 tej regulacji podstawę naliczania odpisu stanowi przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba zatrudnionych u pracodawcy, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych, obejmująca pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy).

[b]Przy obliczaniu przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym (obrachunkowym) dodaje się przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymaną sumę dzieli się przez 12.[/b]

[b]Uwaga! [/b]Stan zatrudnienia liczony jest na 1 stycznia danego roku, a późniejsze wystąpienie ewentualnych zmian w tym zakresie nie ma już znaczenia.

[ramka][b]Przykład[/b]

Pensjonat w sezonie letnim zatrudnia osoby do pomocy w kuchni oraz na recepcji. Stan zatrudnienia na 1 stycznia 2010 r. wynosił 19 osób w przeliczeniu na pełne etaty, natomiast 1 czerwca w pensjonacie zatrudnionych było już 25 osób w przeliczeniu na pełen etat. Pracodawca w tym roku nadal może wybrać pomiędzy tworzeniem zfśs a wypłatą świadczeń urlopowych. [/ramka]

Trochę inne zasady dotyczące obowiązku tworzenia funduszu obowiązują pracodawców, którzy dopiero rozpoczynają swoją działalność w trakcie roku kalendarzowego. Jeśli są obowiązani do utworzenia zfśs, to dokonują odpisu dopiero w następnym roku kalendarzowym przypadającym po roku, w którym tę działalność rozpoczęli.

Nie ma w tym przypadku znaczenia to, czy rozpoczęcie działalności na początku czy też pod koniec roku kalendarzowego, gdyż obowiązek ten i tak powstanie zawsze z początkiem nowego roku kalendarzowego.

[srodtytul]Informacja o rezygnacji[/srodtytul]

Pracodawcy mogą też zdecydować, że nie będą tworzyć zfśs ani wypłacać świadczenia urlopowego. Pracodawcy zatrudniający mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty nieobjęci układem zbiorowym pracy oraz niezobowiązani do wydania regulaminu wynagradzania, informacje w sprawie nietworzenia zfśs

i niewypłacania świadczenia urlopowego przekazują pracownikom w pierwszym miesiącu danego roku kalendarzowego, w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Tak nakazuje art. 3 ust. 3a ustawy o zfśs. Obowiązek określony w tym przepisie ma charakter jedynie informacyjny.

Jego naruszenie nie oznacza konieczności pracodawcy utworzenia funduszu socjalnego w danym roku kalendarzowym. Jest to obowiązek, którego naruszenie może pociągać za sobą odpowiedzialność karnoadministracyjną pracodawcy na podstawie art. 12a ustawy o zfśs.

A jak wywiązać się z obowiązku informacyjnego? Powszechnie przyjmuje się, że firma prawidłowo go realizuje, wywieszając zawiadomienie na tablicy ogłoszeń, przesyłając je każdemu zatrudnionemu przez Internet czy wręczając osobiście.

Orzekał o tym [b]Sąd Okręgowy w Warszawie w wyroku z 15 stycznia 2008 r. (XII Pa 442/07)[/b].