Mając utworzony dobrowolnie lub obowiązkowo zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, powinniśmy również mieć jego regulamin. Określamy w nim zasady i warunki korzystania z usług oraz świadczeń finansowanych z funduszu i zasady przeznaczania tych środków na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej. Potwierdza to art. 8 ust. 2[link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=74017] ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. DzU z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.)[/link].

Wprawdzie nie wyznacza terminu na jego utworzenie, to jednak należy go wydać niezwłocznie po podjęciu decyzji o tworzeniu funduszu lub po przekroczeniu 1 stycznia liczby 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty oraz po rozpoznaniu ich potrzeb socjalnych. Niedopuszczalna jest więc sytuacja, gdy pieniądze z funduszu zakład wydatkuje zupełnie dowolnie, nie kierując się jakimikolwiek zasadami. Wskazana firma była więc zobowiązana powołać regulamin dysponowania środkami funduszu socjalnego już w poprzednim roku. Na jego podstawie powinna uiścić zatrudnionym świadczenia pieniężne z okazji ubiegłorocznych świąt Bożego Narodzenia. Należy więc uznać, że wypłaty te są niezgodne z ustawą, a co za tym idzie związki zawodowe mogą wystąpić do sądu pracy z roszczeniem o zwrot funduszowi tych środków. Wynika tak z art. 8 ust. 3 ustawy. Postępowanie takie jest również zagrożone grzywną do 5000 zł, którą orzeka sąd na wniosek inspektora pracy.

W opisanej sytuacji mamy do czynienia z przejęciem całości zakładu pracy. Pojęcie to obejmuje wszystkie przekształcenia własnościowe i organizacyjne, w których wyniku dochodzi do zmiany pracodawcy. W świetle art. 231 kodeksu pracy przejmujący zakład staje się zatem z mocy prawa stroną w dotychczasowym stosunku pracy. Skoro spółka komandytowa ma obowiązek tworzenia funduszu, przejmuje ona środki pieniężne, należności i zobowiązania funduszu od poprzedniego pracodawcy. W normalnych okolicznościach miałaby ten regulamin już od 1 września (J. Skoczyński „Komentarz do ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych”, wyd. LexisNexis, Warszawa 2003). Problem w tym, że podmiot przekazujący nie miał tego regulaminu.

Aby jednak przerwać stan niezgodności z prawem, nowo powstała spółka komandytowa powinna jak najszybciej stworzyć regulamin socjalny. Zwłoka może wynikać jedynie z czasu niezbędnego na rozpoznanie potrzeb socjalnych załogi oraz ewentualnych negocjacji jego treści z przedstawicielami pracowników. Niedopuszczalne jest bowiem wydawanie jakichkolwiek środków z funduszu bez ustalenia wcześniej regulaminu zasad i warunków korzystania z jego zasobów. Opracowując ten regulamin, uzgadniamy go ze związkami lub z reprezentantem załogi. Tam, gdzie działa kilka organizacji i nie mogą dojść do porozumienia w kwestii regulaminu, jego treść ustalamy sami po rozpatrzeniu stanowisk związków. Przepisy nie określają, od kiedy powstały w ten sposób regulamin obowiązuje. Najlepiej więc tę kwestię rozstrzygnąć w treści samego regulaminu.