Pracodawca musi wypłacać wynagrodzenie przynajmniej raz w miesiącu i to w stałym terminie (art. 85 § 1 k.p.). Data ta powinna być ustalona w jednym z następujących dokumentów:

-układzie zbiorowym pracy, jeśli pracodawca jest nim objęty,

-regulaminie pracy lub wynagradzania, gdy pracodawca ma obowiązek je tworzyć i nie obowiązuje u niego układ zbiorowy pracy,

-umowach o pracę lub innych aktach stanowiących podstawę nawiązania stosunku pracy.

Ale u niektórych pracodawców termin ten pojawia się zarówno w wewnętrznych regulacjach, jak i umowach o pracę. Co więcej, wpisywany jest w przekazywanej pracownikom informacji o warunkach zatrudnienia, gdy tymczasem taki obowiązek mają tylko szefowie nieustalający regulaminu pracy. I tu zaczynają się problemy, gdy pojawia się pomysł przesunięcia dotychczasowego terminu wypłaty wynagrodzenia.

Jeśli pracodawca nie wykazał się nadgorliwością i zapisał termin wypłaty pensji wyłącznie w wewnątrzzakładowych aktach prawnych, wówczas, żeby go przesunąć, musi tylko zmienić te przepisy. To działanie wystarczy również, gdy termin widnieje w umowach o pracę, ale przesunięcie będzie korzystne dla pracowników. Korzystniejsze uregulowania zastępują bowiem automatycznie postanowienia umów o pracę i innych aktów będących podstawą zatrudnienia (art. 77§ 5 k.p. w zw. z art.241§1 k.p.).

W regulaminie wynagradzania firmy termin wypłaty wynagrodzenia został zapisany na ostatni dzień każdego miesiąca kalendarzowego, a jeśli jest to dzień wolny od pracy - na dzień poprzedzający. Te same postanowienia znalazły się w umowach o pracę wszystkich pracowników. Pracodawca postanowił przesunąć ten termin na 20 dzień każdego miesiąca kalendarzowego (a gdyby był on wolny od pracy, to na poprzedni). Ponieważ jest to zmiana korzystniejsza dla pracowników (wcześniej będą dostawać pensje niż dotychczas), wystarczy sama zmiana tego postanowienia regulaminu. Nie trzeba zmieniać umów o pracę.

Zasada automatycznego zastępowania warunków umów o pracę ma szczególne znaczenie w regulaminach pracy. Tu bowiem działa ona niezależnie od tego, czy jest na korzyść, czy niekorzyść pracownika (brak odwołania do art. 241§ 2 k.p. nakazującego stosowanie wypowiedzeń zmieniających przy zmianach niekorzystnych). A więc wejście w życie zmienionych postanowień regulaminu jest równoznaczne z ich zastosowaniem do indywidualnych stosunków pracy. Jednak nie wtedy, gdy te same postanowienia są umieszczone w umowach o pracę. W takim wypadku konieczne jest również porozumienie stron lub wypowiedzenie zmieniające co do tych zapisów umów (por. wyroki Sądu Najwyższego z 25 marca 1977 r., I PRN 5/77, i z 17 listopada 1978 r., IPRN114/78).

Firma zamierza przesunąć dotychczasową datę wypłaty wynagrodzeń z ostatniego dnia każdego miesiąca kalendarzowego na 10 dzień następnego miesiąca kalendarzowego. Termin ten jest zapisany wyłącznie w regulaminie pracy. Zatem wejście w życie zmienionego postanowienia regulaminu powoduje, że automatycznie będzie on stosowany do wszystkich pracowników, którzy będą teraz otrzymywać pensje 10 dnia następnego miesiąca za poprzedni miesiąc. Gdyby jednak termin wypłaty wynagrodzenia był zapisany w ich umowach o pracę, firma musiałaby - oprócz modyfikacji regulaminu - zmienić te umowy w drodze porozumienia stron lub wypowiedzenia zmieniającego.

Pracodawca nie może poprzestać na samej zmianie regulacji wewnątrzfirmowych, jeśli zamierza przesunąć termin wypłaty wynagrodzenia z dotychczasowego na późniejszy (zmiana niekorzystna dla pracowników). Nie obejdzie się bez takich modyfikacji, gdy termin ten został zapisany w umowach o pracę lub innych aktach będących podstawą nawiązania stosunku pracy. W obu wypadkach konieczna jest zmiana ich treści w tym zakresie.

Obowiązek ten jest oczywiście bezwzględny, gdy termin wypłaty wynagrodzenia wynika tylko z umowy o pracę. Zatem szef musi zawrzeć z pracownikiem albo porozumienie, albo dać mu wypowiedzenie zmieniające - jeśli zatrudniony nie zgadza się na ten pierwszy sposób.

Firma wpisała termin wypłaty wynagrodzenia w umowy o pracę, chociaż wcale nie musiała tego robić. Obowiązuje w niej regulamin pracy, w którym jest on zapisany i który jest wystarczającą regulacją w tej materii. A teraz jest kłopot. Firma zmienia bowiem termin wypłaty wynagrodzenia na późniejszy niż dotychczasowy (przesuwa go o 5 dni). I nie może poprzestać na wprowadzeniu zmiany w regulaminie pracy, lecz musi też zmienić wszystkie umowy o pracę. Dodatkowej pracy pracodawca dołoży sobie, jeśli będzie zmieniał datę wypłaty pensji, a zapisał ją w przekazywanej pracownikowi informacji o warunkach zatrudnienia. Przepisy nie wymagają bowiem umieszczenia w niej takiej informacji, chyba że pracodawca nie ma obowiązku ustalania regulaminu pracy. Żądają jedynie wskazania częstotliwości wypłat (por. art. 29 §3 pkt 2 k.p.).

Wpisanie daty wypłaty w informację o warunkach zatrudnienia powoduje, że szef ponownie musi powiadomić pracowników o przesunięciu terminu.

Jeśli u pracodawcy działa jedna lub kilka organizacji związkowych, to z nimi pracodawca musi uzgodnić nowy termin wypłaty wynagrodzeń. Dotyczy to zarówno regulaminu pracy, regulaminu wynagradzania, jak i układu zbiorowego (por. art. 77§ 4, art. 104§ 1 oraz art. 241§ 1 k.p.). Przy czym przy układach zbiorowych zmiana musi mieć formę protokołu dodatkowego. Pominięcie uzgodnień ze związkami spowoduje nieważność zmiany regulaminu pracy lub wynagradzania (por. wyrok SN z 21 marca 2001 r., I PKN 320/00).

Przystępując do uzgodnień, pracodawca powinien ze związkami określić termin, w jakim będą prowadzić negocjacje. Jeśli do stołu negocjacyjnego siada tylko jeden związek, termin ten może być swobodnie ustalony, bo przepisy go nie określają. Natomiast gdy tych organizacji jest kilka, wspólne stanowisko powinno być wypracowane w ciągu 30 dni (art. 30 ust. 5 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych, DzU z 2001 nr 79, poz. 854 ze zm.). Od tego terminu zależy kolejny krok pracodawcy.

Milczenie organizacji związkowej co do propozycji pracodawcy i ustalenia terminu jest traktowane jako uzgodnienie stanowisk.

KROK 2. Podejmij decyzję samodzielnie

Pracodawca może samodzielnie zdecydować o wprowadzeniu nowego terminu wypłaty wynagrodzenia, jeśli zmieniany jest w tym zakresie:

- regulamin pracy, a z organizacją związkową nie doszło do żadnych uzgodnień w ustalonym czasie oraz gdy w firmie nie działa żaden związek (art. 104§ 2 k.p.),

- regulamin wynagradzania, a organizacje związkowe nie przedstawią w ciągu 30 dni wspólnego stanowiska w tej sprawie.

Nie ma natomiast takiej możliwości, jeśli zmiana dotyczy układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania, a w firmie działa tylko jedna organizacja związkowa. Wtedy nowy termin wypłaty pensji musi być wspólnie wypracowany.

KROK 3. Podaj do wiadomości pracowników

Zarówno wprowadzenie nowego terminu wypłaty pensji w drodze zmiany regulaminu pracy, jak i regulaminu wynagradzania musi być podane do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u pracodawcy (art. 104§ 1 oraz art. 77§ 6 k.p.). Może to zrobić np. przez wywieszenie na tablicy ogłoszeń, rozesłanie do wszystkich pracowników drogą e-mailową, przekazanie tekstu zmiany na piśmie wszystkim pracownikom, podpisanie oświadczeń o zapoznaniu się ze zmianami. Nowy termin wypłaty wynagrodzenia zacznie obowiązywać po upływie dwóch tygodni od poinformowania pracowników.

Regulamin wynagradzania, który nie został ustalony na piśmie i podany do wiadomości pracowników w sposób określony w art. 77§ 6 k.p., nie obowiązuje jako akt prawny (wyrok SN z 6 października 2004 r., I PK 569/03).

Gdy nowy termin wypłaty pensji wymagał zmiany układu zbiorowego, to protokół dodatkowy w tej sprawie musi zostać wpisany do rejestru układów, a zmiana wejdzie w życie w terminie w nim ustalonym, ale nie wcześniej niż z dniem zarejestrowania (por. art. 241§ 1 k.p. oraz wyrok SN z 29 listopada 2000 r., I PKN 111/00). Oczywiście pracodawca musi zawiadomić pracowników o zmianie.