Zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (zfśs) fundusz ten tworzą pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty tworzą fundusz na wniosek zakładowej organizacji związkowej. Pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych tworzą fundusz, bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników. Fundusz tworzy się z przeznaczeniem na działalność socjalną z corocznego odpisu naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Zgodnie z art. 2 pkt 1 ww. ustawy działalność socjalna to usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.

W zależności od liczby pracowników

Zmiana wysokości odpisów na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych zależy od statusu pracodawcy i stanu zatrudnienia. Jeżeli pracodawca należy do sfery pozabudżetowej i na dzień 1 stycznia danego roku zatrudnia co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub co najmniej 20, ale mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty i tworzy zfśs na wniosek zakładowej organizacji związkowej, to może dowolnieustalić wysokość odpisu,a więc obniżyć go lub podwyższyć. Jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, to zmiana wysokości odpisu wymaga uzgodnienia z pracownikiem reprezentującym załogę. Wysokości odpisu można zmienić w dowolnym momencie.

Podwyższenie przy niepełnosprawności

Na mocy ustawy o zfśs wysokość odpisu podstawowego może być zwiększona o 6,25 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności. W zakresie możliwości ujęcia w kosztach uzyskania przychodów podwyższonego odpisu na zfśs ma zastosowanie art. 16 ust. 1 pkt 9 lit. b ustawy o CIT. Na jego podstawie nie uważa się za koszty uzyskania przychodów odpisów i wpłat na różnego rodzaju fundusze tworzone przez podatnika. Kosztem uzyskania przychodów są jednak odpisy i zwiększenia, które w rozumieniu przepisów o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych obciążają koszty działalności pracodawcy, jeżeli środki pieniężne stanowiące równowartość tych odpisów i zwiększeń zostały wpłacone na rachunek funduszu. Z omawianego przepisu wynika, że jeśli spółka dokonała podstawowego lub podwyższonego odpisu na zfśs, który zgodnie z przepisami o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych obciąża koszty działalności pracodawcy, to wartość podstawowego oraz podwyższonego odpisu może zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodów.

Przykład

Spółka z o.o. w regulaminie wynagradzania ustaliła, że odpis podstawowy na zfśs będzie wynosił 50 proc. na jednego pracownika, a zwiększenie odpisu na osobę niepełnosprawną będzie naliczane od odpisu podstawowego i będzie zwiększone o 2,25 proc. wynagrodzenia miesięcznego. Spółka prawidłowo ustala odpis na zfśs i może go zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, jeżeli przekazała go na rachunek funduszu.

Faktyczne przekazanie

Odpisy na zfśs stanowią koszty uzyskania przychodów w momencie faktycznego przekazania środków na rachunek bankowy funduszu. Kosztem uzyskania przychodu nie jest zatem sam odpis, ale kwota wpłacona na konto funduszu. Dzień wpłaty będzie dniem, w którym spółka będzie miała prawo rozpoznać koszt uzyskania przychodów. Nie będzie kosztem uzyskania przychodów spółki wartość świadczeń sfinansowanych ze środków pieniężnych pochodzących z zfśs. Dla celów podatkowych zwiększenia zfśs stanowią koszty uzyskania przychodów na takich samych zasadach, jak odpisy podstawowe przekazywane przez pracodawców, jeżeli równowartość tych zwiększeń została przekazana na wyodrębniony rachunek bankowy funduszu. Stanowisko to potwierdził dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 24 lipca 2019 r. (0111-KDIB2-3.4010.160.2019.2.AD). W piśmie tym czytamy, że „dla celów podatkowych odpisy i zwiększenia na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych stanowią koszt uzyskania przychodów pracodawcy, jeżeli spełniają łącznie następujące warunki:

1. są tworzone na podstawie ustawy o zfśs,

2. w rozumieniu ustawy o zfśs obciążają koszty działalności pracodawcy,

3. środki pieniężne stanowiące równowartość tych odpisów i zwiększeń zostały wpłacone na rachunek funduszu”.

Należy pamiętać, że określony wydatek może być uznany za koszt uzyskania przychodów, jeśli między tym kosztem a przychodem istnieje związek przyczynowo-skutkowy. Chodzi tu o związek tego typu, że poniesienie kosztu ma wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodu. Fundusz tworzą pracodawcy, natomiast osobami uprawnionymi do korzystania z funduszu są m.in. pracownicy i ich rodziny. Możliwe jest więc zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów odpisów i zwiększeń, które w rozumieniu ustawy o zfśs obciążają koszty działalności pracodawcy, jeżeli środki pieniężne stanowiące równowartość tych zwiększeń zostały wpłacone na rachunek funduszu.

Podstawa prawna:

- art. 2 pkt 1 i 2, art. 3 i art. 5 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. Dz.U. z 2022 r., poz. 923)

- art. 16 ust. 1 pkt 9 lit. b ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. Dz.U. z 2021 r., poz. 1800 ze zm.)