W dzisiejszym dynamicznym świecie biznesu organizacje stają przed nieustającym wyzwaniem utrzymania efektywności i konkurencyjności. W tym kontekście jednym z kluczowych zadań, które często pochłaniają wiele czasu i zasobów, jest przygotowanie różnego rodzaju dokumentacji takich jak: dokumentacja finansowa, raporty, oferty handlowe, sprawozdania lub dokumentacje podatkowe. Proces tworzenia takich dokumentów wymaga precyzji, staranności i wykonania wielu, często powtarzalnych czynności.

Czy istnieje sposób, aby zoptymalizować ten proces, usprawnić go i osiągnąć większą efektywność? Jeżeli praca w danej organizacji wciąż polega na tradycyjnych, ręcznych metodach przygotowywania dokumentów (np. dokumentacji cen transferowych), to warto się zastanowić, jak automatyzacja może przyczynić się do zwiększenia efektywności i poprawy wyników biznesowych. Przeanalizowanie możliwości, jakie oferuje automatyzacja procesu przygotowania dokumentacji, może przynieść znaczące korzyści dla organizacji. Taka automatyzacja procesu przygotowania wszelkiego rodzaju dokumentacji, opracowywanych w ramach różnych organizacji staje się coraz bardziej popularnym rozwiązaniem, ponieważ oferuje liczne korzyści.

Praktyczne wykorzystanie

Jednym z przykładów praktycznego wykorzystania automatyzacji jest wypełnienie obowiązków z zakresu cen transferowych, które może stanowić dla podatników duże wyzwanie. Przede wszystkim podatnicy zobowiązani są w tym zakresie do przygotowania dwóch istotnych elementów:

- dokumentacji cen transferowych, potwierdzającej rynkowość realizowanych transakcji pomiędzy podmiotami powiązanymi oraz

- złożenia formularza TPR-C, stanowiącego zbiór najważniejszych informacji dotyczących transakcji.

Co istotne, Ministerstwo Finansów publikuje z opóźnieniem wzory formularzy TPR-C, które są niezbędne do kompletnego wypełnienia obowiązków z zakresu cen transferowych. Jak zatem poradzić sobie w sytuacji, gdy dokumentacji cen transferowych i formularzy TPR-C jest do przygotowania bardzo dużo, a czasu pozostaje coraz mniej?

Ponadto, w trakcie przygotowywania dokumentacji cen transferowych, jak również formularza TPR-C, część czynności i procedur jest powtarzalna dla każdej ze spółek, niezależnie od zmieniającego się kształtu przepisów. W takich sytuacjach nietrudno o regularne omyłki w samodzielnym wypełnieniu, które ostatecznie mają wpływ na kształt i zawartość przygotowanych dokumentacji i oświadczeń, co w rezultacie może mieć realne przełożenie na wyniki potencjalnych kontroli podatkowych.

Rozwiązanie korzystne z wielu powodów

Automatyzacja przygotowania dokumentacji za pomocą specjalnych aplikacji lub narzędzi automatyzacyjnych jest korzystna dla użytkowników z wielu powodów. Po pierwsze, automatyzacja znacznie usprawnia proces tworzenia dużej liczby dokumentów, zwłaszcza gdy zawierają one powtarzalne informacje. Zamiast ręcznie wprowadzać te same dane w każdym dokumencie, automatyzacja umożliwia użytkownikom stworzenie jednego głównego szablonu, który może być automatycznie wypełniany danymi z arkusza kalkulacyjnego, bazy danych lub innego źródła informacji.

Idąc krok dalej, należy zwrócić uwagę, że automatyzacja umożliwia personalizację dokumentów przy jednoczesnym zachowaniu ich struktury dla każdego z nich. Dzięki zastosowaniu odpowiedniego podejścia oraz integracji aplikacji i danych źródłowych, użytkownicy mogą dostosować każdy dokument do indywidualnych potrzeb podatników. W łatwy i praktyczny sposób zmienić się mogą nazwa i dane podatnika, dane finansowe takie jak wysokości faktur wystawionych czy zapłaconych, przy zachowaniu takich samych opisów np. dla przebiegu transakcji.

Kolejną i zapewne jedną z największych zalet automatyzacji jest eliminacja błędów. Ręczne wprowadzanie tych samych danych w każdym dokumencie zwiększa ryzyko popełnienia omyłek, w tym błędnych danych liczbowych o wartości transakcji lub innych błędów wpływających na poprawność prezentowanych w dokumencie informacji. Dzięki odpowiednim narzędziom dane są automatycznie pobierane z wcześniej zdefiniowanego źródła, co minimalizuje możliwość wystąpienia niespójności. Proces ten można dostosować również do indywidualnych zasobów podatników: odpowiednich programów księgowych, zintegrowanych programów ewidencyjnych czy klasycznych arkuszy kalkulacyjnych lub innych baz danych. Dzięki takiemu rozwiązaniu podatnicy mają gwarancje, że dane merytoryczne znajdujące się w dokumentacji są zgodne z systemami księgowym i odzwierciedlają stan faktyczny. Ma to bardzo istotne znaczenie, w sytuacji gdy dokumentacje przygotowywane w ramach prac podlegają kontroli organów nadrzędnych (np. w  przypadku cen transferowych ewentualne sankcje wynikają z kodeksu karnego skarbowego).

Nie można jednocześnie zapomnieć o tym, że automatyzacja oszczędza czas i wysiłek użytkowników zaangażowanych w proces przygotowania dokumentacji. Procedura tworzenia wielu dokumentów może być bardzo czasochłonna i wymagająca wykonywania powtarzalnych czynności. Dzięki automatyzacji użytkownicy mogą zaoszczędzić wiele godzin, które mogą przeznaczyć na inne ważne zadania.

Firmy biznesowe zajmujące się automatyzacją procesów, wychodząc naprzeciw potrzebom klientów, od kilku lat wdrażają różne innowacyjne rozwiązania informatyczne, aplikacje umożliwiające przyśpieszenie wewnętrznych procesów w organizacji w sposób zautomatyzowany, jednocześnie ograniczając ryzyko pomyłek w dokumentacjach i innych produktach będących efektem prac.

Na co zwrócić uwagę

Aby aplikacje spełniały swoje podstawowe założenia, powinny być niezależne oraz kompatybilne z wewnętrznymi systemami w organizacji. Należy bowiem pamiętać, że analizując potrzeby automatyzacyjne nie musimy ograniczać się do wyboru jednej aplikacji (lub jednej jej funkcjonalności). Możliwe jest wykupienie szerszego pakietu funkcjonalności, że szczególnym zwróceniem uwagi na to, aby każda z aplikacji (lub każdy z paneli) mogła być wykorzystywana odrębnie, ale aby mogły działać równocześnie, zapewniając użytkownikom kompleksowe wsparcie. W przypadku cen transferowych istotne jest, aby aplikacje umożliwiały przygotowanie dokumentacji tych cen oraz formularza TPR-C. Integracja programów automatyzacyjnych do tych dwóch dokumentów jest niewątpliwą zaletą, która umożliwia podatnikom wypełnienie dwóch obowiązków z zakresu cen transferowych w tym samym czasie.

Dodatkowo przy wyborze narzędzia należy zwrócić uwagę czy aplikacje są indywidualnie dostosowywane pod potrzeby klienta, tzn. czy dane mogą być wprowadzane manualnie lub na podstawie zewnętrznych plików generowanych automatycznie z baz danych działających w ramach struktur informatycznych danego użytkownika. Takie rozwiązanie umożliwia lepsze wykorzystanie dostępnych zasobów, eliminując zadania związane z migracją danych pomiędzy różnymi systemami i programami. Ponadto aplikacje powinny mieć możliwość dostosowania poszczególnych funkcjonalności pod szczegółowe wymagania klienta.

Przykładowe funkcjonalności, które są doceniane z perspektywy biznesu:

- import danych z plików źródłowych;

- automatyczna weryfikacja obowiązków podatkowych;

- możliwość wykorzystania danych historycznych, celem modyfikacji dokumentacji jedynie w zakresie informacji, które mogły ulec zmianie w danym roku (np. wartość transakcji);

- przygotowanie kilku wzorcowych szablonów dokumentacji np. o stałych opisach, takich jak sprzedaż towaru X, sprzedaż towaru Y, sprzedaż towaru Z; aplikacja powinna umożliwiać wybór odpowiedniego szablonu w momencie przygotowywania dokumentacji (szablony dokumentacji powinny być opracowane przez specjalistów z danej dziedziny, co skutkuje zapewnieniem zgodności merytorycznej szablonów z obowiązującymi przepisami księgowymi czy podatkowymi).

Oczywiście zakres funkcjonalności jest indywidualną kwestią każdego użytkownika/ każdej organizacji. Niejednokrotnie bowiem zdarza się, że użytkownicy doceniają zupełnie inne zalety aplikacji automatyzacyjnych, korzystając z zupełnie innych paneli i funkcjonalności. Najważniejszym ogniwem w ramach automatyzacji jest użytkownik, a celem aplikacji i automatyzacji procesów jest zapewnienie narzędzi zwiększających komfort, szybkość i jakość przygotowywanych przez niego produktów.

Jednocześnie nie można zapomnieć o tym, aby aplikacje automatyzacyjne gwarantowały użytkownikom:

- automatyczną archiwizację na poszczególnych etapach prac na potrzeby ewentualnej kontroli;

- bezpieczeństwo danych wprowadzanych do aplikacji, dzięki zachowaniu standardów należytej staranności.

Klucz do sukcesu

Automatyzacja procesów przygotowania dokumentacji ma istotne znaczenie dla wartości biznesowej klientów. Poprawność i terminowość dokumentacji pozwalają na uniknięcie problemów prawnych i podatkowych. Dzięki automatyzacji użytkownicy mają większą pewność co do poprawności dokumentacji oraz możliwość dostosowania dokumentów do ich indywidualnych potrzeb, co przekłada się na wartość biznesową i konkurencyjność organizacji. Oczywiście wszelkiego rodzaju dokumentacje mogą być przygotowywane w sposób manualny, przy zaangażowaniu większego zespołu pracowników i większych zasobów, jednak przed przystąpieniem do prac warto się zastanowić czy automatyzacja nie usprawniłaby całego procesu i nie dałaby pracownikom przestrzeni na inne zadania merytoryczne wymagające ich udziału.

Automatyzacja ma wiele korzyści, które w zależności od jej zastosowania przekładają się na wyniki i efekty pracy w danej organizacji. Aspektem, który ma tutaj ogromne znaczenie, jest fakt, że automatyzacja dla sporej części przedstawicieli biznesu może być kluczem do sukcesu, umożliwiając zwiększenie efektywności pracy zespołu.

Zdaniem autorów

Adrian Mroziewski jest starszym menedżerem w Zespole Cen Transferowych w MDDP

Magdalena Sosińska starszy konsultant w Zespole Cen Transferowych w MDDP

Inwestycja w przyszłość biznesu

Choć wprowadzenie automatyzacji do procesu przygotowania dokumentacji może na początku wymagać większego nakładu pracy z uwagi na konieczność dostosowania rozwiązań automatyzacyjnych pod indywidualne oczekiwania klienta (tzw. szycie aplikacji na miarę wymagań i oczekiwań użytkowników), to jednak przynosi znaczne korzyści widoczne już od samego początku. Wdrożenie aplikacji automatyzujących proces wypełnienia obowiązków z zakresu cen transferowych może przynieść realne korzyści w ramach każdej organizacji, niemniej najbardziej widoczne będą one w dużej grupie podmiotów powiązanych, realizującej wiele transakcji. Ze względu na efekt skali, dzięki wykorzystaniu aplikacji grupa podmiotów powiązanych ma możliwość zaoszczędzić czas dzięki migracji danych bezpośrednio z programu księgowego oraz przeprowadzeniu automatycznej weryfikacji obowiązków podatkowych z zakresu cen transferowych dla wszystkich spółek działających w grupie. W kolejnym kroku, dla zidentyfikowanych transakcji wymagających wypełnienia obowiązków z zakresu cen transferowych może zaimplementować do aplikacji potrzebne dane i w efekcie przygotuje niezbędną dokumentację cen transferowych oraz formularze TPR-C. Dzięki automatyzacji wkład użytkownika w cały proces zostaje zredukowany do istotnych merytorycznie elementów i dostarczeniu aplikacji niezbędnych danych.

Automatyzacja stanowi przyszłość biznesu, umożliwiając organizacjom skoncentrowanie się na bardziej strategicznych aspektach swojej działalności i pozwala na osiągnięcie lepszych wyników.